La Ley Antifraude y el sistema VeriFactu marcan un antes y un después para el tejido empresarial español. Con dos fechas clave en el horizonte de 2026, el 1 de enero y el 1 de julio, respectivamente, pymes y autónomos se enfrentan a una transformación digital ineludible en sus procesos de facturación. Este nuevo marco normativo, diseñado para combatir el fraude fiscal, exige la adaptación de los programas informáticos a un modelo más seguro y trazable, conectando directamente a los negocios con la Agencia Tributaria.

 Más allá de la mera instalación de una herramienta digital, este entorno implica cambios sustanciales en la gestión de la facturación, haciendo imprescindible conocer sus detalles para una correcta implementación. Y esto afectará a bares, comercios, peluquerías… a todos los pequeños negocios, que deberán adaptar sus tiques y su modelo de gestión. Las novedades incluyen la inclusión de códigos QR en cada factura y, potencialmente, el envío automático de información a la AEAT. 

  1. ¿Qué es VeriFactu y por qué es crucial para los pequeños negocios?
  2. Las dos modalidades de VeriFactu: ¿cuál elegir?
  3. Calendario de implementación: fechas clave para 2026
  4. Requisitos de un software VeriFactu: ¿cómo identificarlo?
  5. Adaptación a VeriFactu: pasos sencillos para pymes y autónomos
  6. Sanciones por incumplimiento de la Ley Antifraude y VeriFactu

 

¿Qué es VeriFactu y por qué es crucial para los pequeños negocios?

El sistema VeriFactu, desarrollado por la Agencia Tributaria, representa la piedra angular de esta reforma. Su propósito principal es asegurar que los registros de facturación sean inalterables y trazables, eliminando así las prácticas fraudulentas. La normativa busca, en particular, erradicar las contabilidades paralelas que se realizaban con software de doble uso para evadir impuestos como el IVA o el IRPF. Este sistema no es solo una herramienta, sino una filosofía de transparencia fiscal que busca modernizar el control tributario en España.

La Ley Antifraude, en vigor desde 2021, ya sentó las bases para esta supervisión. Desde octubre de 2021, la simple tenencia de un software de doble uso, diseñado para ocultar ventas o manipular registros, constituye una infracción tributaria grave. Las sanciones por esta práctica pueden ascender a 50.000 euros, independientemente de si el programa se ha utilizado o no para cometer fraude. 

Para cumplir con la legalidad fiscal española, los programas de facturación deben incorporar el sistema VeriFactu. El Reglamento de la Ley Antifraude establece elementos de seguridad informática avanzados, como los hashes encadenados y la firma electrónica, que garantizan que cada registro de factura sea inalterable una vez creado. Aunque estos conceptos puedan parecer técnicos, su objetivo es simple: asegurar la integridad y autenticidad de cada operación comercial, proporcionando una capa de seguridad y confianza tanto para la administración como para los propios contribuyentes.

Las dos modalidades de VeriFactu: ¿cuál elegir?

Los autónomos y pymes tienen la opción de elegir entre dos modalidades principales para cumplir con la normativa VeriFactu, cada una con sus propias características y requisitos. Es fundamental comprenderlas para tomar la decisión más adecuada para cada negocio.

  • VeriFactu (modo envío inmediato): Esta modalidad exige el envío de cada registro de factura a la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria justo después de su emisión. Esto garantiza que la factura no pueda ser modificada posteriormente y que se conserve correctamente en los sistemas de la AEAT. Las facturas emitidas bajo esta modalidad incorporarán un código QR que permitirá a los clientes verificar su autenticidad y cumplimiento fiscal directamente en la sede electrónica. Es una opción que ofrece la máxima transparencia y seguridad, ideal para quienes buscan una conexión directa y constante con la administración.
  • No VeriFactu (modo reforzado): A diferencia de la anterior, esta modalidad no requiere el envío inmediato de los registros de facturación a la Agencia Tributaria. Sin embargo, impone medidas de seguridad reforzadas, como la firma digital del sistema emisor y un registro de eventos detallado que garantiza la trazabilidad de todas las operaciones. Aunque estas facturas no serán verificables en tiempo real en la sede electrónica, sí incluirán un código QR y podrán comunicarse posteriormente a Hacienda para asegurar su validez y control fiscal. Esta opción puede ser adecuada para negocios que prefieren una gestión más autónoma, pero con un alto nivel de seguridad interna.

