Es ist frustrierend: „Aktuell ist kein Termin verfügbar.“ Dieser Satz steht auf der Buchungsseite der Lokalbaukommission (LBK) immer wieder dort, wo Münchner eigentlich nur eines wollen: einen Termin, um Bauakten einzusehen. Seit Monaten häufen sich Beschwerden über die Zentralregistratur der LBK. Architekten, Makler, Gutachter und Projektentwickler berichten von Wartezeiten, die Verkäufe verzögern, Finanzierungen erschweren und Planungen ausbremsen. In einer Stadt, in der jedes Wohnungsprojekt zählt, ist das mehr als ein Ärgernis: Es wird zum Bremsklotz.
Sven Keussen, Makler und geschäftsführender Gesellschafter von Rohrer Immobilien, beschreibt die Bauakten als zentrale Grundlage für seinen Berufsalltag. Ohne Akteneinsicht lasse sich oft nicht zuverlässig klären, „was ist denn verlässlich genehmigt und was nicht“. Für Banken und Käufer sei genau das inzwischen entscheidend, weil Finanzierungen strenger geprüft würden. „Da wird es für uns zum kritischen Engpass, wenn die Banken diese Informationen nicht bekommen“, sagt Keussen. „Dann wird der Notartermin verschoben, die Finanzierung hängt und der Verkauf zieht sich.“
Stapel von Bauakten, bereits aus dem Archiv abgerufen: Mitarbeiter der Zentralregistratur bereiten die Unterlagen für die Akteneinsicht vor. Florian Peljak
Akteneinsicht bei der LBK: Besucher blättern Bauakten durch und fotografieren Dokumente für ihre Unterlagen. Florian Peljak
Der Druck komme nicht nur von Maklern, sondern auch von Gutachtern, Hausverwaltungen und Architekten, sagt Andreas Eisele, Präsident des BFW Landesverbands Bayern, der die Interessen der Immobilien- und Wohnungsunternehmen vertritt. Er berichtet von „großer Verärgerung“ in der Mitgliedschaft, weil es so schwer geworden sei, überhaupt einen Termin zu bekommen. Dabei gehe es nicht nur um Verkäufe, sondern auch ums Bauen: „Ich brauche Auskunft als Grundlage für Architektenplanungen“, sagt Eisele. Wenn etwa Büros zu Wohnungen umgebaut werden sollen, müsse zunächst geklärt sein, „mit welcher Bausubstanz ich arbeiten kann“. Fehlen diese Unterlagen, würden Risiken höher eingepreist, Projekte vorsichtiger kalkuliert und Finanzierungen teurer. Ohne „belastbare Unterlagen“ verlangten Banken mehr Eigenkapital – oder machten gar kein Angebot.
Die Lokalbaukommission an der Blumenstraße – unter dem Glasbau befindet sich das Hochregallager, in dem die Bauakten aufbewahrt werden. Florian Peljak„Kein öffentliches Archiv“ – und doch für viele unverzichtbar
Thomas Rehn, Chef der Lokalbaukommission, weist die Vorwürfe in zentralen Punkten zurück. Die LBK sei eine Baugenehmigungs- und Bauaufsichtsbehörde – „kein öffentliches Archiv“ für die Bedürfnisse des Immobilienmarkts. „Wenn Makler kommen, geht es nicht ums Bauen, sondern um Verkauf. Das hat mit unserer Tätigkeit nichts zu tun“, sagt Rehn. Das Interesse sei nachvollziehbar, „nur sind wir dafür nicht da“. Makler halten dagegen, sie vermittelten nicht nur Wohnungen und Häuser, sondern auch Baugrundstücke – und bräuchten Bauakten häufig gerade für Vorhaben, die erst noch geplant würden. Einen Anspruch auf Akteneinsicht gibt es nach Rehns Darstellung aber nur in laufenden Verfahren, etwa für Antragsteller oder Nachbarn. In abgeschlossenen Fällen sei die Einsicht eine freiwillige Leistung, die die LBK nur anbieten könne, wenn Kapazitäten frei seien. Schließlich werde die Behörde von der Stadt nur mit so viel Personal und Geld ausgestattet, wie sie für ihre Pflichtaufgaben brauche.
Rehn macht für den sprunghaften Anstieg der Nachfrage vor allem die veränderte Kreditpraxis nach der Pandemie verantwortlich. Banken gingen heute „0,0 Risiko“ ein, verlangten mehr Sicherheiten und Unterlagen. Damit wachse der Druck, alles zu dokumentieren. Zugleich kämen viele in die Zentralregistratur auf der Suche nach Dingen, die dort gar nicht zu finden seien: Energieausweise etwa habe die LBK „schlichtweg nicht“, sagt Rehn. Makler würden die Akteneinsicht inzwischen oft als Serviceversprechen verkaufen: Statt Kunden zuerst aufzufordern, die eigenen Unterlagen zusammenzusuchen, heiße es schnell, „das machen wir alles für Sie“. Und die Behörde werde zur ersten Anlaufstelle für Papiere, die eigentlich bei Eigentümern liegen müssten.
Blick in die Technik: Eine Anlage holt vollautomatisch Kisten mit Bauakten aus dem Hochregal und transportiert sie zur Ausgabe. Florian Peljak
Die Zahlen, mit denen die LBK ihre Prioritäten begründet, stehen in einem internen Faktenpapier: In der Zentralregistratur lagern demnach gut 300 000 Bestandsakten. Pro Jahr gebe es rund 33 800 Aktenbewegungen, davon 20 800 Anforderungen aus dem eigenen Haus, 4700 von anderen Behörden und 8300 Akteneinsichten privater Personen. Von diesen privaten Anfragen kämen einer Stichprobe zufolge „75 bis 80 Prozent“ aus der Finanz- und Maklerbranche, nur „20 bis 25 Prozent“ von Planern und Bauwilligen. Damit seien die Kapazitäten „voll ausgelastet“, heißt es mit Blick auf das Personal und die Leistungsfähigkeit des Hochregallagers.
