Al calor de esta normativa se ha desarrollado el reglamento Verifactu, que establece los requisitos que deben contemplar los programas de facturación. Entre otros, se contempla que, al expedir una factura, se genere o guarde una copia o se mande un resumen, directamente, a la Agencia Tributaria. Además, se deberá incluir un QR en la factura para poder verificarla con la administración. Negro sobre blanco, el cambio en la regulación implica que ya no se podrá enviar las facturas en un PDF ni hacer los libros de contabilidad sobre un Excel, sino que habrá que emplear un sistema de facturación homologado. Para controlar que el modelo sobre el que se haga cumple los necesarios requisitos se ha desarrollado el sistema del mismo nombre, que se puede incorporar a softwares de facturación ya existentes y que está también integrado en la aplicación informática gratuita desarrollada por la AEAT.
La nueva normativa, dice Estefanía Gambin, “implica un cambio técnico relevante para los equipos de TI”
Es decir: si bien este nuevo modelo va hacia la facturación electrónica, no se refiere a esta normativa, sino a la integración de un sistema antifraude. “Verifactu no es factura electrónica, y este matiz es importante”, desarrolla Álvaro Villa, director general de Alegra España. “Es un sistema antifraude que obliga a que el software de facturación cumpla criterios muy estrictos de integridad, trazabilidad e inalterabilidad del dato”, resume. A nivel de TI tiene un impacto significativo: “No cambia la interfaz, pero sí cambia la arquitectura del sistema”, explica. Coincide Estefanía Gambin Altare, country success manager en Pleo. “Esta normativa implica un cambio técnico relevante para los equipos de TI”, defiende. “Los sistemas deben ser capaces de trabajar con formatos estructurados, integrarse con los sistemas contables y asegurar la transmisión segura y puntual de los datos a Hacienda”. Gambin lo define como “un reto técnico”, que “con el apoyo adecuado no tiene por qué ser una carga”.
Entre los trabajos en TI a los que obligará el reglamento Verifactu, continúa Villa, está la auditoría y adaptación de ERP, CRM, TPV y desarrollos propios a los nuevos requisitos, pero también la integración de hash encadenado y QR y el compromiso de trazabilidad completa y exportación en el formato exigido por la AEAT. Habrá que realizar integraciones vía API y definir si la empresa operará en modo VeriFactu o no VeriFactu; y asegurar operaciones sin interrupciones, “porque cualquier incidencia ahora tiene también un impacto en cumplimiento”. Lejos de tratarse de una acción puntual, este cambio requerirá de un seguimiento continuo, explica. “Lo más práctico es tratar Verifactu como un programa permanente de cumplimiento digital, no como un proyecto puntual. Esto implica gobernanza de datos, revisiones periódicas y formación continua para que Finanzas, TI y asesores estén alineados”. Gambin lo afronta de forma similar. “No es un cambio puntual que se resuelve una vez y listo. Es un proceso vivo que requerirá actualizaciones continuas y capacidad de adaptación”.