La cuenta atrás del año 2026 está ya en marcha y para miles de autónomos y pequeños empresarios malagueños supone una preocupación (otra más) en … su cabeza: la de conseguir adaptarse a tiempo al Reglamento que Regula los Requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación (RRSIF), conocido como Reglamento Verifactu. Esta norma establece nuevos requisitos para los sistemas informáticos de facturación usados por empresarios y profesionales, con el objetivo de evitar y detectar prácticas fraudulentas como modificar facturas una vez expedidas o llevar una doble contabilidad a través del llamado software de doble uso. A partir del 1 de enero para las empresas y del 1 de julio para los autónomos, el hecho de tener instalado un programa no certificado por la Agencia Tributaria puede acarrear una multa de 50.000 euros para el usuario. En el caso de los fabricantes de software, las sanciones por vender programas no homologados llegan a 150.000 euros (la prohibición de la venta está vigente ya desde julio de este año).
Las asesorías andan de cabeza estos meses resolviendo dudas de clientes inquietos por el impacto de esta normativa. Esta preocupación es fruto del desconocimiento, del bombardeo de avisos de la AEAT, de la confusión con la ley de facturación electrónica (que todavía no tiene fecha de entrada en vigor) y también de las medias verdades que están difundiendo algunas empresas por intereses comerciales.
Así lo explica Rubén Candela, fundador de la asesoría que lleva su nombre: «Circula por redes sociales mucha información no exacta que las más de las veces es interesada por parte de fabricantes de programas de facturación, que vienen lanzando mensajes alarmistas con la única intención de vender sus productos».
¿Quiénes no están sujetos a las nuevas normas?
Uno de los bulos que están circulando respecto a Verifactu es el de que a partir de su entrada en vigor todo negocio tendrá que hacer factura de todo lo que venda, sea un kilo de manzanas en el mercado o un café en un bar.
Esto no es verdad: como ha aclarado el Consejo General de Colegios de Gestores Administrativos de España, Verifactu sólo afecta a las empresas y autónomos que ya vienen usando sistemas informáticos de facturación (SIF). Dicho de otra manera: el nuevo reglamento no obliga a facturar a quien no estaba obligado a facturar (por ejemplo, pequeños comercios minoristas que venden al consumidor final) ni afecta a quienes hacen sus facturas a mano o con programas simples, como Word o Excel sin macros.
La propia Agencia Tributaria precisa en su sección de preguntas y respuestas que el reglamento «no afecta a quienes facturen manualmente o utilicen programas que se limiten a generar e imprimir las facturas sin otras funcionalidades adicionales».
«Imagina un puesto de fruta del mercado, que no está obligado a emitir facturas salvo que el cliente se lo poda. Ese frutero puede seguir como antes: haciendo las facturas que le soliciten a mano, o con Word o Excel, pero sin tener un programa de facturación», explica el decano del Colegio de Economistas de Málaga, Manuel Méndez.
Eso sí, si el comerciante ya emite facturas (por ejemplo, a clientes profesionales) a través de su caja registradora, tendrá que cambiarla si no está adaptada a Verifactu.
¿Quiénes sí están sujetos?
El impacto de esta norma se va a centrar, por tanto, en pequeños negocios (los de más de 6 millones de facturación ya estaban sujetos al régimen de Suministro Inmediato de Información a Hacienda) y autónomos que usen software de facturación.
Los despachos profesionales lanzan un mensaje tranquilizador: «No se acaba el mundo, simplemente hay que adaptarse porque hay cosas que antes se hacían y ahora no se podrán hacer», afirma Rubén Candela, en referencia a prácticas ahora habituales «que no tienen por qué tener fines fraudulentos», como la de cambiar el emisor o la fecha de una factura una vez emitida. «Eso se podrá seguir haciendo, pero emitiendo una factura rectificativa, de forma que quedará constancia de cada cambio», apunta.
Ana María Feria, asociada senior en el departamento tributario de Montero Aramburu & Gómez-Villares Atencia, opina: «No hay que preocuparse, hay que ocuparse. Quedan casi dos meses para las sociedades y ocho en el caso de los autónomos y es tiempo suficiente para prepararse, pero no hay que dormirse en los laureles».
«La AEAT está bombardeando a las sociedades mercantiles y eso está generando intranquilidad y la sensación de que van a estar hipervigiladas, pero realmente no debe ser motivo de alarma. Es, eso sí, una carga burocrática más sumada a las muchas otras que han asumido las empresas en los últimos años: la Ley de Protección de Datos, el registro horario, los protocolos antiacoso, el Plan de Igualdad…», explica, por su parte el decano del Colegio de Economistas.
¿Cuánto cuesta adaptarse?
La adaptación al nuevo sistema no será gratis, pero tampoco prohibitiva. Quienes usan software no homologado tendrán que cambiar de proveedor y los programas que sí se han adaptado a Verifactu están aprovechando esta actualización para subir el coste de las suscripciones. A ello se sumará, en algunos casos, la necesidad de ampliar la capacidad de la nube o renovar los equipos informáticos obsoletos. «La mayor inversión será de tiempo y esfuerzo de adaptación», explica Ana María Feria. «Justamente tiempo es lo que menos tienen los autónomos», critica Lorena García, presidenta de Federación Provincial de Empresarios de Comercio y Servicios de Málaga. «Las empresas están más informadas porque la mayoría ya usan sistemas de facturación electrónica, pero hay muchos autónomos que aún no saben de qué va esto y les va a costar. Existe una brecha digital importante», opina.
