Krajowy System e-Faktur (KSeF) powoli staje si\u0119 faktem. Rzeczywisto\u015b\u0107 jest jednak taka, \u017ce tylko niewielka cz\u0119\u015b\u0107 ma\u0142ych firm w Polsce prowadzi\u0142a testy nowego systemu i wci\u0105\u017c stosuje faktury papierowe. Czy w zwi\u0105zku z tym czeka nas ponowne odroczenie wdro\u017cenia KSeF?<\/p>\n
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rz\u0105dowa platforma Ministerstwa Finans\u00f3w do wystawiania, przesy\u0142ania, odbierania i przechowywania ustrukturyzowanych e-faktur w jednym standardzie. Zapewnia weryfikacj\u0119 zgodno\u015bci danych oraz elektroniczny obieg faktur mi\u0119dzy firmami a administracj\u0105. System mia\u0142 by\u0107 wdro\u017cony w 2022 roku, a w 2023 mia\u0142 sta\u0107 si\u0119 obowi\u0105zkowy. Tak si\u0119 nie sta\u0142o, a w ostatnich 2 latach by\u0142 przynajmniej dwa razy przek\u0142adany. Aktualny termin obowi\u0105zku stosowania KSeF to 1 luty 2026 roku dla przedsi\u0119biorc\u00f3w, kt\u00f3rych warto\u015b\u0107 sprzeda\u017cy przekroczy\u0142a w 2024 r. 200 mln z\u0142 oraz 1 kwietnia 2026 roku dla pozosta\u0142ych firm. Obecny termin wydaje si\u0119 ostateczny, jednak badania wskazuj\u0105, \u017ce wiele pozosta\u0142o jeszcze do zrobienia. Wi\u0119kszo\u015b\u0107 przedsi\u0119biorc\u00f3w M\u015aP, pomimo d\u0142ugiego czasu jaki mieli na adaptacj\u0119, nie jest wci\u0105\u017c gotowa.<\/p>\n
Fryzjerzy, kosmetyczki, budowla\u0144cy i mechanicy bardzo opornie przechodz\u0105 na system KSeF<\/p>\n
Kluczowe w skutecznym uruchomieniu systemu jest sprawdzenie go w \u015brodowisku testowym, udost\u0119pnionym przez Ministerstwo Finans\u00f3w. Do wrze\u015bnia tego roku a\u017c 38% firm badanych przez Asseco, tego jeszcze nie zrobi\u0142o. W przypadku ma\u0142ych podmiot\u00f3w (od 5 do 10 pracownik\u00f3w) testy prowadzi tylko 20% badanych. W dodatku wg raportu Webcon 2024 61% firm w Polsce ci\u0105gle korzysta z faktur papierowych. To tylko o 5% mniej ni\u017c w 2022 roku, spadek jest wi\u0119c bardzo powolny.<\/p>\n
\u201eMa\u0142e firmy nie maj\u0105 zasob\u00f3w finansowych czy organizacyjnych, by samodzielnie przeprowadzi\u0107 integracj\u0119 z systemem KSeF. Wykonywanie test\u00f3w nie jest dla nich naturaln\u0105 czynno\u015bci\u0105. Wed\u0142ug naszych analiz nie s\u0105 gotowe takie bran\u017ce i zawody jak fryzjerzy, fizjoterapeuci, cz\u0119\u015bciowo mechanicy samochodowi czy budowla\u0144cy. Prosz\u0119 sobie wyobrazi\u0107 fryzjerk\u0119, kt\u00f3ra odk\u0142ada no\u017cyczki i wykonuje tekst zgodno\u015bci na platformie Ministerstwa Finans\u00f3w. Tak\u017ce dla mechanika samochodowego komputer nie jest podstawowym narz\u0119dziem pracy. Tacy przedsi\u0119biorcy do digitalizacji musz\u0105 si\u0119 przyzwyczaja\u0107, bo wielu z nich ci\u0105gle pos\u0142uguje si\u0119 papierowymi fakturami lub niekompatybilnym z systemem oprogramowaniem \u2013 np. kupowanym na p\u0142ytach CD i nieaktualizowanym. Ma\u0142e firmy nie maj\u0105 w\u0142asnych programist\u00f3w, dzia\u0142\u00f3w IT czy dedykowanych bud\u017cet\u00f3w\u201d \u2013 wskazuje Kamil Fac, Wiceprezes Faktura.pl.<\/p>\n
Problematyczne w KSeF mog\u0105 by\u0107 za\u0142\u0105czniki i specyfikacje techniczne stosowane w budownictwie<\/p>\n
Problemy z wdro\u017ceniem systemu b\u0119d\u0105 mia\u0142y te\u017c bran\u017ce z du\u017c\u0105 zmienno\u015bci\u0105 produkt\u00f3w i us\u0142ug, pos\u0142uguj\u0105ce si\u0119 niestandardowymi dokumentami, za\u0142\u0105cznikami, specyfikacjami technicznymi. Taki model jest cz\u0119sty w budownictwie, us\u0142ugach instalacyjnych, technicznych. Utrudnieniem b\u0119d\u0105 za\u0142\u0105czniki, kt\u00f3re nie b\u0119d\u0105 przesy\u0142ane w ramach KSeF. Tak\u017ce bran\u017ca logistyczna czy transportowa mog\u0105 mie\u0107 k\u0142opot z wdro\u017ceniem.<\/p>\n
