29 grudnia 2025,
Paweł Mikos
| aktualizacja: 29 grudnia 2025
fot. Canva
Rok 2026 będzie księgową rewolucją w całej gospodarce, w tym w rolnictwie. W pierwszych miesiącach wejdzie obowiązkowy KSeF dla rolników. Czym się różni KSeF dla rolników VAT-owców od tego dla ryczałtowców? Jak wystawić w KSeF fakturę VAT a jak fakturę RR? Czy potrzebny będzie NIP gospodarstwa i ile kosztuje wdrożenie KSeF w gospodarstwie?
Obowiązkowy KSeF obejmie także rolnictwo
Już od 1 lutego 2026 roku zaczyna działać Krajowy System e-Faktur (KSeF). To państwowa platforma służąca do wystawiania, przesyłania oraz bezpiecznego przechowywania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML.
Oficjalnie rząd wdraża KSeF, aby zautomatyzować procesy księgowe, wyeliminować błędy przy przepisywaniu danych oraz skuteczniej walczyć z nadużyciami podatkowymi. Dla gospodarzy oznacza to koniec z papierowymi dokumentami i PDF-ami, które zastąpi cyfrowa archiwizacja przez okres 10 lat.
Jednak wiąże się to także z szeregiem przygotowań do wdrożenia KSeF w gospodarstwie oraz nowymi obowiązkami.
Terminy wdrożenia KSeF dla rolników
Wprowadzenie systemu nastąpi etapami, co ma ułatwić podatnikom, w tym rolnikom dostosowanie się do nowych wymogów technicznych.
W pierwszym okresie, czyli od 1 lutego 2026 roku, wszystkich podatników obejmie obowiązek przyjmowania e-faktur przez system KSeF.
Natomiast terminy obowiązkowego wystawiania faktur przez KSeF zależą od wielkości przychodów danej firmy czy gospodarstwa rolnego:
- od 1 lutego 2026 r. – dla przedsiębiorstw, których wartość sprzedaży za 2024 r. przekroczyła 200 mln zł wraz z podatkiem,
- od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców, w tym większości MŚP oraz gospodarstw rolnych.
- od 1 stycznia 2027 r. – dla podmiotów, których transakcje obejmują kwoty do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie.
Rolnik VAT-owiec a KSeF
Status podatkowy rolnika ma kluczowe znaczenie dla sposobu korzystania z nowego systemu. Każdy rolnik VAT-owiec, posiadający numer NIP, musi od 1 lutego lub od 1 kwietnia 2026 roku wystawiać faktury dokumentujące sprzedaż produktów rolnych wyłącznie przez KSeF.
System automatycznie nada każdemu dokumentowi unikatowy numer identyfikacyjny, bez którego faktura będzie uznana za nieważną. Więcej o wystawianiu faktur przez rolników przeczytasz niżej.
Czy rolnik ryczałtowiec musi wystawiać faktury RR w KSeF?
Zupełnie inaczej sytuacja wygląda, w przypadku rolnika ryczałtowca. Osoby korzystające ze zwolnienia z VAT, w tym właśnie rolnicy ryczałtowcy, nie muszą obowiązkowo wystawiać faktur w systemie w 2026 roku. W przypadku faktur VAT RR ich wystawianie w KSeF będzie dobrowolne i zależy wyłącznie od decyzji rolnika ryczałtowca.
– Rolnik ryczałtowy nie ma obowiązku korzystania z KSeF, bo nie wystawia faktur VAT w zwykłym trybie. Jednak, jeśli chcesz — np. dla wygody albo gdy kontrahent tego oczekuje – Twoja faktura może znaleźć się w KSeF. Jednak najpierw musisz się zarejestrować w systemie i złożyć oświadczenie o wyrażeniu zgody na wystawienie faktury przez nabywcę – wyjaśnia Agata Stachowiak znana jako „Księgowa Rolnika”.
Aby nabywca mógł wystawiać VAT RR w KSeF, rolnik ryczałtowy musi udzielić nabywcy (podatnikowi VAT) odpowiedniego uprawnienia w systemie. Rolnik powinien również złożyć oświadczenie potwierdzające status rolnika ryczałtowego. Warto także zwrócić uwagę, że każda transakcja z nabywcą, który uzyskał od rolnika uprawnienia będzie wystawiana w KSeF aż do odwołania. Natomiast, jeśli rolnik nie przekaże uprawnień, wówczas faktura VAT RR będzie dalej wystawiana poza systemem KSeF na podobnych zasadach jak dotychczas.
Natomiast w przypadku zakupów dokonywanych przez rolnika ryczałtowca, sprzedawca będzie musiał wystawić tylko paragon fiskalny. Jeżeli jednak rolnik będzie chciał otrzymać na dany towar fakturę, wówczas to będzie musiał ją wystawić w KSeF.
