Wenn in einem Unternehmen Vorwürfe gegen Führungskräfte auftauchen, womöglich gar gegen ein Mitglied der obersten Hierarchieebene: Wie geht man damit um? Durch die Ereignisse beim ORF ist dieses Thema in den Blickpunkt gerückt. Und, so viel vorweg: Wenn die betroffene Organisation dann nicht wegschaut, sondern sich der Sache annimmt, hat sie damit bereits einen wichtigen Schritt in die richtige Richtung gesetzt.
Aber wie sollte in solchen Fällen vorgegangen werden? Sich damit auseinanderzusetzen, auch ohne aktuellen Anlass, ist für jedes Unternehmen wichtig, denn jedes kann irgendwann betroffen sein. „Die Presse“ hat darüber mit Rechtsanwalt Alexander Petsche gesprochen. Er ist Partner bei Baker McKenzie und unter anderem auf Compliance-Systeme und Internal Investigations spezialisiert. Was den Rechtsrahmen für Letzteres betrifft, verweist er auf das HinweisgeberInnenschutzgesetz, das am 25. Februar 2023 in Kraft trat. Dieses enthält nämlich nicht nur jene Schutzvorschriften, auf die sich der Titel bezieht. Sondern auch Vorgaben dafür, wie Unternehmen mit Informationen über mögliche Missstände umgehen müssen.
Jeder Hinweis muss demnach behandelt werden. „Und zwar objektiv und weisungsfrei durch eine neutrale Person.“ In vielen (größeren) Unternehmen liegt die Zuständigkeit dafür beim Compliance Officer oder der Internen Revision. Was grundsätzlich auch rechtskonform ist, wenn sie in solchen Angelegenheiten weisungsfrei sind und sichergestellt ist, dass im konkreten Einzelfall keine Befangenheit vorliegt.
Sobald aber eine Untersuchung die Geschäftsleitung betrifft, und sei es auch ein ehemaliges Mitglied, stoßen unternehmensinterne Stellen, die selbst an Geschäftsführung bzw. Vorstand berichten, an ihre Grenzen. „Man sollte sie gar nicht damit belasten“, sagt Petsche. Es darf nämlich nicht einmal der Anschein entstehen, sie hätten ein bestimmtes Ergebnis „liefern müssen“. Egal in welche Richtung.
Aber was folgt daraus? Müssen Geschäftsführung bzw. Vorstand die Causa dann zur Chefsache machen? Selbst das löst das Dilemma nicht. Denn eine „neutrale Stelle“ im Sinne des Gesetzes ist auch die Geschäftsleitung nicht, wenn eines ihrer Mitglieder von Vorwürfen betroffen ist. „Der Vorstand kann sich nicht selbst untersuchen“, bringt es Petsche auf den Punkt. Selbst wenn die direkt betroffene Person für die Dauer der Untersuchung freigestellt wurde oder sogar ihr Amt endgültig zurückgelegt hat, würde das nichts daran ändern, dass bei den (ehemaligen) Vorstandskollegen zumindest der Anschein einer Befangenheit besteht.
Welche Möglichkeiten bleiben dann noch? Gibt es einen Aufsichtsrat, kann dieser die Untersuchung koordinieren, vorausgesetzt, die Mitglieder sind im konkreten Fall tatsächlich neutral und unbefangen. Oder aber man lagert diese Aufgabe komplett an eine externe Stelle aus. Was auch in anderen, nicht ganz so brisanten Fällen eine überlegenswerte Alternative sein kann.
Meist sind es dann Anwalts- oder Wirtschaftsprüfungskanzleien, die solche Prüfungen übernehmen. „Die eigenen Anwälte sollten es aber womöglich nicht sein“, relativiert Petsche. Denn bei Rechtsberatern oder Prüfern, die für das Unternehmen tätig sind oder waren, würde es ebenfalls an der gebotenen Unbefangenheit mangeln, insbesondere, wenn sie mit dem betroffenen Vorstandsmitglied zu tun hatten. Sinnvoll sei es vielmehr, eine Auftragsvergabe nach objektiven Kriterien durchzuführen und dafür mehrere Angebote von Kanzleien einzuholen, mit denen das Unternehmen jüngst in keinerlei geschäftlicher Verbindung stand.
Und wie sollte die Untersuchung ablaufen? „Wichtig ist zunächst eine klare Definition der Ziele“, sagt Petsche. Davon dürfe dann auch nicht abgewichen werden. Weder darf die Untersuchung auf halbem Weg abgebrochen werden, bevor ein eindeutiges Ergebnis vorliegt und erforderlichenfalls Maßnahmen gesetzt wurden, noch darf die beauftragte Stelle von einem Thema zum nächsten springen, falls der ursprüngliche Vorwurf sich nicht bestätigt. Sollte man auf schwerwiegende andere Verdachtsmomente stoßen, „muss man sich dafür einen neuen Auftrag holen“, sagt Petsche.
Das führt zu einem weiteren wichtigen Punkt, der in der Praxis nicht immer hinreichend berücksichtigt wird und der jede interne Untersuchung betrifft, egal auf welcher Hierarchieebene sie erfolgt und von wem sie durchgeführt wird: Nicht nur Hinweisgeber sind zu schützen. Sondern auch jene Person, die von einer Untersuchung betroffen ist. Auch das ist gesetzlich verankert.
Vertraulichkeit bis zum Abschluss der Untersuchung ist daher geboten. Und ebenso, dass diese „rein faktenbasiert und ohne Bias abläuft“, sagt Petsche. Das beginnt damit, dass keine befangenen Personen mitmischen, und reicht bis zur Art und Weise, wie am Ende der Bericht formuliert wird. Angenommen, ein Vorwurf hat sich nicht bestätigt: Dann sollte beispielsweise im Abschlussbericht nicht mitschwingen, es sei bloß der Nachweis nicht gelungen.
Und noch etwas betont der Anwalt: Damit Compliance Teil der Unternehmenskultur wird und Beschäftigte sich trauen, mögliche Missstände anzusprechen, brauche es nicht bloß Guidelines auf dem Papier. Sondern den entsprechenden „tone from the top“. „Die oberste Führungsebene muss das Thema ziehen. Dass das gewollt ist, muss klar sein.“