KSeF od 1 lutego b\u0119dzie te\u017c dotyczy\u0142 najmniejszych firm. Co prawda du\u017ca cz\u0119\u015b\u0107 z nich b\u0119dzie obowi\u0105zkowo wystawia\u0107 faktur za po\u015brednictwem KSeF dopiero od 1 stycznia 2027 r., ale ju\u017c od 1 lutego 2026 r. b\u0119d\u0105 musia\u0142y faktury z KSeF odbiera\u0107, tak jak wszyscy pozostali. Eksperci podkre\u015blaj\u0105, \u017ce najmniejsze podmioty s\u0105 tym zaskoczone.<\/p>\n
\u2014 Wci\u0105\u017c istnieje wiele kwestii, na kt\u00f3re nie tylko firmy, ale r\u00f3wnie\u017c Ministerstwo Finans\u00f3w poszukuje odpowiedzi \u2014 stwierdza Kamil Chmielewski, doradca podatkowy, mened\u017cer w Zespole ds. Podatk\u00f3w Po\u015brednich w KPMG w Polsce. To za\u015b rodzi obawy.<\/p>\n
Zgadza si\u0119 z tym Magdalena Jaworska, doradca podatkowy, radca prawny i partner w Quidea. <\/p>\n
Czytaj tak\u017ce w BUSINESS INSIDER<\/p>\n
\u2014 Z naszych ostatnich obserwacji wynika, \u017ce zar\u00f3wno sami podatnicy nie s\u0105 jeszcze optymalnie przygotowani do KSeF, jak r\u00f3wnie\u017c pojawiaj\u0105 si\u0119 sygna\u0142y o problemach technicznych i organizacyjnych zwi\u0105zanych z dzia\u0142aniem platformy KSeF \u2014 m\u00f3wi Magdalena Jaworska. Zwraca ona uwag\u0119, \u017ce coraz bardziej daje si\u0119 podatnikom we znaki niefortunny termin wej\u015bcia w \u017cycie obligatoryjnego KSeF (1 lutego 2026 r.).<\/p>\n
T\u0142umaczymy, co zaskakuje podatnik\u00f3w, kt\u00f3rzy wdra\u017caj\u0105 si\u0119 w KSeF. Zobacz, \u017ceby\u015b i ty nie by\u0142 zaskoczony.<\/p>\n
Co zaskakuje podatnik\u00f3w, gdy dowiaduj\u0105 si\u0119 o KSeF <\/p>\n
Jak t\u0142umaczy Magdalena Jaworska niestety wej\u015bcie do systemu KSeF to nie jedyny obowi\u0105zek, jaki pojawi si\u0119 1 lutego 2026 r. Dodatkowo Ministerstwo Finans\u00f3w na\u0142o\u017cy\u0142o wszystkim podatnikom VAT obowi\u0105zek dostosowania JPK_VAT do nowych zasad KSeF. <\/p>\n
Pocz\u0105tkowo zmiany w JPK_VAT mia\u0142y wej\u015b\u0107 w \u017cycie 1 lipca 2026 r., ale MF je przyspieszy\u0142o. Przewiduje je rozporz\u0105dzenie ministra finans\u00f3w z 12 grudnia 2025 r. w sprawie szczeg\u00f3\u0142owego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towar\u00f3w i us\u0142ug (Dz.U. poz. 1800). Wejdzie ono w \u017cycie ju\u017c 1 lutego 2026 r. tak jak obowi\u0105zkowy KSeF. \u2014 To oznacza, \u017ce przedsi\u0119biorcy maj\u0105 ostatnie tygodnie na przygotowania. Nowe obowi\u0105zki JPK_VAT b\u0119d\u0105 dotyczy\u0107 wszystkich podatnik\u00f3w VAT czynnych \u2014 zar\u00f3wno tych zobowi\u0105zanych do wystawiania e-faktur w KSeF, jak i tych, kt\u00f3rzy wdra\u017caj\u0105 KSeF dopiero od kwietnia albo p\u00f3\u017aniej \u2014 t\u0142umaczy Magdalena Jaworska. Jej zdaniem, mo\u017cna by\u0142o to u\u0142o\u017cy\u0107 inaczej, aby zmiany nie wchodzi\u0142y w \u017cycie jednocze\u015bnie.<\/p>\n
\u2014 Podatnik\u00f3w niepokoj\u0105 r\u00f3wnie\u017c ostatnie doniesienia o op\u00f3\u017anieniach w obs\u0142udze urz\u0119d\u00f3w rozpatruj\u0105cych zg\u0142oszenia ZAW-FA, czyli formularzy s\u0142u\u017c\u0105cych do rejestrowania uprawnie\u0144 pierwotnych w KSeF przez sp\u00f3\u0142ki. A przecie\u017c nadanie uprawnie\u0144 i uzyskanie certyfikat\u00f3w to dopiero pocz\u0105tek d\u0142ugiej drogi przygotowania do systemu \u2014 m\u00f3wi Magdalena Jaworska.<\/p>\n
