Un ufficio acquisti spedisce la stessa RFQ, la “richiesta di offerta” con cui si chiede un preventivo vincolante a più fornitori, a quattro aziende diverse. Tornano quattro documenti che non si possono mettere in fila: uno quota “assistenza inclusa” senza dire per quanti mesi, un altro cita una marca di componenti mai richiesta, un terzo salta la voce trasporto e la scopri solo in fattura. Il confronto che doveva richiedere un’ora diventa una giornata di telefonate per farsi rispiegare cosa hanno offerto davvero.
La colpa è quasi sempre del documento che i fornitori hanno ricevuto. Un capitolato che lascia margini di interpretazione su specifiche, criteri di scelta e condizioni contrattuali produce risposte incompatibili per costruzione, e la trattativa che segue riparte ogni volta da zero perché manca un metro comune. Scrivere a mano un capitolato completo, con la griglia dei pesi e le clausole penali, richiede in genere una giornata fra bozza e revisione.
I cinque prompt che seguono coprono le fasi che pesano davvero: il capitolato tecnico, la griglia dei criteri con i pesi, le condizioni contrattuali e le penali, il questionario da mandare ai fornitori, la tabella di confronto delle risposte ricevute. Ogni prompt è riportato per intero con le variabili da sostituire, e ognuno ha il suo commento su cosa restituisce e cosa va controllato prima di usarlo. Il tempo di redazione scende da una giornata a un’ora scarsa, esempio incluso.
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L’anagrafica fornitori va pulita prima di aprire Claude
Prima del primo prompt c’è un passaggio che nessun prompt può sostituire: l’anagrafica fornitori e lo storico ordini vanno ripuliti. Duplicati con ragioni sociali leggermente diverse, referenti che hanno cambiato azienda da due anni, codici prodotto che non corrispondono più al catalogo attuale finiscono dritti nel capitolato se restano lì.
Su dati sporchi il modello costruisce comunque un documento coerente nella forma ma basato su premesse sbagliate, lo stesso rischio già raccontato a proposito dei dati spazzatura applicati all’analisi finanziaria. Lo stesso principio guida chi automatizza la riconciliazione fatture tra ordine, DDT e fattura: prima si mette ordine nei dati, poi si passa il lavoro all’AI, mai il contrario.
Un’anagrafica sporca produce un capitolato pulito e sbagliato.
Da qui in avanti lavoriamo su un caso concreto: il rinnovo di sessanta postazioni di lavoro, notebook aziendali più monitor esterno, garanzia di tre anni e assistenza on-site, per un’azienda di circa centocinquanta dipendenti con consegna richiesta entro quarantacinque giorni.
I cinque prompt, uno per fase
1. Il capitolato tecnico che non lascia margini di interpretazione
Il capitolato è la parte su cui i confronti falliscono più spesso: requisiti scritti come aggettivi, “prestazioni elevate”, “buona autonomia”, invece che come numeri verificabili. Il prompt separa i requisiti minimi vincolanti da quelli preferenziali che danno solo punteggio.
Sei un buyer tecnico. Scrivi il capitolato tecnico per una RFQ con questi dati:
– Oggetto e quantità: [oggetto della fornitura, es. 60 notebook aziendali con monitor esterno]
– Requisiti minimi non negoziabili: [elenco puntato con valori numerici: CPU, RAM, storage, garanzia, standard di sicurezza]
– Requisiti preferenziali che danno punteggio ma non escludono: [elenco]
– Vincoli di consegna: [sede, data limite, imballo, eventuale installazione on-site]
– Documenti richiesti al fornitore: [certificazioni, schede tecniche, referenze su forniture simili]
Struttura il capitolato in 5 sezioni numerate: oggetto e quantità, requisiti minimi, requisiti preferenziali, consegna e installazione, documentazione richiesta. Ogni requisito minimo deve essere verificabile con un sì/no o un numero, mai con un giudizio soggettivo.
Sul caso dei sessanta notebook, Claude restituisce requisiti minimi come “RAM 16 GB, SSD 512 GB, garanzia on-site 36 mesi con intervento entro il giorno lavorativo successivo” e preferenziali come “peso sotto 1,4 kg” o “autonomia dichiarata oltre 10 ore”, separati e pesabili. Controlla che ogni riga resti misurabile: se compare ancora un aggettivo, riscrivila prima di mandare la RFQ.
2. La griglia dei criteri di valutazione, con i pesi
Molte aziende scelgono il fornitore più economico senza una griglia che giustifichi la scelta se qualcuno la contesta dopo. Il prompt costruisce i criteri di valutazione con un peso percentuale su ciascuno, coerente con il capitolato del punto precedente.
Costruisci la griglia di valutazione per la RFQ su [oggetto della fornitura]. Usa questi criteri e adatta i pesi se non sommano a 100: prezzo totale (40%), conformità tecnica ai requisiti minimi e preferenziali (30%), tempi di consegna (15%), condizioni di garanzia e assistenza post-vendita (15%). Per ogni criterio indica come si assegna il punteggio da 0 a 100 e la formula del punteggio ponderato finale. Segnala se due criteri si sovrappongono.
Sui sessanta notebook la griglia assegna cento punti al prezzo più basso ricevuto e uno score proporzionale agli altri, poi moltiplica ogni punteggio per il peso. Controlla che i pesi sommino davvero a cento e che nessun criterio resti impossibile da valutare prima delle offerte: “affidabilità del fornitore” senza una fonte oggettiva, referenze, anni di attività, resta arbitrario.
