Konfidentsiaalsete lepingute, isikuandmete, ärisaladuste või tundlike julgeolekudokumentide liigutamiseks on e-kiri üsna sobimatu kanal, kirjutab Kent Raju.
Hiljuti tuli avalikuks juhtum, kuidas riigiasutuste vahel liikuma pidanud suur kaitsevaldkonna leping ei jõudnud väidetavalt adressaadini. Ja see pani mind kulmu kergitama. Mitte seepärast, et meili maht oli nii suur, vaid et selline saadetis üldse e-kirjaga teele pandi. Seepärast, et kriitilise tähtsusega riiklik dokument üldse liigub sellises töövoos, kus ei teata kindlalt, kas dokument ka tegelikult üle anti, vastu võeti ja menetlusse jõudis. Rääkimata meili üldisest ebaturvalisusest.
Kuna e-maili saatmine on üks lihtsamaid ja levinumaid igapäevaseid tööprotsesse, siis unustatakse vahel end seda kasutama ka olukordades, kuhu see tegelikult ei sobi. Näiteks konfidentsiaalsete lepingute, isikuandmete, ärisaladuste või tundlike julgeolekudokumentide liigutamiseks on see üsna sobimatu kanal. Kuna ka emaili saab krüpteerida, siis teadlik kasutaja saab selle kanali küll muuta enam-vähem turvaliseks, ent kontroll ja jälgitavus on siiski puudulik.
Oluliste dokumentide liikumisel peab olema alati nii jooksvalt kui tagantjärele selge, kes saatis, kellele saadeti, millal saadeti ning kas saaja selle ka kätte sai, kes see saaja oli, milline versioon üle anti ning millised ligipääsuõigused ta sai.
E-maili puhul jäävad paljud neist küsimustest vastuseta. Kiri võib jääda filtrisse kinni, sattuda valele aadressile (nagu kuuleme rahvusvahelist meediast, siis grupisõnumidki), vastuvõtja postkast võib olla täis saanud, lisatud fail ületada lubatud mahupiirangut ning saadetud dokument võib hakata elama oma elu meelega või kogemata edastatud koopiatena.
E-kiri on mugav, aga nii avalik- kui ka erasektor peaks dokumente kohtlema vastavalt sellele, mis on nende tundlikkus ja väärtus. Kui räägime näiteks kümnete miljonite eurode suurusest kaitsevaldkonna lepingust, kus lisaks kindlasti ka auditikohustus, siis ei tohiks protsess sellest sõltuda, kas keegi mäletas kirja kohalejõudmise üle kontrollida.
Ometi on meil eeskujuliku digiriigina ju olemas turvaline andmevahetuse taristu, dokumendihaldussüsteemid ja muud asutuste vahelised lahendused. Seetõttu panigi mind imestama, et lõpuks liiguvad väärtuslikud dokumendid ikka meilitsi. Paberivabadus on muidugi digitaliseerimise esimene samm, aga kohe teine on tagada digitaalse protsessi turvalisus ja usaldatavus. Ning Eesti võiks ikka paberist juba viie sammu kaugusel olla.
Muidugi on e-kirjal oma koht, iga dokument ei ole salajane. Näiteks saatsin sellegi kommentaari toimetusele meiliga, ent eristada tavasuhtlus kriitilisest dokumendivahetusest on hädavajalik mitte ainult teoreetiliste ohtude puhuks, vaid nagu nüüd näeme, täiesti realistlike stsenaariumite tõeks saamisel.
Ei ole dokumendihaldurit, kes ei mõistaks, et dokumendi saatmine ja dokumendi üleandmine erinevad sisuliselt. Kui erasektoris võib selle vastu eksimine tekitada vaidlusi, siis riigi puhul võib see tähendada järelevalve takerdumist, avaliku raha kasutamise läbipaistmatust või julgeolekuriski. Tänapäevased dokumendiprotsessid peavad põhinema tõendatavusel, mitte lootusel.