Ekspertka zwraca te\u017c uwag\u0119 na kolejne problemy i pytania przedsi\u0119biorc\u00f3w. \u2014 Pojawiaj\u0105 si\u0119 pytania o sprawny odbi\u00f3r faktur w systemie. Do tego dochodz\u0105 w\u0105tpliwo\u015bci zwi\u0105zane z funkcjonowaniem KSeF\u2014 zar\u00f3wno kwestie techniczne, jak i interpretacja przepis\u00f3w. Wiele firm nie ma pe\u0142nej gotowo\u015bci, wci\u0105\u017c zaskakiwane s\u0105 nowymi rozwi\u0105zaniami, a administracja (zar\u00f3wno MF, jak i poszczeg\u00f3lne urz\u0119dy) r\u00f3wnie\u017c wykazuje oznaki niepe\u0142nego przygotowania \u2014 uwa\u017ca Magdalena Jaworska.<\/p>\n
Kamil Chmielewski dodaje, \u017ce w\u0105tpliwo\u015bci maj\u0105 zar\u00f3wno najmniejsi podatnicy, jak i ci najwi\u0119ksi, kt\u00f3rzy jako pierwsi b\u0119d\u0105 musieli wystawia\u0107 faktury w KSeF ju\u017c od 1 lutego 2026 r.<\/p>\n
Termin wysy\u0142ki faktur w KSeF. Co zaskakuje przedsi\u0119biorc\u00f3w? <\/p>\n
Przedsi\u0119biorcy \u2014 mali i duzi \u2014 s\u0105 zaskoczeni m.in. sztywnymi terminami wysy\u0142ki faktur w KSeF. Chodzi zar\u00f3wno o bie\u017c\u0105ce fakturowanie, jak i to w przypadku np. niedost\u0119pno\u015bci internetu w firmie, czy zwyk\u0142ej awarii wewn\u0119trznych system\u00f3w ksi\u0119gowych. <\/p>\n
\u2014 Ustalenie w firmie prawid\u0142owych zasad fakturowania, w tym przestrzeganie narzuconych termin\u00f3w wysy\u0142ki faktury do KSeF (np. w ramach trybu offline24, gdy faktur\u0119 trzeba dos\u0142a\u0107 w nast\u0119pnym dniu roboczym po jej wystawieniu), wymaga\u0107 mo\u017ce w praktyce istotnego dostosowania IT system\u00f3w fakturowych. Jest to problem szczeg\u00f3lnie w du\u017cych organizacjach, gdzie dokument przechodzi przez d\u0142u\u017csze procesy weryfikacji i akceptacji, albo przeciwnie wystawiany jest automatycznie, ale z r\u00f3\u017cnych powod\u00f3w mo\u017ce by\u0107 wys\u0142any do KSeF p\u00f3\u017aniej ni\u017c nast\u0119pnego dnia roboczego. Wykonanie odpowiednich zmian w systemach billingowych wymaga cz\u0119sto du\u017cych nak\u0142ad\u00f3w pracy, a i tak spotka\u0142am si\u0119 z sytuacjami, gdy niekt\u00f3re modyfikacje maj\u0105ce na celu dostosowanie do nowych przepis\u00f3w nie by\u0142y wr\u0119cz mo\u017cliwe \u2014 m\u00f3wi Magdalena Jaworska.<\/p>\n
Ekspertka przyznaje, \u017ce w firmach o wyd\u0142u\u017conym procesie fakturowania, rozbudowanych procesach billingowych sprostanie kr\u00f3tkim terminom na wys\u0142anie faktury do KSeF mo\u017ce okaza\u0107 si\u0119 znacznym wyzwaniem. \u2014 Od 1 stycznia 2027 r. za naruszenie terminu dos\u0142ania faktury do KSeF podatnikowi b\u0119dzie grozi\u0142a sankcja (kara do 100 proc. kwoty VAT z faktury) \u2014 ostrzega Magdalena Jaworska.<\/p>\n
Kolejny problem to bie\u017c\u0105ce fakturowanie. \u2014 B\u0119dzie ono wymaga\u0107 od podatnik\u00f3w zdecydowanie wi\u0119kszej czujno\u015bci. Znane dotychczas z praktyki \u2014 jak antydatowanie, anulowanie faktur, kt\u00f3re trafi\u0142y do obiegu, „podmienianie” dokument\u00f3w czy ich zagubienie \u2014 w rzeczywisto\u015bci KSeF nie b\u0119d\u0105 ju\u017c mie\u0107 miejsca. Co do zasady jedynym sposobem „usuni\u0119cia” lub poprawienia b\u0142\u0119d\u00f3w na fakturze b\u0119dzie wystawienie faktury koryguj\u0105cej w KSeF \u2014 m\u00f3wi doradczyni podatkowa.<\/p>\n