Do startu obowi\u0105zkowego Krajowego Systemu e-Faktur zosta\u0142o ju\u017c niewiele czasu. Godzina zero wybije 1 lutego. br. Dla wielu firm to okres wzmo\u017conych przygotowa\u0144 do KSeF. Szukaj\u0105 pomocy m.in. u doradc\u00f3w podatkowych. Dlatego zapytali\u015bmy ich, jakie pytania padaj\u0105 najcz\u0119\u015bciej i jaka jest prawid\u0142owa odpowied\u017a.<\/p>\n
\u2014 Przedsi\u0119biorcy pytaj\u0105 m.in., od czego zacz\u0105\u0107, je\u015bli chodzi o uprawnienia do korzystania z KSeF, a tak\u017ce czy lepiej wskaza\u0107 osob\u0119 w ZAW-FA, czy skorzysta\u0107 z piecz\u0119ci elektronicznej? \u2014 m\u00f3wi Janina Fornalik, doradca podatkowy i partner w MDDP.<\/p>\n
Czytaj tak\u017ce w BUSINESS INSIDER<\/p>\n
Wielu wci\u0105\u017c jednak nie wie, \u017ce ZAW-FA to formularz s\u0142u\u017c\u0105cy do rejestrowania uprawnie\u0144 pierwotnych w KSeF. To na nim trzeba zawnioskowa\u0107 o przyznanie dost\u0119pu do KSeF dla podmiot\u00f3w, kt\u00f3re nie s\u0105 osobami fizycznymi.<\/p>\n
Jak dodaje Magdalena Jaworska, doradca podatkowy, radca prawny i partner w Quidea, je\u015bli podatnik chce dokona\u0107 zg\u0142oszenia w ZAW-FA, powinien si\u0119 pospieszy\u0107. \u2014 Ju\u017c dzi\u015b pojawiaj\u0105 si\u0119 bowiem doniesienia o op\u00f3\u017anieniach w obs\u0142udze przez urz\u0119dy skarbowe rozpatruj\u0105ce zg\u0142oszenia ZAW-FA \u2014 m\u00f3wi ekspertka. <\/p>\n
Lepiej wskaza\u0107 osob\u0119 w ZAW-FA czy skorzysta\u0107 z piecz\u0119ci elektronicznej?<\/p>\n
Dopiero bowiem po z\u0142o\u017ceniu ZAW-FA i zatwierdzeniu przez urz\u0105d skarbowy, mo\u017cna ju\u017c elektronicznie w KSeF nadawa\u0107 uprawnienia innym osobom i podmiotom.<\/p>\n
Aby firma mog\u0142a korzysta\u0107 z KSeF w celu wystawiania, odbioru faktur czy nadawania uprawie\u0144 (np. pracownikom lub biuru rachunkowemu), musi wi\u0119c najpierw uwierzytelni\u0107 si\u0119 w ramach tzw. uprawnie\u0144 w\u0142a\u015bcicielskich.<\/p>\n
\u2014 W tym celu mo\u017cna wskaza\u0107 jedn\u0105 osob\u0119 (tzw. administratora KSeF) w formularzu ZAW-FA, kt\u00f3ry nale\u017cy z\u0142o\u017cy\u0107 we w\u0142a\u015bciwym urz\u0119dzie skarbowym, lub skorzysta\u0107 z kwalifikowanej piecz\u0119ci elektronicznej \u2014 t\u0142umaczy Janina Fornalik.<\/p>\n
Zdaniem ekspertki, lepszym rozwi\u0105zaniem (cho\u0107 te\u017c nieidealnym) jest piecz\u0119\u0107. Z kilku powod\u00f3w.<\/p>\n
\u2014 Po pierwsze, procesowanie formularza ZAW-FA mo\u017ce teraz by\u0107 wyd\u0142u\u017cone. W zale\u017cno\u015bci od urz\u0119du skarbowego trwa nawet do kilkunastu dni. Piecz\u0119ci\u0105 od razu mo\u017cna uwierzytelni\u0107 si\u0119 w systemie \u2014 wskazuje Janina Fornalik.<\/p>\n
Po drugie, dodaje ekspertka, je\u015bli firma potrzebuje certyfikaty uwierzytelniaj\u0105ce, aby po\u0142\u0105czy\u0107 sw\u00f3j system IT (finansowo-ksi\u0119gowy, fakturowy, ERP itp.) z KSeF przez API, to liczba certyfikat\u00f3w generowanych przez jedn\u0105 osob\u0119 jest ograniczona do dw\u00f3ch. Natomiast pos\u0142uguj\u0105c si\u0119 piecz\u0119ci\u0105 mo\u017cna wygenerowa\u0107 do 100 certyfikat\u00f3w.<\/p>\n
