Seit Jahresbeginn 2026 müssen negative Steuerbescheide im EU-Vorsteuervergütungsverfahren digital abgerufen werden. Die neue Regelung startet verbindliche Einspruchsfristen und erfordert erhöhte Aufmerksamkeit.
Ab sofort müssen Steuerbescheide im EU-Vorsteuervergütungsverfahren digital abgerufen werden. Die bisher nötige Einwilligung der Antragsteller entfällt – und startet verbindliche Fristen.
Seit dem 1. Januar 2026 ist die digitale Zustellung von Steuerbescheiden im Vorsteuer-Vergütungsverfahren verbindlich. Das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) stellt negative Bescheide und andere Verwaltungsakte nun standardmäßig nur noch im Online-Portal zur Abholung bereit. Die bisher erforderliche ausdrückliche Einwilligung der Unternehmen entfällt. Diese Änderung betrifft insbesondere deutsche Firmen, die in anderen EU-Staaten gezahlte Vorsteuer zurückfordern.
Ende der „Opt-in“-Regelung für grenzüberschreitende Erstattungen
Die entscheidende Neuerung steckt in einer Änderung von § 18g Umsatzsteuergesetz (UStG). Bis Ende 2025 benötigte das BZSt für die elektronische Zustellung eines Ablehnungsbescheids noch die Zustimmung des Antragstellers. Fehlte diese, kam der Bescheid per Post.
Anzeige
Digitale Zustellung beschleunigt das Vorsteuervergütungsverfahren – sie kann aber auch die Einspruchsfristen erheblich verkürzen. Viele Unternehmen übersehen, wie schnell die Vier‑Tage‑Fiktion greift und die einmonatige Einspruchsfrist zu laufen beginnt. Der kostenlose Umsatzsteuer‑Report erklärt praxisnah, wie Sie Portalzugänge prüfen, Fristen zuverlässig überwachen und formale Fehler bei Vorsteueranträgen vermeiden. Inklusive Checkliste für das BZSt‑Online‑Portal. Jetzt kostenlosen Umsatzsteuer‑Report sichern
Mit der jetzt in Kraft getretenen Regelung ist diese „Opt-in“-Möglichkeit Geschichte. Die elektronische Bereitstellung zum Datenabruf ist nun der gesetzliche Standard. Damit wird das spezielle Erstattungsverfahren an die modernisierten Regelungen der § 122a Abgabenordnung (AO) angeglichen, die ebenfalls zu Jahresbeginn flächendeckend wirksam wurden.
Hintergrund ist die Effizienzsteigerung des EU-weiten Vorsteuer-Erstattungssystems. Das BZSt fungiert als zentrale Anlaufstelle für Anträge deutscher Unternehmen in anderen Mitgliedstaaten. Der „Digital-First“-Ansatz soll Bearbeitungszeiten verkürzen und postalische Verzögerungen vermeiden, die bisher die engen Einspruchsfristen erschwerten.
Die „Vier-Tage-Fiktion“ und ihre Fristen-Konsequenzen
Für Steuerberater hat die Änderung eine unmittelbare praktische Konsequenz: die strikte Anwendung der Zugangsfiktion. Nach § 122a AO gilt ein digital bereitgestellter Bescheid am vierten Tag nach Bereitstellung im Portal als zugestellt.
Dieser Stichtag ist kritisch, denn er startet die einmonatige Einspruchsfrist. Im Gegensatz zur Postzustellung bietet der digitale Zeitstempel kaum Spielraum für Argumente gegen Fristversäumnisse. Steuerexperten raten dringend, den Zugang zum BZSt-Online-Portal (BOP) zu prüfen und täglich zu überwachen.
Das System versendet zwar E-Mail-Benachrichtigungen über neue Dokumente. Diese sind jedoch rechtlich nur ein Service. Die eigentliche Zustellung erfolgt über die Portal-Bereitstellung. Eine übersehene E-Mail unterbricht die Fristen also nicht – die Sorgfaltspflicht liegt voll bei den Steuerpflichtigen oder ihren Beratern.
Einordnung in die Bürokratieabbau-Gesetze
Die Änderung ist Teil des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes (BEG IV) und weiterer Jahressteuergesetze. Das erklärte Ziel der Gesetzgebung ist das „papierlose Finanzamt“.
Zwar sieht § 122a AO grundsätzlich ein Widerspruchsrecht gegen die digitale Zustellung zugunsten von Papier vor – etwa bei unbilliger Härte. Im speziellen Verfahren nach § 18g UStG, das seit Jahren digital beantragt wird, ist ein solcher Antrag auf Papierzustellung für Unternehmen jedoch kaum begründbar. Die Digitalisierung der Antwort des Finanzamts schließt nun die letzte analoge Lücke in der Kette.
Ausblick: Digitalisierung als Blaupause
Steuerberatungskanzleien und Softwareanbieter haben ihre Mandanten in den letzten Tagen über die neuen Abläufe informiert. Die größte Sorge der Branche galt der Stabilität der Benachrichtigungsinfrastruktur. Erste Meldungen aus den Anfangstagen 2026 deuten jedoch auf einen reibungslosen Start der BZSt-Systeme hin.
Besondere Aufmerksamkeit benötigen nun Unternehmen, die ihre Erstattungsanträge ohne steuerliche Beratung bearbeiten. Sie riskieren, digitale Benachrichtigungen zu verpassen, wenn ihre Portal-Zugänge nicht aktuell sind.
Rechtsexperten erwarten, dass das hier angewandte „Digital-by-default“-Prinzip zur Blaupause für andere besondere Steuerverfahren wird. Bis 2028 soll dieser Standard auf nahezu alle Interaktionen zwischen Unternehmen und Finanzverwaltung ausgeweitet werden. Die erste Aufgabe für deutsche Firmen lautet jetzt: Den digitalen Briefkasten prüfen. Denn die Uhr für mögliche Einsprüche gegen Bescheide aus 2025 tickt möglicherweise bereits.
Anzeige
PS: Sie wollen keine teuren Nachzahlungen oder verlorenen Einsprüche riskieren? Der Gratis‑Report „Umsatzsteuer“ zeigt in 5 Minuten, welche formalen Fehler Finanzämter besonders prüfen, wie Vorsteuerabzug und Erstattungsverfahren korrekt dokumentiert werden und welche Fristen gelten. Ideal für Buchhaltung, Steuerberater und Verantwortliche in Unternehmen. Gratis‑Report hier herunterladen