Prawa podatkowego trzeba przestrzegać. O to ze zwiększoną mocą dbają w ostatnich latach inspektorzy ZUS-u. To w końcu jedno z uprawnień i zadań Zakładu, które zapisano w przepisach z 1998 r. W ostatnich pięciu latach średnioroczny wzrost liczby kontroli przeprowadzanych przez inspektorów wynosił 25 proc. – wyliczono w raporcie Grant Thornton dot. kontroli ZUS. Tylko w zeszłym roku przeprowadzono 29,5 tys. inspekcji. W latach 2022-2023 ich liczba oscylowała wokół poziomu 27 tys. rocznie. Kontroli jest coraz więcej, a do tego rośnie liczba odkrywanych uchybień. 

ZUS przeprowadza coraz więcej kontroli

Nie dość, że kontrole są częstsze, to także skuteczniejsze. Jeszcze pięć lat temu odsetek kontroli zakończonych wykryciem uchybień wynosił ok. 75 proc. Tymczasem w obu ostatnich latach przekroczył 90 proc. W zeszłym roku aż 93 proc. kontroli zakończyło się wykryciem nieprawidłowości. Nie ma w tym jednak przypadku. ZUS zmienił strategię i kontroluje właśnie te firmy, które są „podejrzane”. 

– ZUS coraz częściej wykorzystuje dane z wielu źródeł – w tym z portali z ofertami pracy czy mediów społecznościowych – by typować podmioty do weryfikacji. Najczęściej kontrolowane obszary to: umowy cywilnoprawne, podróże służbowe, oddelegowania oraz świadczenia pozapłacowe – tłumaczy Anna Szczepska Senior Menedżer, Departament Outsourcingu. – Zmiana strategii ZUS – z kontroli losowych na analityczne i celowane – wymaga od pracodawców znacznie większej dbałości o zgodność procesów kadrowo-płacowych z przepisami. Regularne audyty wewnętrzne stają się kluczowym narzędziem minimalizującym ryzyko korekt, sankcji oraz utraty zaufania ze strony pracowników i współpracowników – dodaje. W raporcie zastrzeżono, że „ZUS posiada dostęp do ogromnych zasobów danych, w tym historycznych, oraz korzysta z zaawansowanych modeli predykcyjnych”.

Kontrole ZUS są szybsze i skuteczniejsze

Dzięki temu spada też liczba dni, których potrzeba na kontrolę. W zeszłym roku kontrolerzy potrzebowali jedynie siedmiu dni kalendarzowych. Na stronie ZUS-u czytamy, że „kontrola ma charakter planowy”. Oznacza to, że jest prowadzona na podstawie rocznego planu kontroli. „Dobór płatników składek w ramach realizacji planu kontroli poprzedzony jest analizą prawdopodobieństwa naruszenia prawa w zakresie ubezpieczeń społecznych oraz innych zadań, które zostały zlecone ZUS” – tłumaczy Zakład. Podczas niej sprawdzane jest m.in., czy płatnicy: prawidłowo zgłosili do ubezpieczeń społecznych: siebie, swoich pracowników i inne osoby, które powinni zgłosić do tych ubezpieczeń, rzetelnie i prawidłowo obliczają, potrącają i opłacają składki i inne należności oraz w terminie i prawidłowo opracowują wnioski o emerytury i renty. 

Najczęściej inspektorzy ZUS odwiedzili w minionych pięciu latach podmioty zajmujące się edukacją oraz handlem detalicznym, z wyłączeniem handlu pojazdami samochodowymi. Przede wszystkim były to małe i mikro przedsiębiorstwa (ok. 75 proc. kontroli). Co piąty przebadany płatnik to firma średniej wielkości, a mniej niż 5 proc. stanowią podmioty duże.

– Przedsiębiorcy powinni traktować kontrole ZUS nie jako incydentalne zdarzenie, lecz jako realne ryzyko operacyjne, wymagające wdrożenia procedur zgodności, przeglądu dokumentacji kadrowo-płacowej oraz weryfikacji modeli współpracy z osobami fizycznymi. W przeciwnym razie mogą zostać narażeni nie tylko na obowiązek zapłaty zaległych składek, ale również na istotne konsekwencje finansowe – mówi Łukasz BoszkoDoradca Podatkowy i Menedżer, Departament Doradztwa. Z danych ZUS wynika, że łączna kwota odsetek od zaległych składek wyniosła w 2024 r. ponad 26 mld zł. Tymczasem w latach 2021-2022 nie przekraczała 20 mld zł rocznie.

Rosną koszty dla ZUS-u

Więcej kontroli oczywiście kosztuje też sam ZUS. W zeszłym roku kosztowały blisko 200 mln zł, co oznacza, że niemal się podwoił w stosunku do roku 2021, kiedy wyniósł 108,3 mln zł. W latach 2021-2024 koszty kontroli oraz zadań przed i pokontrolnych rosły średnio każdego roku o ok. 22 proc. ZUS tłumaczy to „inflacją, oraz zwiększeniem liczby zrealizowanych kontroli”. Wzrósł też koszt jednostkowy kontroli. W zeszłym roku było to ł 4,6 tys. zł, a w latach 2021-2022 kosztowało 3,7 tys. zł. 

Przeczytaj też: O tym politycy nie chcą mówić. Oto realny obraz ubóstwa w Polsce. „Co mam kupić, jedzenie czy leki?”.