La geolocalizzazione dei lavoratori in smart working non è automaticamente illecita. A fare la differenza sono le modalità concrete con cui lo strumento viene utilizzato, le informazioni raccolte e le garanzie predisposte dal datore di lavoro. È questo uno dei punti centrali della sentenza del Tribunale di Cosenza del 1° luglio 2026, che ha annullato l’ordinanza-ingiunzione n. 135/2025 con cui il Garante per la protezione dei dati personali aveva applicato una sanzione di 50.000 euro.
Il caso del sistema Time Relax
La vicenda riguarda un ente che utilizzava Time Relax per rilevare le presenze dei dipendenti in lavoro agile. Una lavoratrice aveva indicato nell’accordo individuale tre possibili luoghi dai quali svolgere l’attività. Alcune verifiche avevano però evidenziato timbrature effettuate da località apparentemente incompatibili con quelle dichiarate.
Il punto decisivo riguarda il funzionamento del sistema. Secondo la ricostruzione del Tribunale, Time Relax non seguiva continuamente gli spostamenti del lavoratore. Le coordinate geografiche venivano rilevate esclusivamente al momento della timbratura, insieme a giorno, ora e sede.
I controlli a campione seguivano inoltre una procedura prestabilita, con contatto diretto del dipendente, richiesta di doppia timbratura e consenso alla geolocalizzazione.
Quando la geolocalizzazione è ammessa
Il Tribunale ha affrontato anche il delicato rapporto con l’articolo 4 dello Statuto dei lavoratori, che disciplina i controlli a distanza.
Time Relax è stato qualificato come strumento destinato alla rilevazione delle presenze. La presenza della geolocalizzazione richiede comunque particolari cautele. Nel caso esaminato risultavano però presenti accordo sindacale, informativa ai dipendenti, limiti tecnici al trattamento dei dati e precise finalità organizzative.
Il sistema, inoltre, non acquisiva informazioni ulteriori e non operava fuori dall’orario di servizio.
Smart working non significa assenza di controlli
Particolarmente importante è il passaggio relativo all’organizzazione del lavoro agile. Secondo il giudice, il Garante deve verificare che il trattamento dei dati sia lecito, trasparente e proporzionato, ma non può stabilire quale modello organizzativo debba adottare il datore.
La tecnologia, dunque, non può essere considerata illegittima semplicemente perché potenzialmente capace di effettuare controlli invasivi.
Per imprese e amministrazioni resta comunque indispensabile adottare precise garanzie: informative chiare, eventuali accordi sindacali o autorizzazioni, policy interne, limiti alla raccolta e alla conservazione dei dati e, quando necessaria, una valutazione d’impatto. La parola chiave resta proporzionalità: controllare la presenza può essere legittimo, trasformare la timbratura in una sorveglianza continua no.