Wed\u0142ug danych Komisji Europejskiej podstawowa intensywno\u015b\u0107 cyfrowa M\u015aP jest w Polsce poni\u017cej \u015bredniej UE. Wed\u0142ug danych z poprzedniego cyklu (2023) by\u0142o to 61% M\u015aP vs 69% w Unii Europejskiej.<\/p>\n
Dalszy ci\u0105g materia\u0142u pod wideo<\/p>\n
Ksi\u0119gowi pomog\u0105 w przej\u015bciu na KSeF, cho\u0107 mog\u0105 by\u0107 po prostu \u201ezatkani\u201d<\/p>\n
Przedsi\u0119biorcy M\u015aP pomocy w przej\u015bciu na elektroniczne faktury b\u0119d\u0105 szukali w biurach ksi\u0119gowych. Mo\u017ce jednak si\u0119 okaza\u0107, \u017ce nie jest to takie \u0142atwe. W badaniu \u201eBarometr nastroj\u00f3w polskich ksi\u0119gowych 2025\u201d 46% ksi\u0119gowych przyzna\u0142o, \u017ce \u201ezmaga si\u0119 z du\u017cymi w\u0105tpliwo\u015bciami i ma sporo zastrze\u017ce\u0144\u201d w kontek\u015bcie wej\u015bcia w \u017cycie obowi\u0105zkowego KSeF. Wskazuj\u0105, \u017ce jego wdro\u017cenie generuje dodatkowe obci\u0105\u017cenia administracyjne i rodzi konieczno\u015b\u0107 poniesienia dodatkowych wydatk\u00f3w na techniczne zabezpieczenie sprz\u0119tu i oprogramowania. W pytaniu jaka zmiana legislacyjna mo\u017ce w najwi\u0119kszym stopniu wp\u0142yn\u0105\u0107 na wzrost pracoch\u0142onno\u015bci prac ksi\u0119gowych w najbli\u017cszym czasie, na szczycie listy jest KSeF \u2013 27,9% wskaza\u0144.<\/p>\n
\u201eTradycyjne biura ksi\u0119gowe s\u0105 cz\u0119sto ob\u0142o\u017cone prac\u0105. Dzia\u0142ania pilne zwi\u0105zane z comiesi\u0119cznymi deklaracjami i wyliczeniami podatk\u00f3w bior\u0105 g\u00f3r\u0119 nad rozwojem kwalifikacji zwi\u0105zanych z KSeF, szkoleniami, testami. Widzimy to, bo wiele biur ksi\u0119gowych posi\u0142kuje si\u0119 wsparciem kompetencyjnym platform elektronicznych. Pozytywnym sygna\u0142em jest spostrze\u017cenie, \u017ce w naszych rozmowach z nimi temat Krajowego Systemu e-Faktur, pojawia si\u0119 coraz cz\u0119\u015bciej. Nie mo\u017cna z tym czeka\u0107 do nast\u0119pnego roku\u201d \u2013 m\u00f3wi Kamil Fac z Faktura.pl.<\/p>\n
Na system KSeF gotowe s\u0105 obecnie jedynie platformy ksi\u0119gowe on-line<\/p>\n
Inaczej jest w przypadku internetowych platform ksi\u0119gowych. Dla nich \u015brodowisko elektronicznych faktur jest naturalne, wi\u0119c integracja przebiega sprawniej. Dodatkowo banaln\u0105, ale ich realn\u0105 przewag\u0105 jest praca i dost\u0119pno\u015b\u0107 w trybie 24\/7.<\/p>\n
\u201eKilkukrotne op\u00f3\u017anianie wdro\u017cenia KSeF spowodowa\u0142o, \u017ce czasu na wdro\u017cenia tych funkcjonalno\u015bci by\u0142o bardzo du\u017co. W przypadku platform elektronicznych nak\u0142ad pracy r\u0119cznej jest zminimalizowany, a ew. trudno\u015bci techniczne s\u0105 zabezpieczane przez platform\u0119. Specyfika funkcjonowania ma\u0142ej firmy jest taka, \u017ce jej w\u0142a\u015bciciele cz\u0119sto sprawy administracyjne zwi\u0105zane z fakturami wykonuj\u0105 p\u00f3\u017anym wieczorem czy w weekend. Dla platformy elektronicznej to \u017caden problem\u201d \u2013 m\u00f3wi Kamil Fac z Faktura.pl. Ekspert dodaje, \u017ce w przypadku platform faktury kosztowe s\u0105 automatycznie importowane z KSeF, w ten sam spos\u00f3b jest wyliczany nale\u017cny podatek czy sk\u0142adki ZUS.<\/p>\n
W przej\u015bciu na e-fakturowanie wyprzedzamy regulacje unijne ViDA<\/p>\n