Independientemente de la modalidad seleccionada, todas las facturas deberán incluir un código QR oficial. Este código contendrá toda la información relevante sobre la factura y una dirección URL directa a la sede de la Agencia Tributaria, permitiendo verificar su autenticidad y proporcionando una herramienta de control adicional para clientes y proveedores. Es un paso más hacia la transparencia total en la facturación.

VeriFactu no es factura electrónica: aclarando conceptos

Es crucial diferenciar entre el sistema VeriFactu y la factura electrónica, ya que a menudo se confunden, pero son normativas distintas con calendarios de implementación diferentes. La normativa que regula la factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales aún no ha entrado en vigor, aunque su desarrollo está en marcha.

Actualmente, la prioridad es adaptarse a los requisitos de VeriFactu, que se centra en la integridad y trazabilidad de los registros de facturación a través de programas homologados. La obligatoriedad de la factura electrónica entre empresarios o profesionales en sus relaciones comerciales con otros empresarios o profesionales se establecerá cuando se apruebe el reglamento específico en desarrollo de la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, en su artículo 12. Este reglamento contemplará un calendario de implementación escalonado:

  • En el plazo de un año desde la aprobación del reglamento, será obligatoria para aquellos empresarios y profesionales cuyo volumen de operaciones sea superior a 8 millones de euros.
  • En el plazo de dos años desde la aprobación del reglamento, se extenderá a aquellos empresarios y profesionales cuyo volumen de operaciones sea inferior a 8 millones de euros.

Por lo tanto, mientras que la factura electrónica es una realidad futura para las relaciones B2B, VeriFactu es la obligación inminente que afecta a la forma en que se generan y registran todas las facturas, independientemente de si son electrónicas o no. Es vital no confundir ambos conceptos y centrarse en la adaptación a la normativa que entra en vigor en 2026.

Calendario de implementación: fechas clave para 2026

La cuenta atrás para la adaptación a VeriFactu ya ha comenzado. Desde el 29 de julio de 2025, los fabricantes y distribuidores de software de facturación han tenido que cumplir con los requisitos marcados por Hacienda, asegurando que sus productos estén listos para la nueva era. Ahora, la responsabilidad recae en pymes y autónomos, con dos fechas ineludibles en el calendario:

  • 1 de enero de 2026: Las empresas que presentan el Impuesto de Sociedades deben estar utilizando obligatoriamente un software de facturación homologado que cumpla con VeriFactu. Esta fecha marca el inicio de la obligatoriedad para las personas jurídicas.
  • 1 de julio de 2026: Esta es la fecha límite para que los autónomos (personas físicas) y demás obligados tributarios adapten sus sistemas de facturación. A partir de este momento, todos deben utilizar software certificado, sin excepción.

Estas fechas no son meros plazos administrativos, sino hitos que marcan la transformación digital fiscal en España. La anticipación y una planificación adecuada son esenciales para evitar contratiempos y posibles sanciones. La Agencia Tributaria ha sido clara en su intención de reforzar el control sobre la facturación, y el incumplimiento no será una opción.

Requisitos de un software VeriFactu: ¿cómo identificarlo?

Para garantizar que un programa de facturación sea legal y cumpla con la Ley Antifraude, debe satisfacer una serie de requisitos técnicos estrictos, marcados por la Agencia Tributaria. Conocerlos es fundamental para elegir la herramienta adecuada:

  • Generación automática de registros antes de cada factura: El software debe generar un registro de facturación de alta de forma automática antes de la emisión de cada factura, asegurando la trazabilidad desde el primer momento.
  • Integridad e inalterabilidad de los datos: Una vez registrados, los datos deben quedar protegidos contra cualquier acción que comprometa su exactitud, autenticidad y completitud. No puede existir ninguna funcionalidad que permita alterar u ocultar datos originales sin dejar rastro.
  • Trazabilidad mediante encadenamientos lógicos: Los registros deben estar encadenados de manera que se pueda verificar su rastro, siguiendo su secuencia de creación desde el primero al último. Esto crea una cadena de custodia inquebrantable.
  • Registro de eventos internos (errores, accesos, paradas…): El sistema debe contar con un registro automático de todas las interacciones, operaciones realizadas y sucesos producidos durante su uso, incluyendo arranques, paradas, entradas y salidas de usuarios, errores e instalaciones. Esto proporciona una auditoría completa de la actividad del software.
  • Capacidad de comunicación segura e inmediata con la AEAT: El software debe poder remitir información a la Administración Tributaria de forma continuada, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente. Esta conexión directa y fiable es clave para el control fiscal.
  • Inclusión automática de código QR oficial en todas las facturas: Todas las facturas deben incorporar un código QR oficial generado automáticamente por el sistema, facilitando la verificación y el control.

