Suunnitteletko tapahtumaa tai tilaisuutta kirjastoon?
Kirjasto toivottaa myös asiakkaat tervetulleeksi järjestämään oman tapahtuman kirjastossa maksutta!
Jos oman tapahtuman järjestäminen Vantaan kirjastoissa kiinnostaa, laita rohkeasti sähköposti kirjastoon mahdollisimman hyvissä ajoin, vähintään yksi kalenterikuukausi ennen toivottua tapahtumaa. Kirjastojen yhteystiedot löydät osoitteesta: helmet.finna.fi
Kirjastoissa voi järjestää myös muita kuin kirjallisuus- tai monilukutaitoteemaisia tilaisuuksia, mutta tapahtumien ja tilaisuuksien on kuitenkin noudatettava alla olevia periaatteita.
Mikä on tapahtuma
Tapahtumia ovat kaikki sellaiset kokoontumiset, joihin joko yksityishenkilö tai yhteisö kutsuu etukäteen koolle ihmisiä joko kirjaston avoimeen tilaan tai erikseen varattavaan tilaan.
Millainen tapahtuma sopii kirjastoon
Kirjastossa järjestettävien tapahtumien on oltava avoimia kaikille. Tapahtumat eivät saa syrjiä ketään eikä niistä saa veloittaa pääsymaksua. Tapahtuma ei saa haitata jokapäiväistä toimintaa.
Tilaisuuden sisältö tai luonne ei voi olla ristiriidassa Suomen lain kanssa tai hyvän tavan tai hyvän maun vastainen. Kirjasto pidättää itsellään oikeuden tulkita, mikä on hyvän tavan tai hyvän maun vastaista.
Useamman kuin vain yhden tai kahden puolueen poliittiset ja ajankohtaisiin aiheisiin liittyvät tapahtumat ovat mahdollisia, mutta henkilökohtainen mainostaminen on kielletty.
Kirjaston tiloissa ei saa järjestää tunnustuksellisia tapahtumia tai tilaisuuksia.
Kaupallinen toiminta ja yritysmyynti tapahtumissa on tapauskohtaisesti sovittava kirjaston kanssa.
Turvallisemman tilan periaatteet
Kirjaston tapahtumissa pätevät Vantaan kaupunginkirjaston turvallisemman tilan periaatteet:
- Kirjasto kuuluu kaikille
Olet tervetullut kirjastoon sellaisena kuin olet. Kirjastossa saat lukea, pelata, leikkiä, opiskella työskennellä ja oleskella. Kiusaaminen, rasismi ja syrjintä eivät kuulu kirjastoon – huomioithan sen myös omassa käytöksessäsi ja puheessasi. - Ota toiset huomioon
Anna myös muille tilaa ja rauhaa. Kunnioita muita ihmisiä ja pidä huolta yhteisestä tilasta. Jokainen voi vaikuttaa kirjaston viihtyvyyteen ja turvallisuuteen. - Henkilökunta on täällä sinua varten
Henkilökunta vastaa tilan turvallisuudesta ja puuttuu asiaan, jos joku rikkoo yhteisiä sääntöjä. Jos koet tai näet häirintää, voit kertoa siitä kirjaston henkilökunnalle. Voit myös aina antaa palautetta ja pyytää apua.
Ennen tapahtumaa
Kaikille kirjaston sekä avoimissa että erikseen varattavissa tiloissa pidettäville tapahtumille tai tilaisuuksille tarvitaan lupa kirjastolta. Tilaisuuden järjestävällä taholla on oltava nimetty vastuuhenkilö, joka pyytää luvan kirjastolta kirjallisesti.
Ota yhteyttä toivottuun tapahtumakirjastoon mahdollisimman hyvissä ajoin, vähintään 1 kalenterikuukausi ennen tapahtumaa. Kirjastolla on tarvittaessa ja harkintansa mukaan oikeus evätä lupa tapahtumaan, estää varaajan pääsy varattavaan tilaan tai keskeyttää jo käynnistynyt tilaisuus.
Tapahtuman järjestäjän tulee hankkia tilaisuuden mahdollisesti tarvitsemat muut luvat ja tehdä viranomaisilmoitukset, mikäli tilaisuuden luonne niitä edellyttää. Kirjasto ei avusta lupien hakemisessa eikä viranomaisilmoitusten tekemisessä.
Mikäli tapahtuman järjestäminen edellyttää järjestyksenvalvojaa tai lisävartiointia, vastaa kustannuksista tapahtuman järjestäjä.
Kaikki kirjaston ja tapahtumajärjestäjän keskinäiseen yhteistyöhön liittyvät asiat on sovittava henkilökunnan kanssa kirjallisesti mahdollisimman tarkasti etukäteen – tapahtumatila, tilan kalustus, tekniikka, tarvikkeiden tuonti, ym. Tapahtumapäivänä kirjaston henkilökunta ei pysty vastaamaan tapahtumajärjestäjien yllättäviin tarpeisiin.
