- Rosnąca luka kadrowa wymusza zmianę podejścia firm. Pracodawcy coraz częściej muszą traktować legalizację pracy cudzoziemców jako element strategii działania.
- Od grudnia 2025 r. legalizacja pracy jest droższa. Znacząco wzrosły opłaty za oświadczenia i zezwolenia na pracę, a opłaty są bezzwrotne.
- Nowe obowiązki zgłoszeniowe i problemy wizowe sprawiają, że spontaniczne zatrudnianie cudzoziemców staje się coraz trudniejsze. Na znaczeniu zyskują kandydaci posiadający już ważne dokumenty pobytowe i pracownicze.
Od 1 grudnia obowiązują nowe przepisy dotyczące zatrudniania cudzoziemców, które głównie dotyczą opłat dokonywanych za legalizację pracy oraz nakładają nowe obowiązki formalne na pracodawców.
Według najnowszych danych GUS, w czerwcu 2025 r. pracę w Polsce wykonywało blisko 1,1 mln cudzoziemców (wzrost o 6,5 proc. rok do roku).
Zatrudnienie cudzoziemców. Zmiany w prawie od grudnia 2025 roku
Zgodnie z rozporządzeniem, które obowiązuje od 1 grudnia, zmianie uległy opłaty wnoszone w związku ze złożeniem wniosku o wydanie zezwolenia na pracę. Wynoszą one:
- 200 zł – w przypadku gdy podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi zamierza powierzyć ją na podstawie zezwolenia na pracę na okres nieprzekraczający 3 miesięcy;
- 400 zł – w przypadku gdy podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi zamierza powierzyć ją na podstawie zezwolenia na pracę na okres przekraczający 3 miesiące;
- 800 zł – w przypadku gdy podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi zamierza delegować cudzoziemca na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;
- 100 zł – w przypadku gdy podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi zamierza powierzyć ją na podstawie zezwolenia na pracę sezonową.
– Wielu pracodawców było zaskoczonych wysokością podwyżek i tym, że zaczęły obowiązywać praktycznie natychmiast. Wyższe koszty i bezzwrotność opłat oznaczają, że każda decyzja rekrutacyjna wymaga dziś większej ostrożności i analizy ryzyka. Firmy muszą działać bardziej świadomie, ponieważ błędy formalne mają dziś wymierne konsekwencje, zarówno kosztowe, jak i organizacyjne – komentuje starsza koordynatorka projektu w Job Impulse Paulina Zapart.
Co więcej, nowe przepisy zwiększają odpowiedzialność pracodawców w zakresie zgłoszenia rozpoczęcia i zakończenia pracy. Odpowiedzialność przesuwa się – jak podaje Job Impulse w swojej analizie „Legalizacja pracy w nowej rzeczywistości” – na etap operacyjny, ponieważ pracownik nie może rozpocząć pracy przed zgłoszeniem jej rozpoczęcia, co w firmach o systemach zmianowych wymaga lepszej organizacji i ogranicza możliwość reagowania z dnia na dzień.
Rośnie rola tych kandydatów, którzy posiadają już ważne dokumenty
W myśl nowych przepisów rośnie rola tych kandydatów, którzy posiadają już ważne dokumenty pobytowe lub pracownicze. Okazuje się, że ich zatrudnienie będzie krótsze, tańsze i mniej ryzykowne.
– Spontaniczne zatrudnianie „na już” będzie znacznie trudniejsze niż dotąd, a osoby posiadające ważne dokumenty pobytowe staną się jeszcze bardziej konkurencyjne i trudniejsze do pozyskania. Spodziewamy się, że w najbliższych miesiącach firmy, które wcześniej nie zatrudniały cudzoziemców, będą podejmowały decyzje ostrożniej – mówi Paulina Maćkowiak, menedżerka ds. rekrutacji w Job Impulse.
Jak dodaje, z drugiej strony, jeśli pracodawca zdecyduje się pokryć wyższe koszty zezwoleń, będzie bardziej skłonny myśleć o pracownikach długoterminowo.
