Praca zdalna na stałe weszła do sposobu działania firm. Widać to w danych – według GUS w II kwartale 2024 roku około 10,2% pracujących wykonywało obowiązki w trybie zdalnym, a jeśli uwzględnić także model mieszany, odsetek ten jest wyraźnie wyższy. To zmienia nie tylko miejsce wykonywania pracy, ale przede wszystkim sposób jej obsługi od strony kadrowej. Odpowiedzią na to wyzwanie staje się outsourcing HR.
Dlaczego obsługa pracowników zdalnych i hybrydowych jest bardziej wymagająca?
Praca zdalna zwiększa liczbę operacji administracyjnych i wydłuża ścieżki decyzyjne w HR, co bezpośrednio wpływa na czas obsługi pracownika.
W modelu stacjonarnym wiele działań było natychmiastowych. Dokument można było podpisać w kilka minut, a błędy wyjaśnić bezpośrednio.
W modelu rozproszonym każda taka sytuacja wymaga procesu: przesłania dokumentu, akceptacji, weryfikacji i archiwizacji.
Z raportu McKinsey & Company „The future of work after COVID-19” wynika, że organizacje z dużym udziałem pracy zdalnej notują wyraźny wzrost liczby interakcji administracyjnych między pracownikiem a działem HR. Nie chodzi o samą pracę, a o jej obsługę.
To powoduje, że bez zmiany podejścia:
czas obsługi rośnie,
liczba błędów się zwiększa,
kontrola nad procesami maleje.
Gdzie pojawiają się największe problemy w HR przy pracy zdalnej?
Największe trudności wynikają z rozproszenia danych i braku jednego spójnego środowiska pracy dla procesów kadrowych.
To oznacza, że dane pracownika funkcjonują w kilku miejscach jednocześnie. Część informacji znajduje się w systemie HR, część w plikach, część w komunikacji mailowej. Każda zmiana, nawet drobna, wymaga synchronizacji.
Z raportu Deloitte „Global Human Capital Trends 2023” wynika, że ponad połowa organizacji wskazuje brak integracji systemów HR jako jedną z głównych barier w zarządzaniu pracą hybrydową. To pokazuje skalę problemu.
W takich warunkach:
obieg dokumentów wydłuża się,
rozliczenia wymagają dodatkowej kontroli,
komunikacja z pracownikiem przestaje być płynna.
Jak outsourcing zmienia obsługę pracowników zdalnych?
Outsourcing centralizuje procesy kadrowe i eliminuje rozproszenie danych, dzięki czemu obsługa pracowników staje się spójna i przewidywalna.
W modelu outsourcingowym wszystkie operacje są realizowane w jednym środowisku. Nie ma potrzeby łączenia danych z różnych źródeł ani ręcznego kontrolowania każdego etapu.
Zamiast tego pojawia się:
jednolity obieg dokumentów,
standaryzacja procesów,
stała kontrola nad danymi.
W efekcie firma zyskuje większą kontrolę nad procesami, które wcześniej były rozproszone.
Właśnie dlatego rozwiązania takie jak outsourcing kadr i płac dla firm są coraz częściej wykorzystywane w organizacjach pracujących w modelu hybrydowym.
Jak wygląda obsługa pracownika w modelu outsourcingowym?
Procesy są zautomatyzowane i oparte na jasno określonych ścieżkach, co skraca czas obsługi i ogranicza ryzyko błędów.
Każdy proces, od wniosku urlopowego po zmianę warunków zatrudnienia, przebiega według ustalonego schematu.
Pracownik składa wniosek w systemie.
System przekazuje go do akceptacji.
Po zatwierdzeniu dane są automatycznie aktualizowane.
Nie ma potrzeby ręcznego przekazywania informacji między działami.
Co zyskuje firma przy pracy zdalnej i outsourcingu?
Największą zmianą jest uporządkowanie procesów i ograniczenie ryzyka operacyjnego w obszarze kadr i płac.
W modelu rozproszonym brak spójności danych szybko prowadzi do problemów. Outsourcing eliminuje ten element, ponieważ wszystkie procesy są prowadzone w jednym środowisku.
To przekłada się na:
krótszy czas obsługi pracowników,
większą kontrolę nad danymi,
mniejsze obciążenie zespołu HR,
łatwiejsze skalowanie organizacji.
Kiedy outsourcing ma największe znaczenie?
Największą wartość przynosi w firmach z rozproszonymi zespołami i rosnącą liczbą procesów kadrowych.
Dotyczy to szczególnie organizacji, które:
zatrudniają pracowników w różnych lokalizacjach,
rozwijają się i zwiększają liczbę etatów,
mają ograniczone zasoby w dziale HR.
W takich warunkach utrzymanie spójnych procesów wewnętrznie staje się coraz trudniejsze.
Outsourcing pozwala uporządkować te działania bez rozbudowy struktury organizacyjnej.
Co decyduje o skuteczności wdrożenia?
Efekt zależy od jakości wdrożenia i dopasowania procesów do sposobu działania firmy.
Najlepsze rezultaty pojawiają się wtedy, gdy:
Firmy takie jak HRK realizują takie projekty w oparciu o sprawdzone modele operacyjne, które są dostosowane do pracy z zespołami rozproszonymi.
Źródła:
https://www.mckinsey.com/featured-insights/future-of-work/the-future-of-work-after-covid-19
https://www.deloitte.com/us/en/insights/topics/talent/human-capital-trends.html
https://www.inforlex.pl/dok/tresc%2CFOB0000000000006683165%2CGUS-W-formie-pracy-zdalnej-w-II-kw-2024-r-pracowalo-w-Polsce-10-2-proc-ogolu-pracujacych.html