Festivalio organizatoriai kviečia vilniečius ir miesto svečius pasirūpinti tinkama apranga bei avalyne, o atvykus – neskubant atrasti apšviestas erdves ir pastatus.
Lankytojai, kuriems patogiau sekti maršrutu rankose turint popierinį žemėlapį, festivalio lankstinukus galės pasiimti renginio partnerio „Caffeine“ kavinėse Vilniaus centre bei senamiestyje (Vilniaus g. 17, Vilniaus g. 31, Gedimino pr. 9, Gedimino pr. 2, Pilies g. 3, Didžioji g. 10, Didžioji g., Vokiečių g. 18), Geležinkelio stotyje, Vilniaus miesto savivaldybėje ir Vilniaus turizmo informacijos centre (Pilies g. 7).
Nemokamas festivalis, kurio metu bus filmuojama ir fotografuojama, visiems atviras nuo 17 val. iki 22 val. Išimtis – viduje eksponuojamos instaliacijos, kurios veiks ilgiau: Šv. Kotrynos bažnyčioje – Boriso Acketo kūrinys „The Bird of a Thousand Voices“ nuo 17 val. iki 23 val., LNDM Radvilų rūmų dailės muziejuje – Sveno Sauerio kūrinys „Deviation“ nuo 11 val. iki 23 val., o taip pat „Encor Studio“ instaliacija „Alcove Ltd“ Katedros aikštėje nuo 9 val. iki 23 val.
Svarbu žinoti – viešasis transportas, gastro erdvė, gyvūnai ir kt.
Į instaliacijų žvalgytuves Senamiestyje patogiausia leistis pėsčiomis, nes bus ribojamas transporto priemonių eismas, o į miesto centrą atvykti – viešuoju transportu.
Penktadienį, sausio 23 d. viešasis transportas kursuos įprastu darbo dienos grafiku. Savaitgalį, sausio 24 ir 25 d., siekiant užtikrinti patogų ir sklandų susisiekimą, dažniau kursuos populiariausi maršrutai. Nuo 15 val. iki 23 val. bus sustiprinti 1G, 4G, 10 ir 53 autobusų bei 2, 3, 7 ir 19 troleibusų maršrutai. Kaip įprasta savaitgaliais, nuo 24 val. kursuos naktiniai maršrutai.
Atvykstantiems automobiliu rekomenduojama jį palikti „Statyk ir važiuok“ aikštelėse ir patogiai tęsti kelionę viešuoju transportu. „Statyk ir važiuok“ aikštelės: Ukmergės g. 246, Savanorių pr. 124 ir V. Pociūno g. 8.
Pailsėti ir sušilti besimėgaujant karštais gėrimais bei užkandžiais ir pasidalinti festivalio įspūdžiais sausio 23–25 d. vilniečiai ir miesto svečiai galės sostinės K. Sirvydo skvere, kur nuo 17 val. iki 22 val. veiks restoranų ant ratų erdvė.
Vilniaus šviesų festivalis yra draugiškas gyvūnams, tačiau organizatoriai tikisi, kad kiekvienas atsakingas keturkojo šeimininkas žino, jog šiame renginyje yra gausu ryškios ir dinamiškos šviesos bei daugybė lankytojų, kurie gyvūnus gali trikdyti. Tad prieš apsilankymą renginyje, šeimininkas turėtų įsivertinti savo augintinio būklę, elgesį ir saugumą.
Uždarose patalpose (Šv. Kotrynos bažnyčioje ir Radvilų rūmų muziejuje), šįmet lankytojai su gyvūnais nebus įleidžiami.
Norint užtikrinti, kad festivalio patirtis būtų maloni tiek lankytojams, tiek ir gyvūnams, rekomenduojama lengvai susijaudinančius bei garsams ir ryškiai šviesai jautrius augintinius verčiau palikti namuose. Iš festivalio lankytojų su augintiniais, tikimasi, kad gyvūnas bus šalia šeimininko ne didesniu nei pusės metro atstumu, su antsnukiu ir prisegtu pavadėliu. Taip pat prašoma, kad kiekvienas atsakingas keturkojo augintojas pasirūpintų higienos ir sanitarijos reikalavimų laikymusi.
Renginio metu savanoriai lankytojams maloniai padės ir atsakys į visus su festivaliu susijusius klausimus . Jie dėvės ryškias geltonos spalvos liemenes.
Operatyvią pagalbą užtikrins K. Sirvydo skvere budėsiantis greitosios medicinos pagalbos (GMP) automobilis. Nutikus nelaimei, prašoma skambinti trumpaisiais pagalbos telefonais 112 arba 113 (GMP).
Žmonėms, kurie naudojasi pagalbinėmis judėjimo priemonėmis ar neįgaliųjų vežimėliais, rekomenduojama atvykti kartu su lydinčiu asmeniu, kuris padėtų pasiekti visas festivalio instaliacijų vietas.
Festivalio organizatoriai tikisi lankytojų supratingumo ir pagarbos menininkų kūriniams ir labai prašo instaliacijų neliesti rankomis. Išimtys – interaktyvios instaliacijos: Nr. 3 Tetra, Vilniaus kultūros centro kieme, Vilniaus g. 39 ir Nr. 15 Ping-Pong, ŠMC fasadas, Vokiečių g. 2.