Jaka jest wa\u017cna r\u00f3\u017cnica mi\u0119dzy certyfikatem osobistym a piecz\u0119ci\u0105?<\/p>\n
\u2014 Oczywi\u015bcie administrator KSeF mo\u017ce nada\u0107 uprawnienia kolejnym osobom i ka\u017cda z nich b\u0119dzie mog\u0142a wygenerowa\u0107 dwa certyfikaty. Jednak co istotne, w takim certyfikacie osobistym b\u0119dzie widoczny numer PESEL danej osoby. Natomiast certyfikat wygenerowany na firm\u0119 b\u0119dzie zawiera\u0142 NIP firmy \u2014 m\u00f3wi Janina Fornalik. To wa\u017cne w razie odej\u015bcia osoby z certyfikatem z firmy, bo jak t\u0142umaczy nasza rozm\u00f3wczyni, uprawnienia trzeba b\u0119dzie wycofa\u0107 i nada\u0107 innej osobie. \u2014 Taki problem nie wyst\u0119puje w przypadku uwierzytelnienia za pomoc\u0105 piecz\u0119ci firmy \u2014 zaznacza Fornalik.<\/p>\n
Dlaczego nie jest to idealne rozwi\u0105zanie? Co najmniej z dw\u00f3ch powod\u00f3w. Za piecz\u0119\u0107 trzeba dodatkowo zap\u0142aci\u0107 (1-2 tys. z\u0142) i jest ona wa\u017cna przez okre\u015blony okres.<\/p>\n
\u2014 W przypadku piecz\u0119ci nale\u017cy te\u017c szczeg\u00f3lnie zadba\u0107 o procedury wewn\u0119trzne zabezpieczaj\u0105ce firm\u0119 przed jej nieuprawnionym u\u017cyciem, r\u00f3wnie\u017c w sprawach innych ni\u017c KSeF \u2014 dodaje Janina Fornalik.<\/p>\n
Jak po\u0142\u0105czy\u0107 faktur\u0119 z KSeF z wydatkiem pracowniczym, np. podr\u00f3\u017c\u0105 s\u0142u\u017cbow\u0105 <\/p>\n
Problemem dla firm jest r\u00f3wnie\u017c rozliczanie wydatk\u00f3w pracowniczych, np. w zwi\u0105zku z podr\u00f3\u017c\u0105 s\u0142u\u017cbow\u0105. \u2014 To jedno z najwi\u0119kszych wyzwa\u0144 po wdro\u017ceniu KSeF we wszystkich wi\u0119kszych firmach, gdzie pracownicy dokonuj\u0105 wydatk\u00f3w na rzecz firmy (np. na stacjach paliw, w restauracjach czy hotelach) \u2014 uwa\u017ca Janina Fornalik. <\/p>\n
Obecnie hotel czy restauracja wystawia faktur\u0119 papierow\u0105 lub w formie pdf, kt\u00f3r\u0105 pracownik po powrocie z podr\u00f3\u017cy dostarcza do firmy w celu rozliczenia. Nikt nie ma wi\u0119c w\u0105tpliwo\u015bci, za co jest ta faktura i kogo dotyczy.<\/p>\n
\u2014 Firmy pytaj\u0105 m.in., jak tym zarz\u0105dzi\u0107 w KSeF, jaki dokument otrzyma pracownik „przy kasie”, np. w hotelu czy sklepie i jak go po\u0142\u0105czy\u0107 z faktur\u0105 otrzyman\u0105 poprzez KSeF \u2014 t\u0142umaczy Janina Fornalik.<\/p>\n
\u2014 Nie b\u0119dzie tutaj jednego rozwi\u0105zania, poniewa\u017c sprzedawcy mog\u0105 wydawa\u0107 r\u00f3\u017cnego rodzaju dokumenty potwierdzaj\u0105ce sprzeda\u017c. Tej kwestii nie reguluj\u0105 przepisy \u2014 zaznacza ekspertka MDDP.<\/p>\n
W Podr\u0119czniku KSeF 2.0 Ministerstwo Finans\u00f3w poda\u0142o, \u017ce przyk\u0142adem dokumentu, kt\u00f3ry mo\u017ce otrzyma\u0107 pracownik, jest „potwierdzenie transakcji”. B\u0119dzie to wi\u0119c dokument, kt\u00f3ry np. hotel mo\u017ce wystawi\u0107 przed wprowadzeniem faktury za \u015bwiadczone us\u0142ugi (np. nocleg) do KSeF. Nie b\u0119dzie jednak na nim kwoty VAT.<\/p>\n
