Conforme se acerca la implementación de Verifactu, el sistema de facturación electrónica creado por la Agencia Tributaria (AEAT) para garantizar la integridad y trazabilidad de las facturas, y combatir el fraude fiscal va aumentando la confusión y la preocupación entre empresas y autónomos
Una carga administrativa más, y probablemente con costes adicionales, que afectará a los trabajadores por cuenta propia sin importar su sector o volumen de facturación, a las sociedades y a cualquier entidad con actividad económica. Si se emite una factura electrónica habrá que cumplir con esta normativa.
Aunque el sistema Verifactu ha empezado a aplicarse de forma voluntaria desde el 23 de abril de 2025, su implantación obligatoria será progresiva. Los desarrolladores de software deberán adaptarse antes del 29 de julio de 2025, las sociedades estarán obligadas a partir del 1 de enero de 2026, para casi 2,5 millones de pymes y a partir del primero de julio de 2026 para los autónomos y otras entidades. Unas fechas que se echan encima y cuyo incumplimiento puede acarrear sanciones económicas y mayores controles fiscales.
La factura electrónica en el origen
Una novedad que se une a la aplicación de la factura electrónica cuya tramitación está llegando a su fase final, previsiblemente se completará en 2027, cuando a día de hoy, según los especialistas, cerca del 60% de las empresas aún depende del procesado manual de facturas y el 40% de los pagos se realizan fuera de plazo.
En este sentido, María Damas, María Damas, Public Affairs Director de Sage, empresa de gestión empresarial, ha señalado en Accountex España 2025, evento de referencia para despachos profesionales, asesorías y empresas celebrado en Ifema, que “la factura electrónica, que sustituye al papel, representa el primer paso hacia una mayor productividad, un mayor cumplimiento fiscal, y una menor morosidad”.
Esta factura electrónica se verá reforzada con la entrada en vigor del Veri*factu, la nueva herramienta gratuita de la Agencia Tributaria que permitirá enviar directamente a la Agencia los registros de facturación con plenas garantías de integridad, conservación y trazabilidad destinado a evitar tanto la modificación como la eliminación una vez emitida.
Un código QR para garantizar la trazabilidad de la factura
El objetivo es que cada factura emitida, para ello se incluirá un código QR y un identificador único que permitirá a la Agencia Tributaria verificar su autenticidad y detectar posibles fraudes. El objetivo es reducir el fraude fiscal y el uso de «software de doble uso» que permita manipular facturas y forma parte de un proyecto mayor de Ley de Medidas de Prevención y Lucha contra el Fraude Fiscal.
Desde la agencia tributaria, en cualquier caso, tratan de lanzar un mensaje de tranquilidad. Según Joaquín Maroto, subdirector adjunto de Técnica Tributaria de la AEAT, “las empresas pueden afrontar este cambio con calma, porque gran parte del trabajo ya la han hecho los desarrolladores de software”.
En este sentido, el principal reto no será el tecnológico sino la adaptación al sistema teniendo en cuenta que más de la mitad de pymes y autónomos todavía no están preparados para la llegada de Verifactu. Y las consecuencias pueden ser graves. El uso de un software no homologado puede conllevar multas de hasta 50.000 euros.
Plegarse a Verifactu para evitar problemas con el fisco
Todo ello ha extendido una sensación de desazón entre mucho pequeños autónomos. Muchos empresarios temen que Hacienda aproveche para meterse hasta la más profundo de la cocina, dejándoles sin el más mínimo margen de maniobra para cuadrar sus cuentas.
Aunque tarde o temprano también tendrán que pasar por el aro, de momento esta plataforma solo afectará a autónomos y empresas que utilicen un software para facturar, excepto si ya se acogen al SII, y no tendrá implicaciones en aquellos trabajadores por cuenta propia que facturan de forma tradicional con programas como Word o Excel.
Para el autónomo y las pymes que emiten pocas facturas, por tanto, [la adopción de VeriFactu será voluntaria]Sede Agencia Tributaria, aunque si se quiere ahorrar problemas con Hacienda, es recomendable para evitar posibles inspecciones fiscales, retrasos en los pagos y posibles problemas de reputación.
El sistema, aunque supondrá grandes restricciones, también tendrá sus cosas buenas, pues facilitará el cumplimiento normativo, reduce el riesgo de errores y sanciones, y agiliza trámites fiscales. Además, ofrecerá mayor seguridad fiscal al cliente y permitirá una deducción más ágil de los gastos. No hay mal que por bien no venga, dice el refrán.