Viljandi linnasekretäri Ene Ringi seletusel oli tekkinud arusaamatuse suurim põhjus see, et dokumendihalduskeskkonnas Amphora on võimalik dokumente otsida erineval viisil ning täppisotsingu meetodil, nagu olevat teinud andmekaitsjad, jäi mitu olulist dokumenti vaataja eest peitu.
Viljandi volikogu ees kõneldes ütles Rink, et pärast linna selgituste kuulamist leidis järelevalvet teinud ametnik vajalikud dokumendid üles ning teatas, et lõpetab järelevalve. “Inspektsioon oli ka ise imestunud, sest üldiselt on Viljandi linnal olnud dokumendiregistriga asjad hästi korras,” lisas Rink.