08. Juni 2026
Matthias Lindner
(Bild: JeanLucIchard/Shutterstock.com)
Nicht lizenzierte OneDrive-Konten durchlaufen ab Juli 2026 einen festen Lösch-Zyklus. Admins sollten jetzt ihre Altlasten prüfen.
Ein Mitarbeiter verlässt das Unternehmen, die IT entzieht die Microsoft-365-Lizenz, das OneDrive-Konto bleibt unangetastet. Bislang schlummerten solche Datenleichen oft jahrelang vor sich hin, ohne dass jemand eingreifen musste.
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Damit ist bald Schluss: Wie Microsoft in seiner Dokumentation beschreibt, durchlaufen nicht lizenzierte OneDrive-Konten ab Juli 2026 einen automatischen Lebenszyklus mit harten Fristen – am Ende steht die unwiderrufliche Löschung.
Als «unlicensed» gilt ein OneDrive-Konto, sobald es nicht mehr mit einer aktiven Microsoft-365- oder Office-365-Lizenz verknüpft ist. Das passiert typischerweise, wenn ein Admin die Lizenz entzieht oder den Benutzer in Entra ID löscht.
Auch Konten ohne zugewiesenen Besitzer oder versehentlich angelegte Dubletten fallen darunter .
Praktisch jedes Unternehmen mit nennenswerter Fluktuation dürfte solche Altlasten im Tenant haben – oft ohne es zu wissen.
Die Durchsetzung begann laut Microsoft bereits am 27. Januar 2025 und wird schrittweise ausgerollt. EDU-, GCC- und DoD-Tenants sind ausdrücklich ausgenommen .
Schreibschutz, Archiv, Löschung – der Countdown
Der neue Lifecycle folgt einem festen Stufenplan:
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Am 60. Tag nach Lizenzentzug wird das Konto schreibgeschützt. Nutzer können Inhalte noch lesen, aber nichts mehr ändern.Ab Tag 93 archiviert Microsoft das Konto – der direkte Zugriff ist dann gesperrt. Inhalte bleiben zwar für eDiscovery und Legal Holds verfügbar, doch Endnutzer kommen nicht mehr heran.Ist kein Billing für unlizenzierte Konten aktiviert, beginnt Microsoft am 93. Tag den unwiderruflichen Löschprozess. Bei aktiviertem Billing bleibt das Konto dagegen dauerhaft archiviert und wird nicht automatisch gelöscht. .
Besonders heikel: Selbst bestehende Retention Policies oder Legal Holds schützen die Daten nicht zuverlässig, wenn weder eine Lizenz noch eine Archiv-Abrechnung aktiviert ist.
Wer sich allein auf Aufbewahrungsrichtlinien verlässt, riskiert Datenverlust – ein Punkt, den auch Fachblogs kritisch hervorheben.
DSGVO-Risiko und fehlende Offboarding-Prozesse
Für Unternehmen in der EU verschärft der neue Mechanismus ein ohnehin bestehendes Problem: Sobald ein Konto im Schreibschutz oder Archiv landet, können betroffene Personen ihre Daten nicht mehr selbst einsehen oder exportieren.
Für Auskunfts- und Datenübertragbarkeitsanfragen nach Art. 15 und 20 DSGVO ist das relevant – zumal ehemalige Mitarbeiter solche Rechte durchaus geltend machen .
Das eigentliche Problem liegt allerdings tiefer. Viele Organisationen haben schlicht keinen sauberen Prozess dafür, was beim Offboarding mit Cloud-Daten geschieht.
Wer ist verantwortlich? Wohin werden Dateien migriert? Wann darf gelöscht werden? Microsoft zwingt Unternehmen jetzt zu Entscheidungen, die längst hätten fallen müssen.
Vier Optionen gegen den Datenverlust
Admins haben bis zur endgültigen Löschung mehrere Möglichkeiten: Sie können dem Konto eine Lizenz neu zuweisen, wodurch es sofort aus dem Enforcement herausfällt. Alternativ lässt sich eine Pay-as-you-go-Abrechnung für Microsoft 365 Archive aktivieren – bei Speicherkosten von 0,05 US-Dollar pro GB und Monat; bei der Reaktivierung eines archivierten Kontos fällt zusätzlich eine einmalige Reaktivierungsgebühr von 0,60 US-Dollar pro GB an .
Relevante Inhalte können vor Tag 93 in andere OneDrive- oder SharePoint-Speicherorte migriert werden. Und wenn die Daten tatsächlich nicht mehr gebraucht werden, ist bewusstes Nichthandeln eine legitime Strategie.
Der erste Schritt sollte jetzt ein Audit sein: Im SharePoint Admin Center lässt sich ein Report aller unlizenzierter OneDrive-Konten inklusive Speicherverbrauch und Unlicensed-Grund als CSV exportieren . Wer das bis Juli nicht erledigt hat, spielt russisches Roulette mit Firmendaten.