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Redazione Economia

I nuovi obblighi di tracciabilità rischiano di configurare un aumento delle tasse in busta paga. Perché se alcuni pagamenti avvengono in contante il rimborso del datore del lavoro può essere tassato, perché imponibile

Nuove regole sulle trasferte di lavoro e sui rimborsi spese per i dipendenti. Le nuove disposizioni, introdotte dal 2025 per rafforzare i controlli fiscali e ridurre l’uso del contante, impongono alle aziende una revisione dei regolamenti interni e chiedono a dipendenti e collaboratori maggiore attenzione a modalità di pagamento e documentazione. L’obiettivo è rendere i rimborsi più trasparenti e facilmente verificabili dal Fisco. Il nuovo assetto fiscale è stato fissato dall’Agenzia delle entrate nella circolare n.15/E del 22 dicembre 2025, che chiarisce se e quando un rimborso resta fuori dal reddito oppure finisce tassato in busta paga (ne abbiamo scritto qui).

Le spese di trasferta

La novità riguarda i dipendenti (e chi ha redditi assimilati) che si spostano spesso. Ma anche chi si muove per visite a clienti, cantieri, filiali o corsi di formazione. Interessa le spese di trasferta classiche: hotel, pasti, taxi, noleggio con conducente e anche l’imposta di soggiorno. C’è da dire poi che per i dipendenti in missione, oltre alla retribuzione, spesso può esserci il rimborso delle spese anticipate dal lavoratore per conto del datore di lavoro, se non sono state sostenute direttamente dall’azienda. 



















































La tracciabilità

Tutto ruota attorno alla tracciabilità dei pagamenti. Ma non vale sempre. Oggi per i dipendenti questa condizione riguarda i rimborsi delle spese sostenute nel territorio dello Stato per vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuati mediante mezzi pubblici non di linea, cioè taxi e noleggio con conducente, e anche l’imposta di soggiorno perché strettamente connessa all’alloggio. Se queste spese in Italia sono pagate con strumenti non tracciabili, tipo contanti, il rimborso può essere tassato.

Le spese escluse dall’obbligo

Non devono sottostare a questo obbligo i viaggi e trasporti diversi da taxi e Ncc: biglietti di treni, aerei, navi, autobus di linea a prescindere dalla modalità di pagamento. Sono esclusi dall’obbligo di tracciabilità anche i rimborsi sotto forma di indennità chilometrica nel caso in cui il lavoratore si muova con la propria auto o scooter o altro mezzo proprio. Facendo un esempio per capire. 

L’esempio

Immaginiamo che Giorgio vada in trasferta di lavoro. Paga l’hotel con carta, il taxi in contanti. Questa scelta impone una tassazione nascosta in busta paga, perché per taxi e Ncc in Italia serve pagamento tracciabile. Se l’azienda rimborsa il taxi pagato in contanti, questo potrebbe essere tassato in busta paga. L’obbligo di tracciabilità per queste spese è poi circoscritto alle spese sostenute in Italia. Quindi, se si va in trasferta all’estero e in quel Paese pagare con strumenti tracciabili è complicato, il rimborso non perde automaticamente l’esenzione per questo motivo.

La guida per non perdere l’esenzione

Come non perdere l’esenzione fiscale, evitando che un rimborso diventi imponibile? Per dimostrare la tracciabilità di un pagamento si possono usare ricevuta della carta di debito o di credito, copia del bollettino postale, Mav, pagamenti con PagoPA, qualunque altra prova della transazione cashless oppure l’estratto conto, ricostruisce La Repubblica. Sono ammesse anche le monete elettroniche (dalle cripto come Bitcoin ed Ethereum alle stablecoin) e anche le app di pagamento varie, tipo Satispay e Paypal, che consentono transazioni collegate a conti correnti. Bisogna però avere sia il documento fiscale della spesa sia la documentazione che prova il pagamento tramite l’app, che può essere anche una e-mail di conferma.

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14 febbraio 2026

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