Selle lahenduseks on SmartAccountsi PRO paketis täiendusena valminud pangamaksete impordi lisareeglite seadistamise võimalus. Lisareeglid aitavadki automaatselt tuvastada seda tüüpi tehinguid, mis siiani jäid seoseta.

Kuidas pangamaksete impordi lisareeglid töötavad?

Kõigepealt proovib süsteem leida tehingutele vasteid tavapäraste süsteemsete reeglite alusel. Kui mõni rida jääb seostamata, rakenduvad lisareeglid.

See tähendab, et automatiseerida saab just need tehingud, mis muidu vajaksid iga kord eraldi tähelepanu.

Reegli loomine käib lihtsalt: KUI ja SIIS loogika alusel.

  • KUI osas tuleb määrata tingimused, mille järgi süsteem tehingu ära tunneb. Selleks saab kasutada näiteks makse kirjeldust, partneri nime, registrikoodi, pangakontot või viitenumbrit.

  • SIIS osas seadistatakse aga see, millise sisuga makse luuakse, kui tingimustele vastav rida on leitud.

Kõige rohkem võidad korduvate tehingute puhul

Lisareeglitest on enim kasu just igakuiste korduvate tehingute puhul.

Selliste tehingute puhul piisab sageli ühest reeglist, et järgmised impordid kulgeksid automaatselt.

Oluline on veel tähele panna seda, et seadistatud reegel rakendub ridadele kohe peale salvestamist. See tähendab, et saad vastavalt tehingutele reegleid jooksvalt juurde seadistada ning nende alusel uusi makseid salvestada.

Täpsemad tingimused aitavad vältida vigu

Lisareeglite loomisel tasub tingimused võimalikult täpselt läbi mõelda. Kui pangafailis kordub iga kuu sama kirjeldus või sama partner, võib see olla täiesti piisav, et süsteem tehingu õigesti ära tunneks.

Kui lisad reeglile mitu tingimust, peavad need kõik korraga täituma. Nii väldid olukorda, kus reegel rakendub liiga laialt ja tekitab vale seose.

Lisaks saab määrata ka raha liikumise suuna – kas reegel kehtib kõikidele tehingutele, ainult sissetulekutele või ainult väljaminekutele.

Mida tasub seadistamisel tähele panna?

SmartAccountsis on sissetulekud seotud kliendiga ja väljaminekud hankijaga. Seetõttu tasub reegleid luues jälgida, kummas rollis konkreetne osapool tehingus on.

Näiteks intressitulu puhul kannab pank ettevõttele raha. Sellisel juhul tuleb pank määrata kliendiks. Kui pank määrata hankijaks, tekib vale märgiga kanne ning see vajab hiljem parandamist.

Oluline on ka reeglite järjekord. Kui ühele tehingule sobib mitu reeglit, rakendub neist esimesena nimekirjas eespool olev.

Näide intressitulude reegli kohta:

Intressitulude reeglit saab luua kõige lihtsamini ’Makse kirjeldus’ sisaldab väärtusega. Kui ettevõttel on konto mitmes pangas, siis tuleb luua iga panga jaoks eraldi reegel ning makse kirjelduse väärtus määrata võimalikult täpselt, et see oleks unikaalne kõikides reeglites.

Pangamaksete import on juba täna raamatupidajale oluline ajavõit ning lisareeglid aitavad maksete loomise protsessi veelgi sujuvamaks muuta.