– Nowe przepisy mogą zetem w pewnym sensie wzmocnić wagę stabilności zatrudnienia i inwestycji w ludzi – wyjaśnia .
Uzyskanie ważnych dokumentów staje się dla firm coraz większym wyzwaniem
Istotnym problemem staje się uzyskanie wiz, co ogranicza dostępność pracowników spoza Unii Europejskiej.
„W praktyce nawet kandydaci, którzy mają kompletny pakiet dokumentów, zapewnione zakwaterowanie, podpisaną umowę i wsparcie agencji pracy na miejscu, nie zawsze otrzymują wizę. Wnioski bywają odrzucane z powodów czysto formalnych, takich jak niewłaściwa kolejność załączników. Dodatkowym problemem jest samo złożenie wniosku – w wielu krajach dostęp do systemu rejestracji jest skrajnie utrudniony, a kolejki wizowe są niedostępne tygodniami. Równocześnie rosną także opłaty wizowe” – czytamy w analizie Job Impulse.
– Luka kadrowa jest szczególnie widoczna w budownictwie, logistyce, transporcie oraz na stanowiskach technicznych, takich jak elektrycy czy spawacze. To obszary, w których od lat brakuje pracowników, a bez wsparcia cudzoziemców ciężko utrzymać płynność operacyjną. Obserwujemy dynamiczny wzrost liczby pracowników z Filipin, którzy stają się ważną częścią polskiego rynku pracy. To osoby mocno dbające o legalność zatrudnienia i świadome wartości stabilnej opieki administracyjnej. Często korzystają z reprezentacji pełnomocnika także po zmianie pracodawcy, ponieważ zależy im, by wszystkie formalności były prowadzone prawidłowo i bezpiecznie. Ten przykład pokazuje, że transparentne, przewidywalne procesy migracyjne są dziś nie tylko oczekiwaniem pracodawców, ale też potrzebą samych pracowników – mówi Łukasz Koszczoł, prezes Job Impulse.
Nowe przepisy o Państwowej Inspekcji Pracy a zatrudnienie cudzoziemców
Dużo zmienić może także reforma przepisów o Państwowej Inspekcji Pracy. Po wejściu w życie nowych przepisów inspektor pracy będzie mógł m.in. wydać decyzję administracyjną, która z mocy prawa przekształci umowę cywilnoprawną w umowę o pracę, także z datą wsteczną (maksymalnie do trzech lat).
Firmy zatrudniające cudzoziemców powinny niezwłocznie przeanalizować wszystkie umowy cywilnoprawne oraz kontrakty B2B, w szczególności te zawierane z obcokrajowcami, pod kątem ryzyka ich zakwestionowania przez PIP.
Równie istotne jest zweryfikowanie kompletności i prawidłowości dokumentów potwierdzających legalność pracy cudzoziemców. Po wejściu w życie nowelizacji ustawy o PIP na takie działania może być już za późno.
Jak wyjaśniał Artur Kornatowski, legal&administrative manager w Smart Solutions HR, reformę najdotkliwiej mogą odczuć cudzoziemcy pracujący w Polsce oraz firmy ich zatrudniające. Dlaczego?
Obcokrajowcy często są w Polsce zatrudniani na zleceniu lub B2B – głównie ze względu na elastyczność tych form i dotychczasowe praktyki rynkowe.
– Dla Polaka decyzja PIP to głównie zmiana tytułu ubezpieczenia. Dla cudzoziemca może to być kwestia „być albo nie być” w Polsce. Jeśli inspektor PIP uzna, że umowa zlecenia cudzoziemca powinna być etatem i wyda decyzję o przekształceniu, powstaje natychmiastowa niespójność: dokument legalizujący pracę mówi o zleceniu, a w rzeczywistości obowiązuje już umowa o pracę. Oznacza to, że dalsze świadczenie pracy jest nielegalne – do momentu uzyskania nowego zezwolenia. Jeśli pracodawca nie zdąży w porę uzupełnić formalności, obcokrajowiec traci możliwość legalnej pracy – wyjaśnia Artur Kornatowski.