• System KSeF działa poprawnie, mimo problemów z logowaniem przez Profil Zaufany.

  • Przy wdrożeniu tak dużego systemu pewne problemy są nieuniknione, ale kluczowe jest to, że KSeF działa: da się wystawiać i odbierać faktury.

  • Eksperci przewidują, że największy test systemu nastąpi wiosną 2026 roku.

  • Więcej podobnych informacji znajdziesz na stronie głównej serwisu

Pierwsze dni reformy w obiegu faktur za nami. Nie obyło się bez kłopotów technicznych, bo były problemy z uwierzytelnieniem przez Profil Zaufany, ale sam system zadziałał. Inne metody uwierzytelniania działały. W mediach społecznościowych kipiało od skrajnie różnych komentarzy. Jak start systemu KSeF oceniają eksperci-praktycy?

– Bez zaskoczeń – ani negatywnych, ani pozytywnych. Przy wdrożeniu tak dużego systemu pewne problemy są nieuniknione, ale kluczowe jest to, że KSeF działa: da się wystawiać i odbierać faktury, a to w praktyce jest najważniejsze. Kłopoty z logowaniem przez Profil Zaufany nikomu nie przynoszą chwały, ale w skali takiego projektu trudno uznać je za coś skandalicznego. Każde wdrożenie nowego rozwiązania informatycznego ma jakieś choroby wieku dziecięcego. Oczywiście, nie ma co chwalić dnia przed zachodem słońca – zwłaszcza przed kwietniem 2026, kiedy system czeka największe wyzwanie – ale fakt jest taki, że system ruszył i na razie działa – mówi Interii Piotr Leonarski, adwokat i doradca podatkowy.

Eksperci: Problemy z PZ, ale to nie wpływa na możliwość wystawiania faktur

– Jeśli chodzi o sam KSeF, system działa poprawnie. Można wystawiać faktury, nadawać uprawnienia, integrować się przez API – tu nie widzę żadnych problemów. Kłopot dotyczy wyłącznie logowania przez Profil Zaufany, który nie wytrzymał natężenia ruchu. To on „siada”, a nie KSeF. Gdy już uda się zalogować, system działał stabilnie i bez zawieszeń. To samo widzę u klientów korzystających z oprogramowania komercyjnego – integracje działają. Problemem jest tylko bramka rządowa, przeciążona w tych pierwszych godzinach – ocenia Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy inFakt.

Przyznaje, że JDG bez podpisu kwalifikowanego realnie nie miał dziś jak się zalogować, bo Profil Zaufany był przeciążony. – Problem tkwił po stronie państwowej bramki, czyli PZ, a sam KSeF działa. To nie jest awaria całego rozwiązania. Wszyscy naraz chcieli wejść, przetestować, zobaczyć, jak wygląda system. To naturalne – dodaje Juszczyk. Jak zaznacza, docelowo większość przedsiębiorców i tak będzie korzystać z własnych programów księgowych czy fakturowych, a nie z portalu MF – i wtedy obciążenie Profilu Zaufanego spadnie.

Prawdziwy sprawdzian nadejdzie dopiero wiosną 2026 r.

– Natomiast nawet jeśli pierwszego czy drugiego dnia komuś się nie udało zalogować do systemu, bo nie miał innego narzędzia autoryzacyjnego, to nie będzie to miało konsekwencji. Fakturę za styczeń można wystawić do 15 lutego. Terminy płatności są zwykle 7-14 dni. W wielu przypadkach wystawcy udostępniają także wizualizacje faktur, więc odbiorca wie, co zostało wystawione. To był pierwszy dzień, więc wielu przedsiębiorców „rzuciło się” testować. Faktycznych zagrożeń dziś nie widzę – mówi Interii ekspert inFakt.

Reforma zakłada, że od lutego w nowym systemie są duże firmy, od kwietnia pozostałe (z wyjątkiem najmniejszych, z bardzo niskimi przychodami). Natomiast przepisy przejściowe dopuszczają utrzymanie dotychczasowych modeli dokumentowania sprzedaży przez określony czas. W praktyce oznacza to, że klient biznesowy może nadal otrzymywać papierową fakturę lub wydruk, mimo że formalnie dokument funkcjonuje już w KSeF.

