{"id":353969,"date":"2026-02-15T03:11:19","date_gmt":"2026-02-15T03:11:19","guid":{"rendered":"https:\/\/www.europesays.com\/it\/353969\/"},"modified":"2026-02-15T03:11:19","modified_gmt":"2026-02-15T03:11:19","slug":"rimborso-spese-per-i-dipendenti-le-nuove-regole-spiegate-come-evitare-tasse-nascoste-in-busta-paga","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.europesays.com\/it\/353969\/","title":{"rendered":"Rimborso spese per i dipendenti, le nuove regole spiegate: come evitare \u00abtasse nascoste\u00bb in busta paga"},"content":{"rendered":"

di
\n Redazione Economia<\/p>\n

I nuovi obblighi di tracciabilit\u00e0 rischiano di configurare un aumento delle tasse in busta paga. Perch\u00e9 se alcuni pagamenti avvengono in contante il rimborso del datore del lavoro pu\u00f2 essere tassato, perch\u00e9 imponibile<\/p>\n

Nuove regole sulle trasferte di lavoro e sui rimborsi spese per i dipendenti. Le nuove disposizioni, introdotte dal 2025 per rafforzare i controlli fiscali e ridurre l\u2019uso del contante, impongono alle aziende una revisione dei regolamenti interni<\/b> e chiedono a dipendenti e collaboratori maggiore attenzione a modalit\u00e0 di pagamento e documentazione<\/a>. L\u2019obiettivo \u00e8 rendere i rimborsi pi\u00f9 trasparenti e facilmente verificabili dal Fisco.\u00a0Il nuovo assetto fiscale \u00e8 stato fissato dall\u2019Agenzia delle entrate nella circolare n.15\/E del 22 dicembre 2025<\/b>, che chiarisce se e quando un rimborso resta fuori dal reddito oppure finisce tassato in busta paga (ne abbiamo scritto qui<\/a>).<\/p>\n

Le spese di trasferta<\/p>\n

La novit\u00e0 riguarda i dipendenti (e chi ha redditi assimilati) che si spostano spesso. Ma anche chi si muove per visite a clienti, cantieri, filiali o corsi di formazione. Interessa le spese di trasferta classiche: hotel, pasti, taxi, noleggio con conducente e anche l\u2019imposta di soggiorno<\/b>. C\u2019\u00e8 da dire poi che per i dipendenti in missione, oltre alla retribuzione<\/a>, spesso pu\u00f2 esserci il rimborso delle spese anticipate dal lavoratore per conto del datore di lavoro<\/b>, se non sono state sostenute direttamente dall\u2019azienda.\u00a0
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La tracciabilit\u00e0<\/p>\n

Tutto ruota attorno alla tracciabilit\u00e0 dei pagamenti. Ma non vale sempre. Oggi per i dipendenti questa condizione riguarda i rimborsi delle spese sostenute nel territorio dello Stato per vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuati mediante mezzi pubblici non di linea, cio\u00e8 taxi e noleggio con conducente<\/b>, e anche l\u2019imposta di soggiorno perch\u00e9 strettamente connessa all\u2019alloggio. Se queste spese in Italia sono pagate con strumenti non tracciabili, tipo contanti, il rimborso pu\u00f2 essere tassato.<\/p>\n

Le spese escluse dall\u2019obbligo<\/p>\n

Non devono sottostare a questo obbligo i viaggi e trasporti diversi da taxi e Ncc: biglietti di treni, aerei, navi, autobus di linea a prescindere dalla modalit\u00e0 di pagamento. S<\/b>ono esclusi dall\u2019obbligo di tracciabilit\u00e0 anche i rimborsi sotto forma di indennit\u00e0 chilometrica<\/b> nel caso in cui il lavoratore si muova con la propria auto o scooter o altro mezzo proprio. Facendo un esempio per capire.\u00a0<\/p>\n

L\u2019esempio<\/p>\n

Immaginiamo che Giorgio vada in trasferta di lavoro. Paga l\u2019hotel con carta, il taxi in contanti. Questa scelta impone una tassazione nascosta in busta paga, perch\u00e9 per taxi e Ncc in Italia serve pagamento tracciabile. Se l\u2019azienda rimborsa il taxi pagato in contanti, questo potrebbe essere tassato in busta paga<\/b>. L\u2019obbligo di tracciabilit\u00e0 per queste spese \u00e8 poi circoscritto alle spese sostenute in Italia. Quindi, se si va in trasferta all\u2019estero e in quel Paese pagare con strumenti tracciabili \u00e8 complicato<\/b>, il rimborso non perde automaticamente l\u2019esenzione per questo motivo.<\/p>\n

La guida per non perdere l\u2019esenzione<\/p>\n

Come non perdere l\u2019esenzione fiscale, evitando che un rimborso diventi imponibile? Per dimostrare la tracciabilit\u00e0 di un pagamento si possono usare ricevuta della carta di debito o di credito, copia del bollettino postale, Mav, pagamenti con PagoPA, qualunque altra prova della transazione cashless oppure l\u2019estratto conto<\/b>, ricostruisce La Repubblica.<\/a> Sono ammesse anche le monete elettroniche (dalle cripto come Bitcoin ed Ethereum alle stablecoin) e anche le app di pagamento varie<\/b>, tipo Satispay e Paypal, che consentono transazioni collegate a conti correnti. Bisogna per\u00f2 avere sia il documento fiscale della spesa sia la documentazione che prova il pagamento tramite l\u2019app, che pu\u00f2 essere anche una e-mail di conferma.<\/p>\n

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