Ministerstwo Finans\u00f3w wyja\u015bni\u0142o, \u017ce sprzedawca w takich sytuacjach nie b\u0119dzie m\u00f3g\u0142 wystawi\u0107 klientowi faktury wystawionej w trybie offline24. Wyja\u015bnijmy, \u017ce gdyby to by\u0142o mo\u017cliwe, to klient dosta\u0142by faktur\u0119 tak\u0105 jak obecnie (papierow\u0105 lub elektroniczn\u0105, np. w pdf), a hotel mia\u0142by 24 godziny, aby wys\u0142a\u0107 faktur\u0119 do KSeF. Zdaniem MF takie rozwi\u0105zanie nie wchodzi jednak w gr\u0119.<\/p>\n
Dlaczego wa\u017cne jest ustalenie, jak zidentyfikowa\u0107 faktury pracownika?<\/p>\n
\u2014 Idealnym rozwi\u0105zaniem by\u0142oby wi\u0119c wystawienie i wys\u0142anie faktury np. za us\u0142ugi noclegowe do KSeF (faktury ustrukturyzowanej), a nast\u0119pnie wydanie klientowi (pracownikowi firmy, kt\u00f3ry skorzysta\u0142 z noclegu) tzw. wizualizacji faktury z numerem KSeF i kodem QR umo\u017cliwiaj\u0105cym podgl\u0105d faktury w KSeF. Taki scenariusz jest jednak ma\u0142o prawdopodobny \u2014 zaznacza Janina Fornalik. <\/p>\n
Zdaniem ekspertki, pracownicy b\u0119d\u0105 w praktyce otrzymywali r\u00f3\u017cnego rodzaju dokumenty. Janina Fornalik wyja\u015bnia, \u017ce firma, kt\u00f3rej pracownik skorzysta\u0142 np. z noclegu, otrzyma faktur\u0119 za zakup us\u0142ugi (noclegu) w KSeF. Wp\u0142ynie ona wi\u0119c do firmy w ca\u0142ym zbiorze faktur zakupowych. \u2014 Konieczne jest zatem podanie przez pracownik\u00f3w danych umo\u017cliwiaj\u0105cych identyfikacj\u0119 tej faktury i przyporz\u0105dkowanie jej do konkretnego pracownika, np. jego nazwiska, numeru identyfikacyjnego, czy miejsca powstawania koszt\u00f3w w firmie, kt\u00f3rych dotyczy wydatek). Z pewno\u015bci\u0105 rozliczenia pracownicze b\u0119d\u0105 wi\u0105za\u0107 si\u0119 z dodatkow\u0105 prac\u0105 dla pracownik\u00f3w ksi\u0119gowo\u015bci \u2014 przekonuje Janina Fornalik.<\/p>\n
Do ko\u0144ca 2026 r. mo\u017cliwe jest jeszcze jedno rozwi\u0105zanie. Do ko\u0144ca 2026 r. sprzedawcy nadal b\u0119d\u0105 mogli wydawa\u0107 paragony z NIP jako faktury uproszczone, je\u015bli kwota wydatku nie przekracza 450 z\u0142 brutto. W takich przypadkach nie b\u0119dzie obowi\u0105zku wystawienia faktury w KSeF. \u2014 W okresie tym b\u0119d\u0105 r\u00f3wnie\u017c funkcjonowa\u0107 faktury wystawiane z kas fiskalnych (bez wzgl\u0119du na kwot\u0119). Takie rozwi\u0105zanie jest cz\u0119sto stosowane na stacjach paliw, kt\u00f3re s\u0105 wyposa\u017cone w urz\u0105dzenia fiskalne drukuj\u0105ce faktury. Jednak od 2027 r. wszystkie faktury b\u0119d\u0105 ju\u017c musia\u0142y by\u0107 wystawiane w KSeF, r\u00f3wnie\u017c na drobne kwoty \u2014 dodaje Janina Fornalik.<\/p>\n
Nie tylko KSeF. Od 1 lutego trzeba te\u017c dostosowa\u0107 si\u0119 do JPK_VAT<\/p>\n
\u2014 Du\u017cym wyzwaniem dla podatnik\u00f3w jest wprowadzenie r\u00f3wnolegle do KSeF zmian w JPK VAT, kt\u00f3re b\u0119d\u0105 obowi\u0105zywa\u0107 od JPK sk\u0142adanego za luty 2026 r. Rozporz\u0105dzenie wprowadzaj\u0105ce te zmiany zosta\u0142o opublikowane w Dzienniku Ustaw dopiero 17 grudnia 2025 r. \u2014 wskazuje Janina Fornalik.<\/p>\n
