Ya está disponible la nueva aplicación gratuita de facturación de la Agencia Tributaria. una herramienta pensada para que los autónomos, profesionales y pequeños negocios, con un volumen reducido de operaciones, puedan emitir facturas electrónicas y enviarlas directamente a Hacienda sin necesidad de contratar un software privado.
La puesta en marcha de esta aplicación se enmarca en el nuevo reglamento para programas de facturación, aprobado en 2024, que regula las condiciones que deberán cumplir todos los softwares capaces de emitir facturas electrónicas para aumentar el control de Hacienda y la trazabilidad. Este modelo transformará por completo la forma de emitir y registrar facturas en España, al exigir que todos los negocios utilicen software verificado capaz de garantizar la autenticidad, integridad y trazabilidad de cada registro.
Con su lanzamiento, Hacienda busca facilitar la transición a este nuevo sistema antes de que entre en vigor de forma obligatoria en 2026: desde el 1 de enero para las empresas con una facturación inferior a seis millones de euros y a partir del 1 de julio para más de 3,4 millones de trabajadores por cuenta propia. A partir de estas fechas, todos los afectados deberán emitir sus facturas a través de un software certificado, que garantizará que cada registro sea único, inalterable y trazable.
- Cómo funciona la aplicación de facturación gratuita de Hacienda
- ¿Qué pymes podrán usar la nueva herramienta para emitir facturas electrónicas?
- ¿Cuándo entrará en vigor la obligación de usar programas de facturación certificados?
- Autónomos y pymes sujetos a las nuevas reglas de Verifactu
Cómo funciona la aplicación de facturación gratuita de Hacienda
La aplicación gratuita de la Agencia Tributaria permite a los autónomos emitir facturas electrónicas de manera sencilla y cumplir con el sistema VERI*FACTU sin necesidad de contratar programas externos.
Su uso está especialmente pensado para aquellos profesionales y negocios con un volumen reducido de operaciones y que no cuentan con un software de facturación propio.
El sistema genera un formulario en línea que recoge todos los datos necesarios de la factura (emisor, receptor, concepto, importe, impuestos, etc.) y crea un registro electrónico que se envía directamente a la Agencia Tributaria.
Además, cada factura generada incluye un código identificativo único y una huella electrónica, lo que garantiza su integridad y evita que pueda modificarse sin dejar rastro.
Fuentes de la AEAT explicaron a este medio que la creación de esta aplicación gratuita “ya estaba prevista en el reglamento” y fue pensada para que los contribuyentes pueden facturar electrónicamente sin necesidad de comprar un software externo.
Guía de uso paso a paso
La Agencia Tributaria pone a disposición de los contribuyentes una guía de uso y dos vídeos donde se explica detalladamente el uso de la aplicación. El proceso de uso es sencillo:
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1. Ingreso de Datos: Acceder al formulario en la Sede Electrónica de la AEAT e introducir la información requerida para cada factura.
2. Generación de Factura: Una vez completados los datos, el sistema genera una factura electrónica que incluye un código QR que puede cotejar el destinatario de la factura en la Sede electrónica de la AEAT y en su APP AEAT, tal como figura en la imagen situada a la derecha.
3. Envío de Registro: Simultáneamente, se envía el registro de facturación a la AEAT, cumpliendo con los registros de VERI*FACTU.
La aplicación está adaptada a la visión en el móvil para que la contraparte -el cliente- del que emite la factura pueda verificar que efectivamente el registro está enviado a la Agencia, a través de una lectura de QR convencional para dispositivos móviles.
Vista de la aplicación al generar la factura. Fuente: AEAT
Sin embargo, “meter los datos de la factura con el móvil no es lo más práctico, es más cómodo hacerlo desde el PC”, explicaron las mismas fuentes de la Agencia. Está pensada para rellenar las facturas en el PC y que el cliente pueda “leer” el QR una vez lo reciba en el mv.
La aplicación es sencilla e intuitiva
El uso de la aplicación es sencillo e intuitivo. “y se ha diseñado para que se asemeje visualmente a un software de facturación habitual, con campos y textuales similares”, aclararon desde la AEAT.
Canales de asistencia y apoyo para el uso de la aplicación
Según aseguraron fuentes de la Administración, la aplicación funciona de forma fluida y los problemas que pudieran surgir en el uso pueden solventarse fácilmente con los medios que la Agencia pone a disposición -ya sea recurriendo a las preguntas frecuentes o cuestiones generales, o a través de los canales de ayuda-.
