Od kilku dni działa Krajowy System e-Faktur. W największym uproszczeniu służy on do wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur. Przedsiębiorcy nadal jednak uczą się korzystania z nowego rozwiązania, dlatego kolejne instytucje i firmy  wyjaśniają, na jakich zasadach system będzie funkcjonował. Komunikat rozwiewający wątpliwości wydała m.in. sieć Biedronka. 

KSeF w Biedronce. Sieć tłumaczy, jak działa

W popularnym dyskoncie z systemu można skorzystać od 1 lutego tego roku. Sieć zastrzega jednak, że do końca 2026 r. „faktury VAT wystawione na kasach fiskalnych, w tym faktury uproszczone, nie będą wysyłane do KSeF”. W jakich przypadkach więc faktura trafi do nowego systemu?

Otóż, jak wyjaśnia Biedronka, paragony z NIP-em powyżej 450 zł wymagają wystawienia do nich faktur VAT w biurze kierownika sklepu. I w takim przypadku faktura zostanie wysłana do KSeF, a klient otrzyma jej wizualizację. Wizualizacja faktury zawiera jeden kod QR, który prowadzi bezpośrednio do KSeF. „W przypadku problemów z połączeniem z KSeF klient otrzyma potwierdzenie transakcji, zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów, które będzie zawierało 2 kody QR (jeden kierujący do pobrania faktury po jej wystawieniu w KSeF, a drugi potwierdzający uprawnienia sprzedawcy)” – zastrzega Biedronka.

W sklepach Biedronka sprzedaż dokumentowana jest paragonem bez numeru NIP. Na podstawie takiego paragonu w biurze kierownika sklepu może zostać wystawiona faktura imienna, która nie jest wysyłana do KSeF. Co istotne, w biurze kierownika dokonywane są również korekty faktur. „Każda korekta faktury (z wyłączeniem faktur imiennych dla konsumentów) musi być wystawiona w KSeF. Nawet w sytuacji, gdy faktura pierwotna nie była wysłana do KSeF” – tłumaczy Biedronka. W KSeF nie ma pojęcia duplikatu faktury. Podatnik może zawsze pobrać fakturę przypisaną do jego NIP w KSeF. 

Od lutego zmieniła się jeszcze jedna ważna rzecz. Przestają obowiązywać noty korygujące, a zatem noty korygujące wystawiane przez nabywców nie będą przez Biedronkę przyjmowane i rozpatrywane. „Wszelkie zmiany na fakturze będą wymagały utworzenia faktury korygującej. Wyjątek stanowi przyjęcie po 01.02.2026 r. noty korygującej wystawionej najpóźniej 31.01.2026 r. do faktury wystawionej najpóźniej 31.01.2026 r.” – wyjaśnia sieć. 

Zobacz wideo Piekarz u Sroczyńskiego: Idealny i sprawiedliwy system podatkowy? Progresywny

KSeF już działa. Jego znaczenie będzie rosło

Przypomnijmy, że system KSeF jest wprowadzany etapami. Od 1 lutego, system ten jest obowiązkowy dla spółek, których roczny obrót przekroczył 200 milionów złotych. Od 1 kwietnia będą nim objęte małe i średnie przedsiębiorstwa. W tym roku podatnicy nie będą karani za nieprzystąpienie do nowego systemu ani za błędy. Wiceminister cyfryzacji Dariusz Standerski tłumaczył też, że zainteresowanie systemem KSeF jest bardzo duże, ponad osiem razy większe niż do tej pory. W związku z tą sytuacją resort finansów wprowadził limit logowań do systemu. Apelował, by nie panikować, tylko w takich sytuacjach odczekać minutę i ponownie się zalogować.

Przeczytaj też: KSeF to nowy Polski Ład? „To była patologia. Ten system się broni”. Jest kilka różnic.