KSeF. Co się zmieni?

Od lutego największe firmy będą miały obowiązek wystawiać wszystkie faktury dla przedsiębiorców w Krajowym Systemie e-Faktur, a pozostałe przedsiębiorstwa – małe i średnie – właśnie w KSeF znajdą wystawione dla nich dokumenty.

Start systemu rodzi wiele praktycznych, życiowych pytań, które zbieraliśmy przez cały tydzień pod adresem ekg@tok.fm. Na kilkadziesiąt godzin przed uruchomieniem KSeF na wiadomości od Słuchaczek i Słuchaczy TOK FM odpowiadała w porannym „EKG” Małgorzata Samborska, doradca podatkowy w Grant Thornton. Poniżej prezentujemy najważniejsze wątki wraz z komentarzem naszej ekspertki.

Kupuję leki w aptece i dotychczas dostawałem fakturę za ich zakup. Apteka jest dużą firmą, więc od lutego będzie wystawiała faktury w KSeF. Ja też będę chciał fakturę – do rozliczenia PIT. Czy dostanę jakiś dokument? Czy będę musiał go gdzieś szukać, pobierać, gdzieś się rejestrować?

Faktury konsumenckie – czyli faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej – nie muszą być objęte KSeF (ale mogą). Przedsiębiorca w tym przypadku ma wybór. Ale nawet jeśli nasz sprzedawca wystawi fakturę w KSeF – a my jesteśmy osobą fizyczną – musi nam ją udostępnić w sposób z nami uzgodniony, czyli tradycyjny (wydruk, mail).

Przedsiębiorcy często biorą faktury „na zapas”, a później ich nie rozliczają (bo na przykład księgowa powiedziała, że ten wydatek nie może być kosztem). Czy – jeśli faktura będzie w KSeF – to trzeba ją obowiązkowo rozliczyć, czy można postępować jak dotychczas?

Wszystko, co wpłynie do KSeF, przedsiębiorca musi potem „przerobić”. Nie oznacza to, że od razu księgujemy i odliczamy VAT. Należy jednak pamiętać, że takiej faktury „na zapas”, wystawionej w KSeF, nie można anulować i nie można jej „wyrzucić do kosza”. Ona po prostu w tym systemie będzie, przez najbliższych 10 lat. W związku z tym przedsiębiorca powinien świadomie podejmować decyzje – co wrzucamy w koszty (z pogranicza wydatków prywatnych i służbowych).

Jestem pracownikiem firmy X. Załóżmy, że jadę do hurtowni kupić odzież BHP i płacę za to 1000 złotych brutto – gotówką. Kasjerka mówi, że faktura VAT jest w KSeF. Jaką mam gwarancję, że po powrocie do firmy ta faktura rzeczywiście tam będzie i rozliczę wydatek u mojego pracodawcy?

Sprzedawca powinien wydać jakiś dokument potwierdzający tę transakcję. Gdyby tak się nie stało, warto poprosić o jakiś dowód przeprowadzenia transakcji – na przykład paragon. 

Warto też pamiętać, że przez cały 2026 rok można dostawać faktury z kasy fiskalnej, czyli wydruk na papierze termicznym, który dostajemy np. na stacjach benzynowych. Przedsiębiorcy taką fakturę też mogą dostać przez cały 2026 rok (ale nie muszą, bo jest to dobra wola i wybór kontrahenta). Ciągle też działają paragony z NIP – do kwoty 450 złotych. Opcji jest więc kilka.

Jestem małym podmiotem i mam jeszcze czas na wystawienie faktur w KSeF (mniejsze podmioty będą wystawiać e-Faktury od kwietnia). Skąd będę wiedzieć, że dostałam fakturę od innego, dużego podmiotu, jeśli jeszcze nie będę korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur?

KSeF nie będzie wysyłać powiadomień o tym, że została w nim wystawiona faktura dla firmy. W związku z tym przedsiębiorca musi się tam zalogować i sprawdzić, czy nie ma faktury. I to jest obowiązek, który istnieje już od 1 lutego, a nie od 1 kwietnia. Prawdopodobnie w początkowym okresie może być tak, że nawet ci więksi przedsiębiorcy będą informować, że wystawili fakturę w KSeF i będą dodatkowo wysyłać wizualizację tych faktur albo kod QR i powiadomienie.

Jak często powinno się logować do systemu? Z punktu widzenia przedsiębiorcy – to zależy, czy rozliczamy się w trybie miesięcznym, czy kwartalnym. Ekspertka zaleca przynajmniej raz w miesiącu.

Co oznacza limit 10 tysięcy złotych, który do przyszłego roku zwalnia najmniejsze firmy z KSeF? Jeśli w maju wystawię faktury na 8 tysięcy, mogę to zrobić tak, jak dotychczas? A jeśli w czerwcu – na 12 tysięcy – muszę to zrobić przez KSeF?

Przepis mówi o tym, że podatnik traci prawo do wystawiania faktur tradycyjnych, począwszy od faktury, w której przekroczono wartość 10 tysięcy złotych. To jest kwota z podatkiem VAT. W związku z tym, jeżeli w czerwcu wystawimy fakturę na 12 tysięcy złotych, to już powinna być faktura w KSeF.

Źródło: TOK FM