Pos\u0142ugiwanie si\u0119 elektronicznymi fakturami wydaje si\u0119 nieuniknione. Takie plany s\u0105 tak\u017ce na poziomie ca\u0142ej Unii Europejskiej. Obecnie zak\u0142adan\u0105 dat\u0105 jest 1 lipca 2030 r. Jest to zwi\u0105zane z cyfrowym raportowaniem dla transakcji B2B wewn\u0105trz Unii Europejskiej. Okre\u015bla go pakiet ViDA, czyli zbi\u00f3r przepis\u00f3w wprowadzonych przez Komisj\u0119 Europejsk\u0105 dostosowuj\u0105cych do ery cyfrowej.<\/p>\n
\u201eZazwyczaj gdy Polska implementuje regulacje unijne, to cz\u0119sto wymagaj\u0105 one inwestycji czy reorganizacji w firmie. W tym przypadku, po wdro\u017ceniu KSeF, z du\u017cym prawdopodobie\u0144stwem b\u0119dziemy gotowi, zanim stanie si\u0119 to obowi\u0105zkiem w Unii Europejskiej. Warto zwr\u00f3ci\u0107 uwag\u0119 tak\u017ce na inne, nieoczywiste zalety tego systemu\u201d \u2013 m\u00f3wi Rafa\u0142 Kozielski, Dyrektor Finea. \u201ePodmiot dzia\u0142aj\u0105cy w systemie KSeF mo\u017ce liczy\u0107 na \u0142atwiejsze i szybsze otrzymanie finansowania zewn\u0119trznego, je\u015bli b\u0119dzie si\u0119 o nie stara\u0142. Pe\u0142ny elektroniczny rejestr wydatk\u00f3w i przychod\u00f3w u\u0142atwi ocen\u0119 rzetelno\u015bci i wiarygodno\u015bci przedsi\u0119biorcy i przyspieszy rozpatrzenie wniosku o finansowanie. Tak\u017ce z tego powodu przygotowanie si\u0119 na KSeF lub pozyskanie partnera, kt\u00f3ry to zabezpieczy, to kwestia nie do przecenienia\u201d \u2013 dodaje ekspert.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"Krajowy System e-Faktur (KSeF) powoli staje si\u0119 faktem. Rzeczywisto\u015b\u0107 jest jednak taka, \u017ce tylko niewielka cz\u0119\u015b\u0107 ma\u0142ych firm…\n","protected":false},"author":2,"featured_media":108190,"comment_status":"","ping_status":"","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[16],"tags":[113,112,138,23984,141,139,42,38,40,39,41],"class_list":{"0":"post-129885","1":"post","2":"type-post","3":"status-publish","4":"format-standard","5":"has-post-thumbnail","7":"category-biznes","8":"tag-biznes","9":"tag-business","10":"tag-e-faktura","11":"tag-faktury-elektroniczne","12":"tag-krajowy-system-e-faktur-ksef","13":"tag-ksef","14":"tag-pl","15":"tag-poland","16":"tag-polish","17":"tag-polska","18":"tag-polski"},"share_on_mastodon":{"url":"https:\/\/pubeurope.com\/@pl\/115652784762707096","error":""},"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.europesays.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/129885","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.europesays.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.europesays.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.europesays.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/users\/2"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.europesays.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=129885"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/www.europesays.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/129885\/revisions"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.europesays.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/media\/108190"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.europesays.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=129885"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.europesays.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=129885"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.europesays.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=129885"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}