Im Hochregallager stecken 300 000 Akten, mehr als zehn Kilometer Papier
Unter dem Gebäude an der Blumenstraße liegt ein Gebäude im Gebäude: ein vollautomatisches Hochregallager, wasserdicht und sauerstoffreduziert, damit die Akten nicht so schnell brennen. In blauen Kisten stapeln sich dort „knapp über zehn Kilometer“ Papier, wenn man Akte an Akte legt. Manche Akten bestehen nur aus wenigen Blättern, andere sind richtig dick. Das Lager ist nach Rehns Angaben zu „97 Prozent“ gefüllt. Wer glaubt, man könne „mal eben in den Keller gehen“ und eine Akte holen, täuscht sich. „Niemand weiß, welcher Akt wo liegt“, das wisse nur der Computer, der die Akten nicht einfach alphabetisch ablegt. Auf Anfrage holt er die Kisten aus dem Lager, nicht einzelne Akten. Die Ausgabe ist durch die Fördergeschwindigkeit der Anlage begrenzt. Mehr Personal würde deshalb kaum etwas beschleunigen. Aber das Tempo reiche, sagt Rehn, für die Bedürfnisse der Behörde.
Keussen überzeugt diese Erklärung nicht. Er sieht in der Terminnot eine faktische Blockade seiner Arbeit: „Das ist eine Unmöglichmachung“, sagt er. In anderen Großstädten bekomme man zeitnah Einsicht; das sei bundesweit geübte Praxis. In München seien dagegen die Öffnungszeiten ausgedünnt worden: Termine gibt es nur noch dienstags und donnerstags – von 9 bis 12 Uhr und von 13.30 bis 16 Uhr. Während man früher „vier bis sechs Wochen“ warten musste, vergingen inzwischen oft Monate, bis überhaupt ein Termin zustande komme. Keussen berichtet zudem von einem Graumarkt: Firmen würden Termine „vorbuchen“ und später weiterverkaufen – die Knappheit werde so zum Geschäftsmodell. Für seinen Berufsstand sei das „berufsgefährdend“ – und in einer Stadt mit Wohnungsnot schlicht nicht vermittelbar.
Rehn wiederum verweist auf die Haushaltslage Münchens. In einer „extremen Haushaltskrise“ müsse die Stadt prüfen, welche Leistungen zwingend seien. Die Akteneinsicht sei „schlichtweg keine Leistung einer Bauaufsichtsbehörde“. Wenn aber der Stadtrat den Auftrag dafür erteile und Mittel bereitstelle, werde die LBK liefern. Nur hält der LBK-Chef das für ziemlich unwahrscheinlich.
Digitalisierung: Alle wollen sie – aber wer bezahlt?
Dass die Lösung des Konflikts in der Digitalisierung liegt, bestreitet kaum jemand. Die IHK für München und Oberbayern fordert eine „Digitalisierungsoffensive“: Ein digitales Archiv könne als klar abgegrenztes Projekt auch mit Dienstleistern umgesetzt werden und hätte „immenses Entlastungspotenzial“. Auch die Grünen im Stadtrat dringen auf Tempo: Schon im Dezember vergangenen Jahres stellten sie einen Antrag, der eine Digitalisierung der Behörde auf den Weg bringen und klären soll, wie Bestandsakten gescannt und digital zugänglich gemacht werden können. Rückenwind dafür könnte es vom neuen Oberbürgermeister geben: Mit Dominik Krause steht seit Anfang Mai ein Grüner an der Spitze im Rathaus.
Der Leiter der Lokalbaukommission, Thomas Rehn mit alten Plänen Florian Peljak
Rehn bremst allerdings die Erwartungen: Digitalisierung sei leichter gefordert als gemacht. Bevor ein Dienstleister überhaupt scannen könne, müsse jemand die Unterlagen vorsortieren, Blatt für Blatt in die Hand nehmen und entscheiden, was relevant ist – sonst entstünden riesige Dateien, die niemand effizient nutzen könne. „Das Scannen selbst ist das Billigste an der ganzen Geschichte“, sagt der LBK-Chef. Manche Akten reichten bis ins 19. Jahrhundert zurück und seien so fragil, dass man sie nicht einfach durch einen Scanner schicken könne. Pläne aus der Zeit vor dem Zweiten Weltkrieg zu digitalisieren, sei „die letzte Aufgabe“, die er sich vornehmen wolle – außer bei Objekten, die besonders häufig gebraucht würden. In laufenden Genehmigungsverfahren werde Akteneinsicht nach Rehns Darstellung teils schon digital organisiert: Dann würden Unterlagen aufbereitet und per Link bereitgestellt. Für die große Masse der Bestandsakten gilt das nicht – sie bleibt Papier.
Am Ende stehen sich zwei Logiken gegenüber, die sich in Zeiten knapper Kassen kaum versöhnen lassen: Die Immobilienwirtschaft dringt auf schnelle, verlässliche Akteneinsicht, weil ohne Bauakten Geschäfte und Vorhaben stocken. Die LBK verweist auf begrenzte Kapazitäten und darauf, dass sie erst einmal ihre Pflichtaufgaben erledigen muss. Solange unten im „Gebäude im Gebäude“ weiter blaue Kisten statt digitaler Akten unterwegs sind, dürfte sich daran schnell wenig ändern.