Estos requisitos técnicos son la garantía de que el software cumple con la normativa y ofrece la seguridad que la AEAT exige. Al elegir un proveedor, es crucial solicitar la declaración responsable que certifique el cumplimiento de todos estos puntos.

Adaptación a VeriFactu: pasos sencillos para pymes y autónomos

Aunque la complejidad de la normativa pueda abrumar, la adaptación al nuevo ecosistema de facturación puede ser un proceso sencillo si se siguen los pasos adecuados. La clave reside en la planificación y el asesoramiento:

  1. Elige un software certificado: Asegúrate de que el programa de facturación cumpla con todos los requisitos de VeriFactu. La clave es solicitar al proveedor de software la declaración responsable que certifica el cumplimiento normativo. No te conformes con menos.
  2. Aprende el nuevo formato: Si ya utilizabas un software de facturación, es probable que, una vez homologado con VeriFactu, haya sufrido cambios. Tu proveedor de software deberá indicarte las diferencias y ofrecerte la formación necesaria para que puedas usarlo sin problemas y aprovechar todas sus funcionalidades.
  3. Comunica a clientes y proveedores la transición: Informar a tus socios comerciales sobre tu adaptación a VeriFactu puede facilitar las transacciones y evitar confusiones. La transparencia en este proceso es beneficiosa para todos.

La inversión en un software adecuado y en la formación necesaria no es un gasto, sino una inversión en la seguridad y eficiencia de tu negocio. La adaptación temprana puede incluso ofrecer ventajas competitivas al optimizar los procesos internos.

Sanciones por incumplimiento de la Ley Antifraude y VeriFactu

La Agencia Tributaria ha establecido un régimen sancionador claro para aquellos que no cumplan con la nueva normativa. Las consecuencias de no adaptarse a VeriFactu pueden ser significativas y afectar seriamente la viabilidad de un negocio:

  • Por uso de software no ajustado a la normativa: Se impondrán sanciones cuando se utilicen programas de facturación que no estén certificados, debiendo estarlo por disposición reglamentaria, o cuando se hayan alterado o modificado dispositivos certificados. En estos casos, el importe de la multa es de 50.000 euros por cada ejercicio fiscal en el que se detecte la infracción. Esta cifra subraya la seriedad con la que la AEAT aborda el incumplimiento.

Además de las multas económicas, el incumplimiento puede acarrear problemas adicionales como la pérdida de credibilidad ante clientes y proveedores, y un mayor escrutinio por parte de la administración. La prevención es la mejor estrategia para evitar estas situaciones.

Asesoramiento especializado: una inversión inteligente

Ante la complejidad de estos cambios normativos y la necesidad de una adaptación rigurosa, contar con asesoramiento especializado se convierte en una inversión rentable y, en muchos casos, indispensable. Expertos en fiscalidad y tecnología pueden guiar a pymes y autónomos a través de este proceso, ofreciendo soluciones personalizadas:

  • Elegir el software de facturación certificado: Un asesor puede ayudar a identificar las soluciones que mejor se adapten a las necesidades específicas de cada negocio, garantizando el cumplimiento normativo.
  • Implementar procesos sin impacto en tu negocio: La transición debe ser fluida y no interrumpir la operativa diaria. Un experto puede diseñar una estrategia de implementación que minimice las interrupciones.
  • Garantizar cumplimiento y evitar sanciones: El conocimiento profundo de la normativa permite asegurar que todos los requisitos se cumplen, protegiendo al negocio de posibles multas y problemas con la AEAT.

La llegada de VeriFactu y los requisitos de la Ley Antifraude suponen una transformación profunda en la gestión fiscal. Sin embargo, lejos de ser solo una obligación, esta evolución digital es una oportunidad para modernizar tu negocio, aumentar su eficiencia y operar con una mayor transparencia y seguridad jurídica. La adaptación no es solo una cuestión de cumplimiento, sino de futuro y competitividad en el mercado.