Firmy pytaj\u0105 wi\u0119c bardzo cz\u0119sto o nowe oznaczenia w JPK_VAT. <\/p>\n
W ewidencji sprzeda\u017cy i zakupu JPK_VAT trzeba b\u0119dzie poda\u0107 numery KSeF faktur wystawionych w KSeF oraz oznaczy\u0107 faktury spoza KSeF. Stosowane b\u0119d\u0105 takie oznaczenia:<\/p>\n
Jak wyja\u015bni\u0142o Ministerstwo Finans\u00f3w, podanie numeru KSeF b\u0119dzie dotyczy\u0142o faktur wystawionych w KSeF bez wzgl\u0119du na tryb ich wystawiania i przesy\u0142ania do KSeF (offline 24, awaria, niedost\u0119pno\u015b\u0107 systemu) \u2014 wed\u0142ug stanu na dzie\u0144 z\u0142o\u017cenia JPK_VAT.<\/p>\n
Czy za brak dostosowania do zmian w JPK-VAT gro\u017c\u0105 kary?<\/p>\n
Jak t\u0142umaczy Janina Fornalik, nowe oznaczenia ju\u017c od lutego b\u0119d\u0105 musieli stosowa\u0107 r\u00f3wnie\u017c podatnicy, kt\u00f3rych obowi\u0105zek wystawiania faktur w KSeF obejmie od 1 kwietnia 2026 r. a nawet od 1 stycznia 2027 r. <\/p>\n
W zakresie faktur sprzeda\u017cowych b\u0119d\u0105 musieli oni zastosowa\u0107 oznaczenie „BFK”, natomiast w zakresie faktur zakupowych poda\u0107 numer KSeF. Je\u015bli faktura zostanie wystawiona w czasie awarii konieczne b\u0119dzie oznaczenie „OFF”. Eksperci przyznaj\u0105, \u017ce b\u0119dzie z tym sporo zamieszania, a dodatkowo podatnicy maj\u0105 bardzo ma\u0142o czasu na wprowadzenie tych zmian. <\/p>\n
\u2014 Trzeba te\u017c pami\u0119ta\u0107, \u017ce za b\u0142\u0119dy w JPK_VAT b\u0119dzie mo\u017cna otrzyma\u0107 kar\u0119. Nie zosta\u0142y one wy\u0142\u0105czone w 2026 r. tak jak kary za niedostosowanie si\u0119 do wymog\u00f3w KSeF (np. za niewys\u0142anie faktury do KSeF). Jednak zanim urz\u0105d skarbowy na\u0142o\u017cy na podatnika kar\u0119 za b\u0142\u0105d w JPK_VAT powinien go wezwa\u0107 to korekty JPK. Dopiero brak reakcji ze strony przedsi\u0119biorcy spowoduje ukaranie \u2014 t\u0142umaczy Janina Fornalik.<\/p>\n
Ma\u0142o tego, je\u015bli podatnicy nie zd\u0105\u017c\u0105 wdro\u017cy\u0107 w terminie zmian w systemach dostosowuj\u0105cych do nowej schemy JPK VAT, w\u00f3wczas w og\u00f3le nie b\u0119d\u0105 w stanie wys\u0142a\u0107 tego pliku, gdy\u017c nie b\u0119dzie to mo\u017cliwe technicznie. Oznacza\u0142oby to brak z\u0142o\u017cenia deklaracji, a to ju\u017c wi\u0119kszy problem.<\/p>\n
Jakie w\u0105tpliwo\u015bci maj\u0105 jeszcze firmy, je\u015bli chodzi o KSeF<\/p>\n
Problem\u00f3w z KSeF firmy maj\u0105 du\u017co wi\u0119cej. Jak m\u00f3wi Magdalena Jaworska, pojawiaj\u0105 si\u0119 pytania o sprawny odbi\u00f3r faktur w systemie, o tryby awaryjne, szczeg\u00f3lnie w sytuacjach „nachodzenia” na siebie r\u00f3\u017cnych typ\u00f3w niedost\u0119pno\u015bci do KSeF oraz specyficzne w\u0105tpliwo\u015bci zwi\u0105zane z funkcjonowaniem systemu. Chodzi zar\u00f3wno o kwestie techniczne, jak i prawne (znaczenie potwierdze\u0144 transakcji, ryzyka w b\u0142\u0119dach na wizualizacji faktur, sta\u0142e