Seetõttu ei ole raamatupidamisbüroo jaoks oluline ainult funktsioonide hulk, vaid see, kuidas need omavahel koos töötavad.

Millised omadused siis tegelikult loevad?

Palgaarvestus võiks olla osa samast süsteemist

Palgaarvestus ei ole raamatupidamisest eraldi tegevus. Töötasu mõjutab tööjõumakse, maksud mõjutavad raamatupidamiskandeid ning nende põhjal koostatakse ka deklaratsioonid.

Kui palgaarvestuseks kasutatakse eraldi programmi, tähendab see sageli lisasamme: andmete liigutamist, topeltkontrolli ja parandusi mitmes kohas.

Raamatupidamisbüroo jaoks muutub see eriti tuntavaks siis, kui kliente on palju.

SmartAccountsis on palgaarvestus juba tarkvaras olemas süsteemi loomuliku osana ning selle kaudu genereeritakse igal kuul keskmiselt 5 000 palgalehte. See näitab hästi, et palgaarvestus ei ole kõrvalfunktsioon, vaid igapäevase töö oluline osa.

Hea on, kui ettevõttega saab siduda ka lisakasutajaid

Ettevõtte raamatupidamisega ei tegele alati ainult üks inimene. Sageli on protsessi kaasatud mitu raamatupidajat, assistendid, kliendid või ettevõtte juhid.

Kui tarkvara piirab kasutajate arvu või küsib iga lisakasutaja eest eraldi tasu, võib see hakata mõjutama töökorraldust.

SmartAccounts võimaldab lisada piiramatult lisakasutajaid. See tähendab, et büroo saab anda ligipääsu kõigile osapooltele ilma, et peaks mõtlema lisakulule.

Praktikas teeb see lihtsamaks näiteks olukorrad, kus klient soovib ise arveid koostada, raamatupidaja kontrollib ja koostab deklaratsioone ning juht jälgib aruandeid.

Kasutajaõigused muudavad tööjaotuse paindlikuks

Mida rohkem inimesi süsteemis töötab, seda olulisemaks muutub ligipääsude haldus.

Kõik kasutajad ei pea omama samu kasutajaõiguseid.

Hea õigustesüsteem võimaldab jagada rolle vastavalt tööle. Näiteks saab määrata, kes sisestab dokumente või kellel on ainult andmete vaatamise õigus. Nii näiteks ei ole otstarbekas edastada ettevõtte juhile aruandeid e-posti teel, vaid juhile võib anda konkreetse aruande vaatamisõiguse.

SmartAccountsis saab luua erinevaid kasutajagruppe ja määrata neile konkreetsed õigused. See on eriti kasulik raamatupidamisbüroole, kus optimeeritud töövoog on suure töökoormuse tõttu veel eriliselt oluline.

Liidesed aitavad aega kokku hoida

Raamatupidaja töö ei piirdu ainult tarkvara sees tehtavaga. Andmed liiguvad pankade, e-Maksuameti, e-poodide ja teiste süsteemide vahel.

Mida rohkem sellest tuleb teha käsitsi, seda rohkem kulub aega.

SmartAccounts toetab API-liidestusi ja erinevaid väliseid ühendusi, olemas on ka liidestused pankadega. Lisaks toetab töövoogu ka e-MTA liides, mille kaudu saab saata TSD-sid, käibedeklaratsioone ja uute töötajate andmeid töötamise registrisse (TÖR) otse süsteemist.

See on eriti oluline just raamatupidajale, kes haldab mitut klienti ning kel tuleb sageli sama protsessi korrata mitme kliendi puhul.

Kui deklaratsioonide saatmine toimub ühe nupuvajutusega ning info pangatehingute kohta liigub automaatselt raamatupidamisse, säästab see kuu lõikes märgatavalt aega.

Turvalisus muutub järjest olulisemaks

Turvalisus on iga raamatupidamisprogrammi puhul kriitilise tähtsusega.

Seetõttu on hea, kui tarkvara toetab mitmeastmelist autentimist ehk MFA-d. See lisab sisselogimisele täiendava turvakihi ja aitab vähendada riski, et kasutajakonto satub valedesse kätesse.

Raamatupidamisbüroo jaoks ei ole see ainult tehniline lisafunktsioon, vaid oluline osa kliendiandmete kaitsmisest.

Hea klienditugi on raamatupidamistarkvara juures pea sama oluline kui tarkvara võimalused

Raamatupidamistarkvara valides vaadatakse sageli esmalt funktsionaalsust, liideseid ja hinda. Sama oluline on aga see, millist tuge saab siis, kui tekib küsimus või probleem.

Raamatupidamise töös ei teki küsimused tavaliselt „kunagi hiljem“, vaid sageli just siis, kui midagi on vaja kiiresti ära teha. Sellistel hetkedel on oluline, et abi oleks kiiresti kättesaadav.

Hea klienditugi tähendab seda, et on olemas nii juhendid, kui ka reaalne võimalus pöörduda kasutajatoe poole.

SmartAccounts pakub lisaks põhjalikele abimaterjalidele ka tasuta kliendituge telefoni ja e-posti teel ning kasutajatel on võimalik abi küsida ka otse rakendusest. See annab raamatupidamisbüroole kindluse, et küsimuste või tõrgete korral ei jää töö seisma.

Mida rohkem kliente, seda olulisem on töövoo lihtsus

Ühe kliendi puhul ei pruugi väikest lisasammu isegi märgata, kuid kümnete või sadade klientide puhul võib iga väike lisategevus muutuda kiiresti suureks ajakuluks.

Seetõttu ei tasu raamatupidamistarkvara valikul vaadata ainult seda, kas vajalik funktsionaalsus on olemas. Sama oluline on see, kui hästi tarkvara sobitub igapäevasesse töökorraldusse: kui lihtsalt liiguvad andmed süsteemide vahel, kui paindlikult saab jagada tööd erinevate kasutajate vahel ning kui palju tegevusi on tegelikult võimalik automatiseerida.

Küsimuste korral aitab meie klienditugi info@smartaccounts.eu või telefonil 660 3303.