Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) może stać się początkiem największej transformacji rynku usług księgowych od lat. Eksperci ostrzegają: to nie jest zwykła zmiana technologiczna. To test dojrzałości operacyjnej, który dla wielu firm może oznaczać konieczność kosztownych inwestycji albo marginalizację.
KSeF to nie aktualizacja systemu. To test dojrzałości firm
Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) może stać się jednym z kluczowych czynników zmieniających strukturę rynku usług księgowych w Polsce. Rosnąca presja regulacyjna i technologiczna zwiększa znaczenie skali działania, automatyzacji oraz standaryzacji procesów. Zdaniem Aider Polska (dawniej MDDP Outsourcing), sektor wchodzi w etap strategicznych decyzji, które mogą przyspieszyć konsolidację rynku.
KSeF nie jest wyłącznie projektem technologicznym ani kolejnym obowiązkiem administracyjnym. To zmiana, która w praktyce weryfikuje dojrzałość operacyjną i technologiczną firm – zarówno po stronie przedsiębiorstw, jak i podmiotów świadczących usługi outsourcingowe.
„KSeF w czasie rzeczywistym pokaże jakość procesów, integracji systemów i odpowiedzialności za dane. Dla wielu organizacji będzie to moment prawdy w zakresie ich modelu operacyjnego” – mówi Rafał Michniewicz, Prezes Zarządu Aider Polska. „To projekt organizacyjny, a nie wyłącznie księgowy czy IT.”
Presja technologii i skali. Archaiczne modele mogą nie przetrwać
Wprowadzenie obowiązkowego e-fakturowania oznacza fundamentalny wzrost znaczenia pełnej integracji systemów sprzedażowych z księgowością, bieżącej walidacji danych oraz skrócenia czasu reakcji na błędy operacyjne, ale także daje możliwość na jeszcze sprawniejsze i szybsze dostarczanie danych finansowych do podejmowania decyzji. W praktyce może zmienić to sposób funkcjonowania całych organizacji, w szczególności tych których procesy księgowe wyglądały bardziej tradycyjnie, lub korzystały z tak działających dostawców usług księgowych.
Firmy będą musiały odpowiedzieć sobie na pytanie czy w starych procesach wystarczy „dobudować” integrację z KSeF, czy jednak należy inwestować w automatyzację, ujednolicenie procesów oraz nowe kompetencje zespołów. Jednocześnie kluczowa stanie się zdolność do zarządzania dużą skalą operacji w sposób powtarzalny i kontrolowany.
Dalszy ciąg materiału pod wideo
Wiele firm księgowych będzie pod rosnącą presją. Oczekiwanie, że firma księgowa najpierw pobierze dane z KSeF, a następnie wyśle do klienta księgowania do zatwierdzenia w mailu – to kurczowe trzymanie się archaicznych modeli które przegrywają z dzisiejszą rzeczywistością zarówno w kontekście oczekiwań co do czasu procesowania danych, jak i ryzyk związanych z takim podejściem. Te podmioty które do tej pory nie inwestowały w elektroniczne obiegi dokumentów oraz automatyzacje – będą stały przed wyborem inwestycja albo marginalizacja. „Widzimy wyraźnie, że przyszłość należy do podmiotów łączących kompetencje księgowe z technologią i skalą działania” – podkreśla Michniewicz.
Rynek usług księgowych w punkcie zwrotnym
Rynek usług księgowych w Polsce pozostaje silnie rozdrobniony, a jednocześnie obciążony rosnącymi wymogami regulacyjnymi, kosztami technologii i oczekiwaniami klientów dotyczącymi raportowania oraz transparentności danych. Zdaniem ekspertów Aider Polska właśnie te czynniki będą przyspieszać procesy konsolidacyjne w sektorze. Część podmiotów zdecyduje się na inwestycje i budowę większej skali działania, inne mogą rozważać połączenia z większymi organizacjami.
„Widzimy rosnącą gotowość rynku do zmian strukturalnych. Jako część międzynarodowej grupy realizujemy długofalową strategię wzrostu – zarówno organicznego, jak i poprzez akwizycje – odpowiadając na nowe wyzwania regulacyjne i operacyjne” – wskazuje prezes Michniewicz. Konsolidacja może znacząco przyspieszyć.
KSeF zmienia rolę outsourcingu i CFO
KSeF zmienia także perspektywę zarządczą. Dane sprzedażowe trafiają do administracji niemal w czasie rzeczywistym, co oznacza, że odpowiedzialność za ich poprawność wykracza poza dział księgowości i obejmuje sprzedaż, IT oraz zarząd. System skraca dystans między operacją a konsekwencją. Błędy, opóźnienia i niespójności będą szybciej identyfikowane, a organizacje zmuszone do większej dyscypliny procesowej.
„KSeF to punkt zwrotny dla całego sektora. W dłuższej perspektywie zyskają podmioty, które łączą technologię, skalę i jednolite standardy operacyjne. To kolejny ważny krok do redefinicji modeli biznesowych w usługach księgowych” – podsumowuje Rafał Michniewicz. Jedno jest pewne: dla rynku księgowości w Polsce zaczyna się nowa era.