Każdy rolnik wkrótce zmierzy się z KSeF, i to szybciej, niż się spodziewa. Pierwszy poważny test nowego systemu czeka go już podczas wiosennego składania wniosków o dopłaty do paliwa rolniczego.
- 1 lutego 2026 r. rozpocznie się rewolucja w fakturowaniu.
- Dotknie ona też rolników, i to wszystkich, choć do tej pory wydawało się, że większa część z nich, jeszcze długo będzie mogła spać (w miarę) spokojnie.
- Zagrożone przez KSeF może być rozliczanie refundacji dla rolników.
Krajowy System e-Faktur (KSeF), który ruszy od 1 lutego 2026 r., już niedługo stanie się standardem dla większości przedsiębiorców, w tym rolników prowadzących działalność gospodarczą. Tak, jak o tym pisaliśmy na farmer.pl z faktur ustrukturyzowanych nie będą musieli korzystać rolnicy ryczałtowi, jednak będą mieli taką możliwość. Dla nich przewidywaną datą dołączenia jest 1 kwietnia 2026 r. Do tego czasu ich rozliczenia powinny odbywać się na dotychczasowych zasadach
Złudne daty
Jeśli rolnik prowadzi działalność gospodarczą do systemu musi przystąpić już 1 lutego 2026 r lub 1 kwietnia 2026 roku, w zależności od osiągniętego obrotu w 2024 roku. Chyba, że ma niewielkie obroty – do 10 tys. zł obrotów ze sprzedaży miesięcznej – wówczas obowiązek KSeF przesunięty jest na 1 stycznia 2027 r. – Ale niestety, to jest trochę złudna data przystąpienia do KSeF-u. Największe firmy mają obowiązek przystąpić do niego 1 lutego 2026 r. i one już wtedy będą wystawiać faktury w tym systemie. Ci mniejsi, jeżeli chcą pobrać tę fakturę, która stanowi dla nich fakturę kosztową (np. faktura za paliwo), muszą się zalogować do KSeF-u wcześniej, aby ją odebrać. Tak więc większość rolników-przedsiębiorców będzie się musiała zalogować do systemu już w lutym, żeby pobrać swoje faktury – przyznaje w rozmowie z farmer.pl Monika Piątkowska, doradca podatkowy fillup.pl i e-pity.pl.
Uczula przy tym, że może być tak, że firmy wystawią rolnikom wizualizację faktury w pdf-ie (z graficznymi kodami QR pozwalającymi na połączenie z KSeF), ale ona nie będzie dokumentem, tak jak dotąd papierowe faktury. Tak naprawdę do wszelkich rozliczeń będzie obowiązywał plik XML – ten, który jest w zapisany w „bebechach” KSeF.
Czy rolnicy mogą liczyć na jakieś szkolenia z KSeF?
Rolnicy, jak wszyscy inni podatnicy VAT mogą skorzystać z oferowanych przez różne instytucje, w tym ministerstwo finansów lub firmy prywatne (doradcy podatkowi) szkoleń. Trzeba poszukać. A czy można wszystko zrzucić na Biuro Rachunkowe? – Biura Rachunkowe mogą nie chcieć i nie muszą brać na siebie tej nowej odpowiedzialności. Ale trzeba się upewnić, bo to też zależy od tego, na jakich programach takie biuro pracuje – są takie, które będą pomagały. Przykładowo rolnik w oprogramowaniu będzie odhaczał te faktury, które są zweryfikowane i są ok, a biuro rachunkowe zgodnie z tą weryfikacją będzie je księgowało na podstawie zapisów w programie. Różnie sobie biura ustalają tę współpracę ze swoimi klientami – przyznaje Monika Piątkowska.
Rozliczanie refundacji dla rolników zagrożone przez KSeF
Jak zauważyła ostatnio „Rzeczpospolita”, rząd wspiera hodowców trzody chlewnej specjalnym programem dla rynku wieprzowiny. Kto stara się o takie wsparcie, składa stosowny wniosek do Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa. Dołącza do niego kopie faktur VAT za sprzedane świnie czy za remont chlewu. Tak przewidują stosowne rozporządzenia Rady Ministrów. Co będzie dołączał po 1 lutego? Nie ogłoszono na razie żadnego projektu, który by dostosowywał procedurę „świńskich” refundacji do nowych realiów fakturowych. A przecież po 1 lutego już nie będzie kopii takich faktur, a jedynie ich wirtualne oryginały w KSeF.
Kolejny problem to paliwo do traktorów. Rolnicy powszechnie korzystają ze zwrotów akcyzy od paliwa zużywanego w swoich gospodarstwach. Dwa razy w roku składają w tym celu wnioski w swoich urzędach gmin. Dziś do tych wniosków dołączają faktury VAT za paliwo. Co złożą po wejściu w życie KSeF? Tego też dziś nie wiadomo. Pół biedy, jeśli rolnik nie jest podatnikiem VAT – wtedy dostanie fakturę poza KSeF (bo dla osób nieprowadzących biznesu faktury będą wystawiane „po staremu”). Ale więksi przedsiębiorcy rolni będą otrzymywali faktury wyłącznie przez ten system. Czy urząd gminy sam sprawdzi ich fakturę w systemie? Procedur na razie brak.
– No niestety, będziemy ten system testować na „żywym organizmie”. Wydaje mi się, że na początku te faktury na pewno będą drukowane, mimo wszystko, do wglądu dla innych jednostek. Słyszałam takie głosy, że urzędy na początku przy kontrolach będą te dokumenty drukować, natomiast jak to dalej pójdzie to nie wiadomo. My dopiero zaczynamy ten proces – przyznaje Monika Piątkowska. I dodaje, że kolejnym problemem będzie – przy rozliczaniu wszelkich programów pomocowych – dosyłanie załączników do faktur. Ktoś po drugiej stronie będzie musiał te faktury z załącznikami wysłanymi oddzielnie łączyć….
Już teraz po certyfikat
KSeF 2.0, czyli docelowy systemem do obsługi faktur zostanie udostępniony przez Ministerstwo Finansów dokładnie 1 lutego 2026 r. – Ale już dziś można wystąpić o uprawnienia: czyli certyfikaty do logowania, tokeny do uwierzytelniania się. Warto sprawdzić, czy nasze dotychczasowe programy do fakturowania będą obsługiwały KSeF. Polecam też zapytać swoich księgowych, jakie oni przyjmują procedury, jeżeli chodzi o ten nowy system – uczula Monika Piątkowska, doradca podatkowy fillup.pl i e-pity.pl.
©
Materiał chroniony prawem autorskim – zasady przedruków określa regulamin.