“Además, entre los sistemas de ayuda, en la guía aparece uno específico para cuestiones informáticas”, puntualizaron desde la AEAT.
A la aplicación se accede desde la sede de la AEAT y se puede visualizar desde cualquier dispositivo electrónico.
Este software gratuito está pensado para personas con pocas facturas o con pocos clientes (ya que los datos quedan registrados en la aplicación y siempre que se repitan los mismos clientes es sencillo recuperarlos y usarlos de nuevo).
Si se tienen dudas, desde la Agencia recomiendan consultar con el proveedor de software y con el propio gestor, para saber puede resultar más útil en cada caso concreto: la aplicación gratuita de facturación de la AEAT o bien un software externo que pueda contar con más utilidades.
“No nos olvidemos de que el que conoce bien el caso concreto -del autónomo o empresario- y lo sabe explicar bien es su gestor”, añadieron fuentes de la Agencia Tributaria.
¿Qué pymes podrán usar la nueva herramienta para emitir facturas electrónicas?
Esta aplicación gratuita está dirigida principalmente a autónomos, profesionales liberales y negocios que emiten un número limitado de facturas al año. Hacienda la presenta como una solución para quienes deseen adaptarse al sistema VERI*FACTU sin costes adicionales y sin depender de programas de terceros.
Fuentes de la Agencia explicaron a este medio que la aplicación está pensada para aquellos que “o bien tengan una facturación muy sencilla -por ejemplo, con pocos clientes– o que tengan un bajo nivel de facturación -que emita pocas facturas-”, aclararon.
No obstante, los negocios con un alto volumen de facturación o necesidades avanzadas de gestión (como control de stock, clientes o contabilidad integrada) la aplicación de la AEAT no es útil, no obstante podrán seguir utilizando sus propios programas, siempre que estén certificados conforme al nuevo reglamento.
Diferencias con el software de facturación privado
La principal diferencia entre la aplicación gratuita y los programas privados certificados radica en las funcionalidades.
Mientras que la aplicación de Hacienda está pensada únicamente para cumplir con las obligaciones básicas de emisión y registro de facturas, los softwares comerciales permiten automatizar tareas, personalizar facturas, integrar cobros y contabilidad, o trabajar en la nube con múltiples usuarios.
Para aquellos que estén obligados al uso de VERI*FACTU, “las alternativas son dos: o adquieres un software externo o utilizas la aplicación gratuita. Ahora bien, adquirir un software externo puede ser literalmente adquirido o puede ser que te actualicen el que ya tienes”, explicaron fuentes de la Agencia Tributaria.
En cualquier caso, será obligatorio que el sistema garantice la inalterabilidad de los datos y que pueda comunicarse con la Agencia Tributaria para enviar los registros de facturación, ya sea en tiempo real o de forma periódica.
¿Cuándo entrará en vigor la obligación de usar programas de facturación certificados?
La aplicación ya puede utilizarse de forma voluntaria, pero el uso del sistema VERI*FACTU será obligatorio en dos fases:
- Desde el 1 de enero de 2026, para las empresas con una facturación inferior a seis millones de euros.
- Desde el 1 de julio de 2026, para el resto de autónomos y pequeños negocios.
A partir de entonces, todos los autónomos deberán emitir sus facturas a través de un software verificado, que cumpla los requisitos técnicos y garantice la trazabilidad de cada operación.
Fechas límite para contar con un software actualizado
De hecho, las empresas y autónomos tienen hasta enero o julio de 2026, respectivamente, para actualizar sus programas al nuevo reglamento y contar con un certificado.
Por otro lado, desde julio de 2025, todos los fabricantes tienen que vender softwares que estén adaptados a la nueva normativa, e incluyan la posibilidad de activar el sistema VERI*FACTU de remisión automática de facturas a Hacienda, entre otras cuestiones.
Autónomos y pymes sujetos a las nuevas reglas de Verifactu
El reglamento de VERI*FACTU, fue aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, que regula los requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación.
Según explicaron fuentes de la Agencia Tributaria, entre otros, a VERI*FACTU están obligados:
- Quienes tienen un software de facturación, emiten facturas y no están obligado al SII (Sistema Inmediato de Información).
- Los que a pesar de no estar obligados a facturar electrónicamente igualmente facturan.
- Todo aquel que trabaje con la Administración.
- Cuando así se pacte con el cliente.
- Los incluidos en diferentes supuestos de las FAQs de VERI*FACTU.