Ilmoita mahdollisista peruutuksista ja muutoksista kirjastolle ajoissa.
Huomioithan, että kirjasto ei tarjoa tapahtumajärjestäjälle pysäköintitilaa alueen normaalien julkisten pysäköintimahdollisuuksien lisäksi.
Varattavat tapahtumatilat
Tapahtumajärjestäjä voi esittää kirjastolle toiveita tapahtumatilasta mutta kirjasto tekee lopullisen päätöksen, missä tilassa tapahtuma on parasta järjestää. Kirjasto ottaa tilan valinnassa huomioon esimerkiksi asiakasturvallisuuden.
Jos haluat tutustua tilaan etukäteen, ota yhteyttä kirjastoon.
Osa tapahtumatiloista on varattavissa suoraan Vantaan tilavarauspalvelu Timmistä. Huomioithan, että jo ennen tilavarauksen tekemistä sinulla on oltava kirjastolta kirjallisesti (esimerkiksi sähköpostilla) saatu lupa tapahtuman järjestämiseen. Monitoimitaloissa olevista Timmin kautta varattavista tiloista kirjasto ei tee varauksia, koska osa tiloista on maksullisia.
Tilaan on tehtävä varaus myös mahdollisten ennakkojärjestelyjen ja loppusiivouksen ajaksi vähintään 30 minuuttia ennen ja jälkeen tapahtuma-ajan. Huomioithan, että tapahtuman pitää päättyä viimeistään 30 min ennen kirjaston sulkemista. Tilojen käyttöehtoissa voi kuitenkin olla tilakohtaista vaihtelua, joten tarkistathan Timmistä varaamasi tilan käyttöehdot Timmin tilakuvauksesta.
Jos tapahtuman järjestäjä tarvitsee pukuhuonetta tai taukotilaa, sellaista voi tiedustella kirjastolta.
Tapahtuman markkinointi
Päävastuu tapahtuman markkinoinnista on aina tapahtuman järjestäjällä.
Kirjasto ilmoittaa tapahtumista omissa ja Vantaan kaupungin yhteisissä kanavissa tapauskohtaisesti. Esillä olevat mainokset valitaan mm. ajankohdan, aiheen ja sijainnin mukaan. Kirjasto voi harkintansa mukaan auttaa myös asiakkaiden omien tapahtumien markkinoinnissa. Julisteet ja mainokset tehdään kirjaston valmiiseen pohjaan.
Tapahtumailmoituksia varten tarvitaan:
- tapahtuman otsikko sekä lyhyt kuvaus tapahtumasta (mitä tapahtuu, kuka järjestää, kenelle tapahtuma sopii)
- Yksi vaakasuuntainen kuva sekä yksi pystysuuntainen kuva.
- Kuvissa ei yhtään tekstiä
- Kuvan koko 1200×800 px, kuvasuhde 3:2
- Toimita kaikki materiaalit viimeistään 1 kk etukäteen
Jos tapahtumaan on ennakkoilmoittautuminen, se täytyy ilmoittaa selkeästi. Tapahtumajärjestäjä on vastuussa ilmoittautumisen järjestämisestä.
Tapahtumapäivänä
Tule paikalle hyvissä ajoin, jotta ehdit valmistautua ja ilmoita mahdollisista peruutuksista ja muutoksista ajoissa.
Tapahtumien valo- ja videokuvaus on sallittua julkisen tilan asettamien sääntöjen mukaisesti. Huolehdi, että kuvissa mahdollisesti näkyviltä asiakkailta on saatu kuvausluvat kirjaston käytännön mukaisesti.
Sinulla tulee olla asianmukaiset luvat tilaisuudessa esitettävään kuva- ja äänimateriaaliin. Otathan huomioon yleisiä tiloja koskevat ikärajakäytännöt.
Tapahtumajärjestäjän tulee valvoa, että varattua tilaa käytetään ilmoitettuun käyttötarkoitukseen tapahtuman aikana.
Tapahtumajärjestäjä on velvollinen ilmoittamaan häiritsevästä käytöksestä tai vahingonteosta tapahtumatilassa kirjaston henkilökunnalle.
Tapahtumajärjestäjä huolehtii tilan siisteydestä sekä kalusteiden palauttamisesta alkuperäiseen järjestykseensä tapahtuman päätyttyä.
Varaaja on korvausvelvollinen, mikäli tilan käyttäjät aiheuttavat vahinkoa kiinteistölle tai irtaimistolle. Vahingoista on ilmoitettava välittömästi kirjaston henkilökunnalle.