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Redazione Economia
Il focus è sulla tracciabilità dei pagamenti. Per mantenere le agevolazioni fiscali, le spese di trasferta devono essere pagate quasi esclusivamente con strumenti elettronici
Nuove regole sulle trasferte di lavoro e sui rimborsi spese per i dipendenti. Le nuove disposizioni, introdotte dal 2025 per rafforzare i controlli fiscali e ridurre l’uso del contante, come ricorda il Sole 24 ore, impongono alle aziende una revisione dei regolamenti interni e chiedono a dipendenti e collaboratori maggiore attenzione a modalità di pagamento e documentazione. L’obiettivo è rendere i rimborsi più trasparenti e facilmente verificabili dal Fisco.
Le modalità di rimborso
Il primo aspetto riguarda le modalità di rimborso, che restano tre ma con effetti fiscali diversi. Il rimborso forfettario prevede un importo fisso giornaliero, stabilito dall’azienda, che copre le spese sostenute durante la trasferta senza bisogno di presentare scontrini o ricevute. Il rimborso analitico, invece, si basa sulle spese effettivamente sostenute: vitto, alloggio, trasporti e altri costi devono essere documentati con giustificativi validi. Esiste poi una formula mista, che combina una quota fissa con il rimborso di alcune spese documentate. La scelta della modalità incide sulla tassazione: non tutte le somme rimborsate, infatti, sono automaticamente esenti da imposte.
L’auto
Un capitolo importante riguarda l’uso dell’auto personale. Quando il dipendente utilizza il proprio veicolo per ragioni di lavoro, il rimborso chilometrico resta possibile e non tassato, purché rientri nei limiti stabiliti dalle tabelle ACI. È però necessario che lo spostamento sia autorizzato e coerente con l’attività svolta, e che la documentazione interna dell’azienda sia completa e ordinata.
La tracciabilità
La vera novità, però, è l’accento posto sulla tracciabilità dei pagamenti. Dal 2025, per mantenere le agevolazioni fiscali, le spese di trasferta devono essere pagate quasi esclusivamente con strumenti elettronici: carte di credito o debito, bonifici, app di pagamento. L’uso del contante viene fortemente limitato e, nella maggior parte dei casi, fa perdere i benefici fiscali, trasformando il rimborso in reddito imponibile per il dipendente.
Di conseguenza cresce l’importanza della documentazione. Scontrini, ricevute e fatture devono essere chiari, leggibili e coerenti con la trasferta effettuata. Non basta dimostrare di aver sostenuto una spesa: è necessario anche poter ricostruire come è stata pagata. La conservazione dei documenti diventa quindi un passaggio fondamentale per le aziende, che devono essere pronte a esibirli in caso di controlli. I pagamenti in contanti non scompaiono del tutto, ma restano ammessi solo in situazioni limitate e con maggiori rischi fiscali. In pratica, dove esiste un’alternativa tracciabile, questa deve essere preferita.
4 febbraio 2026 ( modifica il 4 febbraio 2026 | 08:57)
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