3. Le condizioni contrattuali e le penali
Una RFQ che tace su ritardi e garanzie lascia al fornitore la parte più comoda del contratto. Il prompt produce una bozza di clausole su tempi, penali e recesso, da passare comunque a chi segue i contratti in azienda prima di inviarla.
Scrivi una bozza di condizioni contrattuali per la RFQ su [oggetto della fornitura], con queste clausole: tempi di consegna massimi in giorni lavorativi da [data ordine]; penale per ogni giorno di ritardo, in percentuale sul valore dell’ordine, con un tetto massimo cumulato; garanzia minima in mesi e modalità di intervento in caso di guasto; condizioni di recesso per mancata consegna oltre [numero] giorni dal termine; termini di pagamento. Scrivi ogni clausola in linguaggio contrattuale semplice, senza gergo tecnico superfluo.
Su questa fornitura la bozza tipica indica una penale dello 0,5% al giorno con un tetto del 10% sul valore dell’ordine, e recesso automatico oltre venti giorni di ritardo. Prima di spedirla, fai controllare il tetto della penale e la legge applicabile a chi segue i contratti: un prompt scrive una bozza plausibile, non un parere legale.
4. Il questionario da mandare ai fornitori
Se ogni fornitore risponde con un testo libero, il confronto richiede riscrivere ogni risposta nello stesso formato prima ancora di valutarla. Il prompt produce un questionario chiuso, identico per tutti, da allegare alla RFQ.
Scrivi un questionario da allegare alla RFQ su [oggetto della fornitura], diviso in sezioni: anagrafica e referenze (anni di attività, tre referenze su forniture simili con contatto verificabile); capacità produttiva o di magazzino rispetto alla quantità richiesta; conformità puntuale a ogni requisito minimo del capitolato, con risposta sì/no; tempi di consegna dichiarati; prezzo totale scomposto per voce (fornitura, trasporto, installazione, assistenza). Chiedi risposte numeriche o sì/no ove possibile, mai descrizioni discorsive.
Il questionario che ne esce chiede, voce per voce, la stessa cosa a ogni fornitore nello stesso ordine, ed è quello che rende possibile il confronto del passaggio successivo. Controlla che nessuna domanda lasci spazio a un testo libero dove basterebbe un numero, altrimenti torna il problema di partenza.
5. La tabella di confronto delle risposte ricevute
Con le risposte dei fornitori in mano, il passaggio finale incrocia ogni voce con la griglia dei pesi del punto due e restituisce un punteggio ponderato comparabile.
Ti incollo le risposte di [numero] fornitori al questionario RFQ su [oggetto della fornitura], più la griglia di valutazione con i pesi. Costruisci una tabella con una riga per fornitore e una colonna per ogni criterio, il punteggio grezzo, il punteggio ponderato per il peso e il totale finale. Ordina i fornitori per punteggio totale decrescente e segnala eventuali dati mancanti o incoerenti nelle risposte.
Il confronto vale solo quanto i dati che gli hai dato in pasto.
Sui sessanta notebook la tabella finale mette in fila tre o quattro fornitori con un totale su cento, e isola quasi sempre chi ha lasciato una casella vuota nel questionario. Prima di fidarti del ranking, verifica a mano il calcolo su una o due righe: quando il totale non torna, il problema è quasi sempre un peso applicato due volte o un punteggio grezzo assegnato al contrario.
Le alternative italiane ed europee
Per acquisti su cui pesano clausole di riservatezza rafforzate, l’alternativa da monitorare è Le Chat Enterprise di Mistral, ospitato su infrastruttura europea, un’opzione già valutata a proposito di come scegliere un LLM aziendale senza dipendere da un solo fornitore. Sui compiti di questo pezzo, capitolato lungo e tabelle con più fornitori da incrociare, resta oggi indietro rispetto a Claude su coerenza dei calcoli, quindi conviene tenerlo d’occhio più che sostituirlo subito.
Su claude.ai un piano Pro basta per questo metodo: comprende i progetti condivisi in cui tenere capitolato, griglia e risposte dei fornitori nello stesso spazio di lavoro, con una finestra di contesto che copre comodamente un capitolato più tre o quattro risposte complete. Chi integra la RFQ in un flusso più ampio, per esempio l’automazione delle RFP con n8n, passa all’API, dove Sonnet 5 arriva a un milione di token di contesto, utile su capitolati che superano le cento pagine.
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Da dove partire lunedì mattina
Scegli oggi un acquisto in corso, anche piccolo, e prova i cinque prompt su quello prima di usarli su una fornitura che pesa davvero. Apri un progetto su Claude, carica l’anagrafica del fornitore già ripulita e lancia il primo prompt sul capitolato: in mezz’ora hai già una bozza pronta da rivedere.
Manda la RFQ solo dopo aver fatto controllare a mano penali e tetti a chi segue i contratti, e tieni ferma la griglia dei pesi dal momento in cui la spedisci ai fornitori: cambiarla dopo aver ricevuto le offerte vanifica il lavoro fatto nei primi due prompt. La prossima fornitura che apri, il documento parte già comparabile, e la trattativa comincia dal confronto invece che dal recupero delle informazioni mancanti.