Od 1 lutego Orlen, największy koncern paliwowy w Polsce, wprowadza nowe zasady dotyczące fakturowania dla przedsiębiorców. Na stacjach paliw nie będzie już możliwości otrzymania faktury VAT w tradycyjnej formie.

Wszystko za sprawą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który zmienia sposób dokumentowania transakcji. Zamiast drukowania faktury przy kasie, będzie ją trzeba pobrać bezpośrednio z centralnego systemu KSeF. Przedsiębiorca może to zrobić w swoim systemie księgowym lub pobrać fakturę przez aplikację Ministerstwa Finansów.

Jak podkreślają przedstawiciele Orlenu cytowani przez portal WNP, zmiana ta wynika z przepisów prawa, które wprowadzają obowiązek stosowania elektronicznego systemu fakturowania w całym kraju.

Czytaj też: Wydatki pracownicze w KSeF. Tak to trzeba robić

Czytaj także w BUSINESS INSIDER

Zmiany dotyczą nie tylko Orlenu. Inne sieci paliwowe, takie jak Shell, BP, Circle K, czy Moya również będą zobowiązane do wdrożenia nowych zasad. Choć różnice w podejściu mogą dotyczyć szczegółów, takich jak aplikacje flotowe czy tempo wdrożenia, wszystkie duże koncerny muszą dostosować się do wymogów KSeF.

Paragon z NIP jako rozwiązanie przejściowe

Jest jednak możliwość na obejście systemu. Ale tylko na jakiś czas. Przedsiębiorcy, którzy nie są jeszcze przygotowani na pełną integrację z KSeF, mogą tymczasowo korzystać z paragonów z NIP jako faktur uproszczonych.

Takie dokumenty są akceptowane dla transakcji do 450 zł i nie trafiają do systemu KSeF. Jednak to rozwiązanie będzie dostępne tylko do końca 2026 r. Po tym terminie nawet drobne zakupy będą musiały być rejestrowane w centralnym systemie.

Czytaj też: Chcesz być KSeF, to musisz uzyskać dostęp. Tłumaczymy kroki

Nowy system fakturowania ma na celu uproszczenie kontroli skarbowej, ale jednocześnie przenosi część obowiązków na przedsiębiorców. Firmy muszą zadbać o dostęp do KSeF, odbiór faktur oraz integrację swoich systemów księgowych z platformą.

Zmiana ta oznacza, że tankowanie na stacji benzynowej przestaje być prostą transakcją, a staje się początkiem procesu księgowego, za który odpowiada przedsiębiorca. Jak podkreślają eksperci, nowy model wymaga od firm nie tylko dostosowania technologicznego, ale także zmiany podejścia do codziennego zarządzania dokumentacją finansową.