miejsce prowadzenia dzia\u0142alno\u015bci, brzmienie rozporz\u0105dze\u0144 ministra finans\u00f3w). \u2014 To prowadzi do wniosku, \u017ce przedsi\u0119biorcy wci\u0105\u017c nie maj\u0105 pe\u0142nej pewno\u015bci co do wszystkich wymog\u00f3w zwi\u0105zanych z KSeF. Nie dziwi\u0119 si\u0119 wi\u0119c, \u017ce pojawiaj\u0105 si\u0119 apele o przesuni\u0119cie wej\u015bcia w \u017cycie KSeF. Wiele firm nie ma pe\u0142nej gotowo\u015bci, wci\u0105\u017c zaskakiwane s\u0105 nowymi rozwi\u0105zaniami, a administracja podatkowa (zar\u00f3wno MF, jak i poszczeg\u00f3lne urz\u0119dy) r\u00f3wnie\u017c wykazuj\u0105 oznaki niepe\u0142nego przygotowania \u2014 komentuje Magdalena Jaworska. <\/p>\n
Autor: \u0141ukasz Zalewski, dziennikarz dzia\u0142u Prawo Business Insider Polska<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"Do startu obowi\u0105zkowego Krajowego Systemu e-Faktur zosta\u0142o ju\u017c niewiele czasu. Godzina zero wybije 1 lutego. br. Dla wielu…\n","protected":false},"author":2,"featured_media":203550,"comment_status":"","ping_status":"","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[12],"tags":[32,33,36,37,27,34,35,28,31,25,42,38,40,39,41,29,30,26],"class_list":{"0":"post-203549","1":"post","2":"type-post","3":"status-publish","4":"format-standard","5":"has-post-thumbnail","7":"category-polska","8":"tag-breaking-news","9":"tag-breakingnews","10":"tag-featured-news","11":"tag-featurednews","12":"tag-headlines","13":"tag-latest-news","14":"tag-latestnews","15":"tag-naglowki","16":"tag-najwazniejsze-artykuly","17":"tag-news","18":"tag-pl","19":"tag-poland","20":"tag-polish","21":"tag-polska","22":"tag-polski","23":"tag-top-stories","24":"tag-topstories","25":"tag-wiadomosci"},"share_on_mastodon":{"url":"https:\/\/pubeurope.com\/@pl\/115892095787097773","error":""},"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.europesays.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/203549","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.europesays.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.europesays.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.europesays.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/users\/2"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.europesays.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=203549"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/www.europesays.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/203549\/revisions"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.europesays.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/media\/203550"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.europesays.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=203549"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.europesays.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=203549"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.europesays.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=203549"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}