Zaměstnavatelé musejí v dubnu v rámci hlášení evidovat sebe i své zaměstnance. Koho se to týká?
V podstatě každého, kdo zaměstnává někoho s výdělkem, který podléhá dani z příjmů ze závislé činnosti. Tedy ne jako člověka pracujícího na živnostenský list.
Zákon z pohledu toho, kdo je zaměstnavatel, tuto skupinu nerozšiřuje. Pracuje s firmami a institucemi, které nám své zaměstnance přihlašovaly už dříve. A to proto, že byli nemocensky a důchodově pojištěni. Nebo se dříve přihlašovaly třeba jen na finanční úřad, protože účast na pojištění zaměstnancům sice nevznikla, ale měli příjem, který podléhal právě dani ze závislé činnosti.
Patří sem například i společenství vlastníků jednotek, čili SVJ, která platí svého předsedu nebo údržbáře, pokud jejich příjmy nebyly takové, aby museli hradit sociální pojištění. Jsou to ale i další subjekty.
Které?
Například jednatelé společností s ručením omezeným, kteří nepodléhají sociálnímu pojištění. Ale úplně nejzajímavější skupinou jsou opravdu zmíněná SVJ. Těch je hodně a v drtivé většině případů jejich zaměstnanci pojištění neodvádějí.
Kdo to za společenství vlastníků musí provést?
Pokud jste jeho předseda, je to vaše povinnost. Ale řada z nich má externí firmu, která se jim stará o administrativu. Předpokládám, že ta to za ně zařídí.
Co to vlastně jednotné měsíční hlášení zaměstnavatelů je?
Sdružuje stávající povinnosti zaměstnavatelů do jednoho formuláře, jednoho termínu a na jedno místo. Když porovnáte všechny položky se stávajícími formuláři, zjistíte, že tam vlastně nic nového není.
V tuto chvíli jsou různé termíny, typy formulářů, registrace i metody zasílání. A nově se vše pošle najednou, v jeden termín a pouze jedné instituci. Mezi další instituce se pak informace již předají.
Není to spíše zatěžování zaměstnavatelů, kteří nic takového dělat nemuseli?
Každý, kdo někoho zaměstnával, už v tuto chvíli povinnosti měl. Možná ne úplně všechny, ale měl. Proto chápu, že to někomu připadá jako nová povinnost, byť tomu tak často není.
Ano, pro některé mohou být některé položky ve formuláři nové. Zejména pro menší firmy, jež dosud nemusely hlásit statistické údaje. Ale pokud chceme mít stát řízený na základě dat, je to nezbytná podmínka. Severské země podobná řešení mají už dávno a díky tomu se jim daří digitalizovat různé služby.
Které?
Pokud stát bude mít informace z hlášení na jednom místě, zjednoduší to přístup lidí například k dávkám, ale nejen k nim. Časem to nejspíš usnadní administrativu spojenou s potvrzováním různých údajů, třeba pro banku, když si sjednáváte například hypotéku. Protože když bance dáte dobrovolně souhlas, bude moci rychleji získat potřebné informace.
Výrazně se zjednoduší i běžná životní administrativa. Když lidé přijdou o práci, nebudou muset na úřad práce nosit dodatečné papíry a zaměstnavatel jim je už nebude muset vyplňovat.
Když budeme mít informace včas, budeme schopni vyřídit věci, jako je nemocenská, extrémně rychle. Také to v budoucnu pravděpodobně pomůže s vyplněním daňového přiznání.
Stát se tak posouvá od papíru k datům. Nechceme přece digitalizaci založenou na tom, že si budeme přes datové schránky posílat formuláře ve formátu PDF.
Dnes už sice komunikace probíhá často elektronicky, ale v různých intervalech. Takže základní myšlenka hlášení je sjednotit vše do jednoho formuláře, na jedno místo a do jednoho termínu. Zaměstnavatel bude vědět, že v daném období pošle hlášení na jednu instituci a už nemusí posílat nic jiného.
Jaké dosavadní formuláře má hlášení nahradit? Někde se psalo, že jich bude okolo tří desítek.
Například evidenční list důchodového pojištění a přehled o výši pojistného. Nahradí to i řadu potvrzení, která se posílala ad hoc pro účely sociálních dávek. Dále to částečně nahradí naši přílohu k žádosti o dávku nemocenského pojištění, kde zaměstnavatel musí za rozhodné období vyplnit měsíční příjmy.
A nahradí to také formuláře, které se týkají státní statistické služby. Těch je dohromady asi pětadvacet. Tyto formuláře sice neposílaly vždycky všechny firmy, ale podstatná část ano.
Když to má nahradit evidenční list důchodového pojištění, znamená to, že už ho zaměstnanci příští rok nedostanou od zaměstnavatele do ruky nebo e-mailem?
Ano, od zaměstnavatele už evidenční list nedostanou. Evidenční list sestavíme my a lidé si ho budou moci stáhnout přes internet z ePortálu, nebo si ho vyzvednou vytištěný na okresní správě.
Výhoda je, že digitální informaci neztratí tak snadno jako papír, což se může stát třeba při stěhování.
Hlášení zaměstnavatelů bude probíhat ve dvou fázích. Napřed musejí zaevidovat sami sebe a potom zaměstnance. Jaké jsou termíny a co všechno k tomu bude potřeba?
Postup se liší podle toho, o které zaměstnavatele jde. Ti stávající, zapsaní v naší evidenci musejí od 1. do 30. dubna dohlásit údaje, které o nich doposud neevidujeme. Jde třeba o jejich příslušnost ke konkrétnímu finančnímu úřadu, o jeho územní pracoviště či o vlastní číslo plátce. Některé z těchto údajů jsou nepovinné.