Logowanie i dostęp do KSeF
Dostęp do platformy nie wymaga zakładania specjalnego konta, lecz uwierzytelnienia tożsamości. Aby się zalogować do systemu KSeF należy wejść na stronę https://ksef.podatki.gov.pl/. Logowanie następuje przy użyciu swojego NIP-u oraz Profilu Zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
W przypadku spółek konieczne może być wcześniejsze złożenie formularza ZAW-FA w urzędzie skarbowym, jeśli podmiot nie posiada pieczęci kwalifikowanej.
Warto również pamiętać, że jeśli na co dzień rolnik korzysta z usług biura księgowego, to może on nadać uprawnienia do obrotu fakturami w ramach KSeF.
Czy rolnik musi mieć NIP, żeby wystawiać fakturę w KSeF
– Aby korzystać z systemu, konieczne jest uwierzytelnienie i posiadanie NIP. Dotyczy to również rolników ryczałtowych, którzy chcą się logować do KSeF. Rolnik może użyć podpisu zaufanego (bezpłatnie) lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Po zalogowaniu otrzymuje tzw. uprawnienia właścicielskie i może wystawiać i odbierać faktury, nadawać uprawnienia innym osobom (np. księgowemu), zarządzać uprawnieniami do VAT RR – wyjaśnia Andrzej Przepióra, ekspert z Wielkopolskiej Izby Rolniczej.
Wystawianie faktur w KSeF krok po kroku
Prawidłowo wystawiona faktura w KSeF musi zawierać wszystkie elementy przewidziane w ustawie o VAT, a system odrzuci plik, jeśli zabraknie w nim wymaganych pól. Dokumenty wystawiane w KSeF to faktury ustrukturyzowane i muszą mieć jednolity format XML zgodny ze strukturą logiczną FA3. Co więcej każda faktura w KSeF ma swój unikalny numer. Na e-fakturze muszą znaleźć się obowiązkowo takie informacje jak: dane sprzedawcy i nabywcy, opis towaru lub usługi, ilość i jednostki miary, kwoty oraz stawki VAT, jak również daty.
Co można korygować na fakturach w ramach KSeF?
Po wejściu w życie KSeF zmieni się również sposób poprawiania wystawionych już dokumentów.
– Faktura w KSeF nie może być poprawiana ani anulowana po nadaniu numeru systemowego – wskazuje Andrzej Przepióra z WIR. Wszystkie pomyłki można „poprawić” wyłącznie poprzez wystawienie faktury korygującej wewnątrz systemu.
– W przypadku korekt niewpływających na wartość podstawy opodatkowania i kwotę podatku (np. data sprzedaży, oznaczenie FP, TP, adnotacja MPP, symbole GTU) w fakturze korygującej należy wskazać prawidłową treść korygowanych pozycji – informuje Ministerstwo Finansów.
Na czym polega faktura-korekta „do zera”?
Natomiast nie będzie możliwości prostego anulowania faktury, nawet jeśli przez przypadek podaliśmy błędny NIP nabywcy. W takiej sytuacji rolnik będzie musiał wystawić tzw. fakturę-korektę „do zera”. Dopiero po wyzerowaniu błędnego dokumentu możemy wystawić nową, poprawną fakturę dla właściwego kontrahenta.
Odbiór otrzymanych faktur w KSeF
Również odbiór faktury zakupowych będzie odbywał się poprzez platformę KSeF. Jednak warto zwrócić uwagę, że system nie będzie wysyłał żadnych powiadomień o nowych dokumentach. Żeby sprawdzić czy jakieś otrzymaliśmy, należy się zalogować na portal.
Oczywiście możliwe jest również otrzymywanie faktur bezpośrednie do systemu księgowego, jeśli rolnik z takiego korzysta. Jednak taki system musi być kompatybilny z KSeF i wcześniej należy go zintegrować z własnym kontem w KSeF.
Problemy z Internetem to nie koniec świata
KSeF dla rolników może być problematyczny jeszcze z jednego powodu – dostępu do Internetu. A na obszarach wiejskich czasami jest z tym problem i na dodatek, gdy dojdzie do awarii sieci, usunięcie usterek trwa znacznie dłużej niż w mieście.
– Internet jest niezbędny do wystawiania faktur w KSeF. W przypadku niekorzystania z internetu jedną z opcji jest nadanie uprawnień innej osobie do wystawiania faktur np. pracownikowi biura rachunkowego. Obowiązek korzystania z KSeF został odroczony do lutego 2026 r. m.in. w celu stworzenia zaplecza technicznego pozwalającego na korzystanie z KSeF – podaje resort finansów.
