Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur zmieni nie tylko sposób wystawiania dokumentów sprzedaży, ale także prowadzenie ewidencji księgowej i podatkowej w firmach. Wraz z jego wdrożeniem numer faktury nadany w KSeF stanie się kluczowym identyfikatorem dokumentu wykorzystywanym również w innych obszarach raportowania, w tym w rozliczeniach VAT oraz nowych strukturach JPK. Oznacza to dla przedsiębiorców konieczność dostosowania systemów księgowych i procedur ewidencyjnych.
Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to nie tylko zmiana sposobu wystawiania i odbierania faktur. W praktyce oznacza ono również istotne konsekwencje dla prowadzenia ewidencji księgowej i podatkowej. Jedną z kluczowych zmian jest konieczność posługiwania się numerem faktury nadanym w systemie KSeF także w innych obszarach dokumentacji księgowej i podatkowej
– wskazuje Beata Tęgowska, ekspertka ds. księgowości i płac w firmie Systim.pl.
Każda faktura ustrukturyzowana przesłana do KSeF otrzymuje unikalny numer identyfikujący dokument w systemie. Zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług numer ten staje się podstawowym identyfikatorem faktury w obrocie gospodarczym. W praktyce oznacza to, że podatnicy powinni uwzględniać go nie tylko w procesie fakturowania, lecz także w innych elementach dokumentacji księgowej, w tym przy wystawianiu faktur korygujących czy dokumentów powiązanych z pierwotną transakcją.
Konsekwencją wprowadzenia KSeF jest także rozszerzenie wykorzystania numeru nadanego w systemie w ewidencjach podatkowych. Numer KSeF będzie pełnił istotną rolę w rozliczeniach VAT, w szczególności w ewidencji sprzedaży i zakupów przekazywanej w strukturach Jednolitego Pliku Kontrolnego. Coraz większe znaczenie będzie miał również w dokumentacji stanowiącej podstawę sporządzania nowych struktur raportowych JPK_KR_PD dotyczących ksiąg rachunkowych i podatku dochodowego.
Jak podkreśla Beata Tęgowska z Systim.pl, w praktyce oznacza to konieczność dostosowania systemów finansowo-księgowych tak, aby numer KSeF był automatycznie przypisywany do zapisów księgowych oraz ewidencji podatkowych. – Wprowadzenie obowiązkowego KSeF sprawia, że numer nadany przez system staje się centralnym identyfikatorem faktury w całym systemie raportowania podatkowego przedsiębiorstwa. Dlatego firmy już dziś powinny zadbać o odpowiednie przygotowanie procedur oraz integrację systemów księgowych z KSeF – podkreśla ekspertka.