Berlin – Eine riesige Lagerhalle, meterhohe Regale und unzählige Kisten: Hier lagert ein großer Teil der sensibelsten Verwaltungsakten Berlins – und gleichzeitig beginnt genau hier der digitale Wandel der Hauptstadt.
Berlin möchte digitaler werden! Was nach Digitalisierung klingt, endet oft im Aktenschrank – wegen gesetzlicher Aufbewahrungsfristen von bis zu 30 Jahren.
Wohin mit all dem Papier?
Im Scanningscenter Iron Mountain am Trachenbergring in Steglitz-Zehlendorf wird genau daran gearbeitet. Hier werden monatlich zwischen 500.000 und 700.000 Seiten digitalisiert, was zwei Archivboxen mit jeweils 2000 Seiten pro Minute entspricht.
Bis zu 700.000 Seiten werden pro Monat digitalisiert
Foto: Christian Lohse/Bild
Insgesamt lagern in Berlin rund 400 Kilometer Akten, die meisten davon stammen aus öffentlichen Stellen.
Das grundlegende Ziel: Die kilometerlangen Dokumente in ein digitales Format umwandeln, das langfristig zugänglich und durchsuchbar ist.
Dokumente oft nicht auffindbar
„Die meisten Strafen führen darauf zurück, dass die Dokumente nicht auffindbar sind und nicht ordentlich klassifiziert sind. Deswegen wird alles bei uns ausgelagert“, sagt Martin Ha, Geschäftsführer für die Standorte in Deutschland, Österreich und der Schweiz.
In Berlin liegen 400 Kilometer Papier sorgfältig abgepackt, die alle gescannt werden
Foto: Privat
Außerdem: Viele Behörden und Unternehmen schaffen es nicht mehr, die steigenden Anforderungen an Dokumentation, Datenschutz und Nachweispflichten zu erfüllen.
Was wird gescannt?
Gescannt werden vor allem sensible Verwaltungsunterlagen. Dazu zählen Baupläne öffentlicher Gebäude, Ausländerakten, Justiz- und Strafakten sowie Dokumente aus Prozessen wie Eheschließung, Scheidung, Geburt oder Elterngeld.
Auch das Gesundheitswesen ist betroffen: Krankenhausentlassungspapiere oder Corona-Testunterlagen müssen archiviert werden. Martin Ha: „Das sind etliche Prozesse, die bis 2029 eigentlich flächendeckend digitalisiert sein sollen.“
„Man beginnt immer zuerst mit den Altakten, also mit dem Papier“, sagt Ha weiter. Denn: Bevor digitale Prozesse wie Bürgerportale, Online-Anträge oder automatisierte Abläufe funktionieren können, müssen Millionen Seiten Papier aus Jahrzehnten Verwaltungsarbeit gesichtet, klassifiziert und eingescannt werden.
Die Besonderheit: Iron Mountain gehört zu den wenigen Unternehmen in Deutschland, die nach dem zertifizierten Verfahren TR-Resi arbeiten dürfen – einer technischen Richtlinie des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zum „ersetzenden Scannen“.
Carolina (28) ist seit 2019 Teamleiterin und für die Qualitätsprüfung der gescannten Dokumente zuständig
Foto: Christian Lohse/Bild
Ha sagt: „Das beschreibt ein spezielles Verfahren, mit dem man das Original vernichten darf, nach dem das Papier digitalisiert wurde.“ Der fertige Scan ist rechtlich anerkannt und kann beispielsweise auch vor Gericht verwendet werden.
Das Verfahren ist komplex, aufwendig und unterliegt regelmäßiger Prüfung. „Das ist alles nicht so einfach, wie es sich anhört. Es ist wirklich ein langer Prozess“, so Ha.
In Berlin beginnt der digitale Wandel deshalb nicht am Bildschirm, sondern im Archiv – mit ganz viel Papier.