Z tego powodu twórcy systemu wprowadzili tzw. tryb offline24. Pozwala on na wystawienie faktury lokalnie, a następnie przesłanie jej do centralnej bazy KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym. Jeśli natomiast wystąpi ogólnopolska awaria systemu ogłoszona przez Ministerstwo Finansów, czas na przesłanie dokumentów wydłuża się do 7 dni roboczych od ustania problemów.
Ile kosztuje wdrożenie KSeF w gospodarstwie?
Wdrożenie KSeF dla rolników może być zarówno bezpłatne, jak i równocześnie może dość dużo kosztować. W dużym stopniu zależy to od wielkości gospodarstwa i liczby obsługiwanych faktur.
Ministerstwo Finansów udostępnia Aplikację Podatnika KSeF (w wersji online) oraz Aplikację Mobilną KSeF (do pobrania na smartfon). Są to narzędzia rządowe w pełni bezpłatne i z nich mogą korzystać wszyscy. Jednak w praktyce z takiego rozwiązania mogą korzystać głównie rolnicy wystawiający po kilka lub kilkanaście faktur miesięcznie.
Jednak duże gospodarstwa, które wystawiania miesięcznie po kilkaset lub kilka tysięcy faktur już teraz korzystają z dedykowanych systemów księgowych. Rozszerzenie ich o automatyczną obsługę KSeF to zazwyczaj wydatek od około 100 złotych po 5-6 tys. złotych. Chociaż koszty te zależą głównie od liczby wysyłanych do KSeF faktur oraz dodatkowych opcji.
Co z karami za niekorzystanie z KSeF?
Kodeks karny skarbowy wskazuje, że podatnik, który nie wystawia faktury lub wystawia ją w sposób wadliwy albo nierzetelny, musi liczyć się z sankcjami podatkowymi. Kary mogą wynieść od 180 do 720 stawek dziennych. A to oznacza, że w 2026 roku kary mogą wahać się od niemal 29 tys. zł do ponad 115 tys. zł.
Jednak jest w tym wszystkim także jedna dobra wiadomość – w 2026 roku skarbówka nie będzie nakładać żadnych kar za błędne użytkowanie KSeF.
To również Cię zainteresuje: KOWR sprzedaje 85-ha gospodarstwo po PGR. Kusi niska cena, ale są też haczyki
Źródło: Ksef.podatki.gov.pl, Krajowa Administracja Skarbowa, Wielkopolska Izba Rolnicza, Księgowa Rolnika
FAQ: Obowiązkowy KSeF dla rolników od 2026 – kogo dotyczy? Jakie koszty i kary?
Co to jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?
KTemu Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma do wystawiania, przesyłania oraz przechowywania faktur w formacie XML, która zacznie działać od 1 lutego 2026 roku. Dzięki KSeF procesy księgowe mają być zautomatyzowane, co zmniejszy błędy i ułatwi walka z nadużyciami podatkowymi.
Kiedy rolnicy muszą zacząć korzystać z KSeF?
Rolnicy muszą zacząć korzystać z KSeF w zależności od swoich przychodów: od 1 lutego 2026 roku dla firm z przychodami powyżej 200 mln zł, od 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych przedsiębiorców, w tym większości MŚP oraz gospodarstw rolnych, a od 1 stycznia 2027 roku dla podmiotów z niskimi przychodami.
Czy rolnik ryczałtowy musi wystawiać faktury w KSeF?
Rolnicy ryczałtowi nie mają obowiązku wystawiania faktur w KSeF. Mogą dobrowolnie korzystać z tej opcji, ale muszą się wcześniej zarejestrować w systemie i udzielić nabywcy odpowiednich uprawnień.
Ile kosztuje wdrożenie KSeF w gospodarstwie?
Koszt wdrożenia KSeF może być zróżnicowany. Ministerstwo Finansów oferuje darmowe aplikacje, które mogą być wystarczające dla małych gospodarstw. Duże gospodarstwa, które potrzebują zaawansowanych systemów księgowych, mogą ponieść koszty od 100 zł do 6 tys. zł w zależności od liczby faktur.
Jakie są kary za nieprzestrzeganie zasad KSeF?
Podatnicy, którzy nie wystawią faktury lub zrobią to wadliwie, mogą być ukarani grzywną w wysokości od 180 do 720 stawek dziennych, co może wynieść od około 29 tys. zł do ponad 115 tys. zł. W 2026 roku nie będą jednak nakładane kary za błędne użytkowanie KSeF.
Podziel się artykułem w mediach społecznościowych
Obserwuj nas w Google News. Bądź na bieżąco!
Newsletter
Bądź na bieżąco z informacjami z rynku rolnego