To samé se týká plátců daně z příjmu fyzických osob ze závislé činnosti registrovaných u finančního úřadu.
U dosud neevidovaných zaměstnavatelů je pak termín do 15. dubna.
Jak a kde mají zaměstnavatelé evidovat sebe i zaměstnance?
Registraci zaměstnavatele i její doplnění lze provést přes ePortál správy sociálního zabezpečení nebo datovou zprávou do naší datové schránky.
Na portálu k tomu bude jednoduchý formulář. V zásadě k tomu nic moc nepotřebujete – název firmy, její sídlo, oblast podnikání, účty, ze kterých se bude platit pojistné.
Není to mnoho údajů a rozhodně jsou to všechno záležitosti, které zaměstnavatelé vědí. Nemusejí nikde složitě pátrat nebo se radit třeba s umělou inteligencí.
Zaměstnanci se také budou registrovat přes ePortál?
To lze už dnes. Do konce března se posílá standardně oznámení o nástupu do zaměstnání, což je chytrý formulář, který automatizovaně zpracováváme. Také to lze učinit přes mzdový či personální software. Nebo je možné si formulář stáhnout a XML soubor nám poslat datovou schránkou.
Od 1. dubna se bude používat nový formulář zvaný Registrace zaměstnance. Ten se oznámení o nástupu velmi podobá, jen tam budou některé údaje navíc.
Na sociální síti X jsem zaregistroval velké pozdvižení, že bude nutné hlásit vzdělání zaměstnance a jakou vystudoval školu.
Nemusíte nutně hlásit konkrétní školu. Nás zajímá, zda je dotyčný vysokoškolák, nebo středoškolák. Původně takový požadavek na konkrétní školu byl, ale z finálního formuláře vypadl.
Jak dlouho trvá první vyplnění registrace? Někde jsem slyšel, že i hodinu.
Registrace zaměstnance je spíše otázkou minut. A měsíční hlášení – to bude záležet, jak je člověk digitálně zdatný a jestli je pro něj počítač bariéra, nebo kamarád.
Doporučuji vyplňovat na počítači s klávesnicí a myší, ne z mobilu, protože formulář obsahuje řadu položek a je potřeba si jím projít, aby vyplňující na něco nezapomněli.
Ale u předsedy SVJ, pokud půjde jen o daňovou povinnost a ne o povinnost odvodu pojistného, si nemyslím, že to je otázka hodiny. Spíše minut. Samozřejmě záleží na tom, kolik zaměstnanců firma má.
U těch s více lidmi se to asi odesílá pravidelně z účetního systému?
Pokud mají mzdový software, který bude jednotné měsíční hlášení podporovat, měl by to software zařídit za ně. Zhruba dvacet procent zaměstnavatelů v Česku zaměstnává osmdesát procent zaměstnanců. To jsou ti velcí, kteří software mají.
Pak je velký počet zaměstnavatelů s málo zaměstnanci. Ti, pokud se rozhodnou to vyplňovat přes formulář na portálu, budou mít první hlášení obsáhlejší, protože budou muset vyplnit i údaje, které se každý měsíc nemění.
Ale pak už budou mít možnost přebírat informace z předchozího podání a teoreticky jen vyměňovat výši příjmů nebo provádět změny. Formulář by jim měl navíc pomoci s tím, zda mají správně spočítané pojistné a daně.
To není jednorázová věc?
Hlášení o zaměstnancích se bude zasílat pravidelně. Za každý kalendářní měsíc od prvního do dvacátého následujícího měsíce.
Jak zaměstnavatelé poznají, že je vše v pořádku?
Velmi rychle. Kontrola by měla proběhnout zhruba do 24 hodin a pak dostanou odpověď, jestli vyplnili všechno dobře, nebo zda mají chyby.
Doporučuji ale nenechávat to až na dvacátý den v měsíci. Zejména u prvních hlášení doporučuji začít s předstihem, aby byl případně čas na opravy. Pokud nám někdo pošle podání s chybami poslední den, bude je pak opravovat už po lhůtě.
Hrozí sankce, pokud to podají pozdě nebo vůbec?
Na sankce se vždycky všichni ptají, ale jsou až úplně tím posledním nástrojem. Jejich výše se odvíjí od toho, kolik mají zaměstnavatelé zaměstnanců a jakou povinnost nesplní. Za každého zaměstnance činí teoreticky až pět tisíc korun za nepodané hlášení.
Na druhou stranu, pokud se zaměstnavatelé budou snažit hlášení podat a jen ho opravovat, bude to jiná situace, než kdyby nás několik měsíců úplně ignorovali.
Pokuty můžeme udělit, ale budeme k tomu přistupovat s rozmyslem, případ od případu. Určitě je využijeme v okamžiku, kdy bude někdo povinnost úplně ignorovat.
Jestli se nepletu, tak se mění i povinnost registrace nového zaměstnance, ne?
To se změní až od 1. července. Bude povinnost přihlásit nového zaměstnance ještě před jeho nástupem. Bude možné nám ho oznámit až osm dnů předem a nejpozději do okamžiku, kdy do zaměstnání nastoupí.
Foto: Jan Handrejch, Novinky
Ústřední ředitel České správy sociálního zabezpečení František Boháček
František Boháčekvystudoval Právnickou fakultu Masarykovy univerzityjiž během studia nastoupil na pozici právníka na Českou správu sociálního zabezpečení (ĆSSZ)v roce 2013 se stal ředitelem Pražské správy sociálního zabezpečeníOd února 2019 byl jmenován do funkce ústředního ředitele ČSSZ