1. Võta kasutusele pangaliides

Pangaliidesed on kaasaegse raamatupidamise üks olulisemaid tööriistu. SimplBooks pakub liidestusi Eesti suurimate pankadega: Swedbank, SEB, LHV ja Coop Pank. Eelmise päeva pangatehingud imporditakse süsteemi automaatselt iga öö. Soovi korral saab aktiveerida ka automaatse töötlemise, mis salvestab edukalt tuvastatud tehingud otse raamatupidamisse.

Pangaliidese kasutamine vähendab oluliselt käsitööd ja võib säästa kuni 5 tundi kuus, sõltuvalt tehingute arvust.

2. Kasuta e-arveid ja liidestust maksuametiga

E-arve on turvalisem ja kiirem alternatiiv PDF-arvetele, kuna info liigub masinloetaval kujul otse ühest süsteemist teise. See vähendab käsitsi sisestamist ja aitab säästa väärtuslikku tööaega. SimplBooksis on e-arvete saatmine tasuta ning e-arveid saab nii importida kui eksportida nii müügi- kui ka ostuarvete puhul.

Oluline lisavõimalus on e-MTA masin-masin (M2M) liides, mis võimaldab käibedeklaratsiooni (KMD) edastada otse tarkvarast maksuametisse. Deklaratsiooni andmed tekivad automaatselt müügi- ja ostuarvete sisestamise käigus, mis teeb aruandluse kiiremaks ja täpsemaks.

3. Ostuarvete digitaliseerimine

Kuluarvestuse lihtsustamiseks on SimplBooks liidestatud mitmete partneritega, nagu CostPocket ja Envoice. Need lahendused kasutavad optilist tekstituvastust (OCR), mis muudab paberarved ja PDF-id automaatselt digitaalseks andmestikuks.

  • CostPocket – mugav mobiilirakendus, millega saad tšekid lihtsalt pildistada ja need sekunditega raamatupidamisse saata. Seadetes saab luua konteerimisreeglid, mille abil lihtsustada kulukontode määramist dokumentidele. Samuti saab e-arveid vastu võtta.

  • Envoice – võimaldab arved ja tšekid automaatselt e-arveteks muuta ning kasutada konteerimismalle, mis määravad kulukontod juba enne SimplBooksi jõudmist.

Lisaks toetab SimplBooks ka teisi lahendusi, nagu Banqup, Finbite ja Telema, mis aitavad e-arvete haldust ja andmevahetust sujuvamaks muuta. Loe rohkem SimplBooks liidestustest siit.

4. Automaatsed raamatupidamiskanded ja andmete korrektsus

SimplBooks on loodud nii, et enamik finantskandeid tekib automaatselt. See hõlmab müügi- ja ostuarveid, laodokumente ning palgaarvestust.

Erilist väärtust pakub põhivara moodul, kus amortisatsioonikanded genereeritakse automaatselt vastavalt seadistatud reeglitele. Samuti koostab süsteem ise majandusaasta lõpus tulu- ja kulukontode sulgemiskanded.

Oluline on muidugi ka turvalisus. Kõikidest tegevustest jääb süsteemi digitaalne jälg ehk logi, mis tagab läbipaistvuse. Kui peaks juhtuma midagi ootamatut või andmeid kogemata muudetakse või kustutatakse, siis on võimalik need SimplBooks klienditoe abiga taastada. Lisaks saab deklareeritud perioodid lukku panna, et varasemaid andmeid ei saaks enam muuta.

Tehnoloogia kui strateegiline eelis

Automatiseerimine ei asenda raamatupidajat, vaid annab talle paremad tööriistad. Kui rutiinsed tegevused teeb ära tarkvara, on tulemuseks täpsemad andmed, väiksem ajakulu ja selgem ülevaade ettevõtte finantsseisust.

Kui soovid oma raamatupidamisprotsesse lihtsustada ja aega kokku hoida, siis proovi SimplBooks raamatupidamistarkvara 30 päeva tasuta.