Dlatego praktycy zgodnie przyznają, że prawdziwy test systemu przed nami. Kiedy będziemy mogli ocenić, czy system KSeF działa poprawnie?

– Za 2-3 miesiące. Teraz ruch jest umiarkowany. Duże firmy faktycznie wystawiają w KSeF – sam otrzymałem już faktury. System to obsłużył bez problemów. Prawdziwy test zacznie się na przełomie kwietnia i maja, gdy do systemu wejdą pozostali przedsiębiorcy i wolumen faktur znacząco wzrośnie – mówi Interii Juszczyk.

Okres przejściowy wprowadza chaos. Firmy mogą łatwo się pogubić

Co do tego, czy pomysł, by przy tak długiej planowanej reformie w pierwszym roku zrobić podejście hybrydowe, to znaczy takie, w którym mogą jednocześnie funkcjonować różne systemy – zdania są podzielone.

– Myślę, że to dobrze, że ta rewolucja w obiegu dokumentów dzieje się stopniowo, dając nam czas na przystosowanie się do nowego systemu. Zastanawiam się nawet, czy zmiana nie dzieje się za szybko, nawet jeśli wdrożenie jest opóźnione. We Włoszech wdrożenie podobnego systemu rozłożono na niemal 5 lat. U nas od pierwszej obowiązkowej faktury w KSeF do objęcia systemem wszystkich podatników minie niecały rok. Oczywiście, w najbliższych miesiącach przedsiębiorcy będą się jeszcze uczyć nowego fakturowania, więc będą się zdarzać błędy i źle wystawione faktury. Nie da się chyba tego uniknąć, więc trochę luźniejsze podejście administracji w pierwszym okresie funkcjonowania KSeF to zdecydowanie dobra decyzja – mówi Piotr Leonarski.

Zdaniem niektórych to jednak spowoduje, że będzie się można łatwiej pogubić.

– Cały 2026 rok będzie trudny ze względu na brak jednolitych zasad i tu mam trochę żal do Ministerstwa Finansów. Zbyt mocno wybrzmiał komunikat o braku kar i w praktyce wielu uznało, że na razie w ogóle nie trzeba wystawiać faktur w KSeF. To spowodowało spowolnienie i wprowadziło chaos. To trochę jak na autostradzie: stoi znak ograniczenia do 120 km/h, ale obok ktoś dopisał, że i tak mandatu nie będzie – więc część jedzie 160. Dokładnie tak samo zadziałało to tutaj – mówi z kolei Juszczyk. I jak dodaje, zapewne stąd presja na Orlen, który w ostatniej chwili zmienił podejście i wystawia faktury z kas po staremu. – Natomiast Shell jednak wystawia faktury w trybie offline24. Przedsiębiorcy dostają je w formie wydruków z kasy, z kodami QR. Warto jednak pamiętać, że faktura offline24 nie daje jeszcze podstawy do odliczenia VAT. Shell wysyła te dokumenty do KSeF praktycznie od razu, często tego samego dnia, więc są szybko dostępne w systemie” – tłumaczy przedstawiciel inFakt.

– Najpoważniejszym ryzykiem 2026 roku jest pozorne utrzymanie dotychczasowych praktyk. Papierowe faktury za paliwo czy pliki PDF od dostawców usług mogą stworzyć złudne wrażenie, że nic się nie zmieniło. Tymczasem w tle funkcjonuje KSeF jako jedyne prawnie skuteczne źródło faktury dla tych podmiotów, które są zobowiązane do korzystania z systemu – ocenia Zuzanna Kwiatkowska, ekspertka ds. księgowo-podatkowych fillup k24.

Dlatego jej zdaniem kluczowe pytanie dla przedsiębiorców nie brzmi dziś: „Czy dostawca wystawi fakturę w KSeF?”. Tylko „Czy firma jest gotowa operacyjnie na sytuację, w której jedyną fakturą jest ta dostępna w systemie, nawet jeśli nikt jej fizycznie nie przekaże?”

Monika Krześniak-Sajewicz

Gwiazdowski mówi Interii: Drugie dno KSeF. „Dostarczy solidnych dowodów” INTERIA.PL