Desde la patronal de hostelería malagueña, Mahos, su gerente, Ana Pérez Marcos, considera que esta norma es otro empujón más hacia la digitalización y se muestra preocupada ante «una carga más» para un sector que «ya afronta muchos retos con la adaptación a las últimas normativas, el aumento de bajas laborales y de costes salariales»…
¿Hay una alternativa gratis?
En cualquier caso, existe una alternativa gratuita a los sistemas de facturación comerciales: la Agencia Tributaria ha desarrollado una aplicación pensada para que los autónomos, profesionales y pequeños negocios que tengan un volumen reducido de operaciones puedan emitir facturas electrónicas y enviarlas directamente a Hacienda sin necesidad de contratar un software privado. Se puede descargar ya desde la web de la AEAT.
¿Qué requisitos deben cumplir los sistemas de facturación certificados?
Los nuevos requisitos que deben cumplir los programas de facturación básicamente consisten en que, en el momento de expedición de la factura, generen y guarden un resumen de la misma –llamado registro de facturación– que lleva incorporado una serie de medidas de seguridad y control, como son la huella digital de sus datos o la inclusión de información del anterior registro generado. El objetivo es que quede evidencia de cualquier alteración posterior de la factura. También deben incluir un código QR en cada factura expedida, con el objetivo de facilitar la transmisión de información en caso de que Hacienda lo requiera.
¿Hacienda estará siempre viendo mi facturación?
La capacidad de control que adquiere la Agencia Tributaria con Verifactu ha hecho que se le compare con el Gran Hermano de las facturas. Sin embargo, sólo es cierto a medias eso de que el fisco tendrá acceso en tiempo real a todas las facturas. En realidad, cada negocio puede elegir entre dos modalidades: una (que es la que se llama Verifactu) en la que efectivamente la AEAT tiene acceso en línea a un resumen de cada factura y otra (No Verifactu) en la que esa información la guarda el usuario y sólo se la envía a Hacienda en caso de que se le requiera. Eso sí, en cualquier caso las facturas deberán incluir el mencionado código QR.
En el caso de la aplicación gratuita que ha desarrollado la AEAT, el único modo disponible de uso es el Verifactu, es decir, el que da acceso a Hacienda en tiempo real a la información.
¿Qué modalidad es más conveniente? «Depende del cliente: de si el programa que viene usando tiene una adaptación fácil, si quizá es el momento idóneo para apostar por un sistema a medida adaptado a sus necesidades o de si es un pequeño negocio con muy pocas operaciones al que pueda resultarle suficiente la app de la AEAT», apunta la abogada de Montero Aramburu & Gómez-Villares Atencia.
La AEAT responde dudas
¿Qué sanciones prevé la ley para la venta y uso de programas no autorizados?
Se prevén dos tipos de sanciones, ambas graves:
-A la fabricación, producción y comercialización de sistemas informáticos que no cumplan con lo dispuesto en la norma. En este caso la cuantía estipulada es de 150.000 euros fijos por cada ejercicio en el que se hayan producido ventas de este tipo de sistemas y por cada tipo distinto que sea objeto de la infracción.
Por otro lado, cuando no se certifiquen dichos sistemas informáticos estando obligados a ello, se sancionará con 1.000 euros por sistema informático comercializado sin dicha certificación.
-A la tenencia de sistemas informáticos que no estén debidamente certificados o cuando se hayan alterado o modificado los dispositivos certificados. El importe es de 50.000 euros por ejercicio.
Pertenezco a un colectivo que no está obligado a expedir facturas, ¿me afecta el reglamento?
No, siempre y cuando no se expidan facturas o estas se expidan TODAS a mano, es decir, sin utilizar un sistema informático de facturación (SIF). Si en algún momento se expidiera alguna factura y para ello se utilizara un SIF, entonces sí sería de aplicación el RRSIF.
Uso Excel o Word para emitir facturas, ¿debo dejar de usarlos?
El reglamento no le afectará si los procesadores de texto o las hojas de cálculo se utilizan exclusivamente para introducir los datos de las facturas, expedir e imprimir las facturas y conservar la información de facturación. Por el contrario, sí estará sujeto al reglamento si, además de las funciones anteriores, se utiliza para procesar la información de facturación contenida en el programa para generar directamente los libros registros de IVA, los libros registro de IRPF, la contabilidad, o cualquier otro resultado que se utilice para el cumplimiento voluntario de obligaciones tributarias.
La AEAT podrá verificar si los procesadores de texto o las hojas de cálculo usadas para la emisión de facturas cumplen los criterios de un SIF.
Un comerciante dispone de una balanza y una máquina registradora, ¿se considera un SIF?
En el supuesto de que el empresario estuviera obligado a expedir factura, desde el momento que utiliza un sistema informático de facturación (SIF) consistente en una caja para registrar las ventas e imprimir para cada una de ellas una factura simplificada está sujeto al reglamento, por lo que deberá adaptar las cajas registradoras (si esto fuera posible) o adquirir algún software adaptado.
En cuanto a la balanza electrónica, si se utiliza solo para pesar el producto y obtener el importe que luego introduce manualmente en la caja registradora para expedir la factura, no se consideraría SIF, sino un elemento auxiliar de medida. Sin embargo, hay balanzas electrónicas con funcionalidades más potentes que permiten acumular los importes de los productos pesados y expedir en unidad de acto una factura simplificada de la compra total realizada. Éstas sí serían consideradas un SIF.