Praca zdalna na sta\u0142e wesz\u0142a do sposobu dzia\u0142ania firm. Wida\u0107 to w danych \u2013 wed\u0142ug GUS w II kwartale 2024 roku oko\u0142o 10,2% pracuj\u0105cych wykonywa\u0142o obowi\u0105zki w trybie zdalnym, a je\u015bli uwzgl\u0119dni\u0107 tak\u017ce model mieszany, odsetek ten jest wyra\u017anie wy\u017cszy. To zmienia nie tylko miejsce wykonywania pracy, ale przede wszystkim spos\u00f3b jej obs\u0142ugi od strony kadrowej. Odpowiedzi\u0105 na to wyzwanie staje si\u0119 outsourcing HR.<\/p>\n
Dlaczego obs\u0142uga pracownik\u00f3w zdalnych i hybrydowych jest bardziej wymagaj\u0105ca?<\/p>\n
Praca zdalna zwi\u0119ksza liczb\u0119 operacji administracyjnych i wyd\u0142u\u017ca \u015bcie\u017cki decyzyjne w HR, co bezpo\u015brednio wp\u0142ywa na czas obs\u0142ugi pracownika.<\/p>\n
W modelu stacjonarnym wiele dzia\u0142a\u0144 by\u0142o natychmiastowych. Dokument mo\u017cna by\u0142o podpisa\u0107 w kilka minut, a b\u0142\u0119dy wyja\u015bni\u0107 bezpo\u015brednio.<\/p>\n
W modelu rozproszonym ka\u017cda taka sytuacja wymaga procesu: przes\u0142ania dokumentu, akceptacji, weryfikacji i archiwizacji.<\/p>\n
Z raportu McKinsey & Company \u201eThe future of work after COVID-19\u201d wynika, \u017ce organizacje z du\u017cym udzia\u0142em pracy zdalnej notuj\u0105 wyra\u017any wzrost liczby interakcji administracyjnych mi\u0119dzy pracownikiem a dzia\u0142em HR. Nie chodzi o sam\u0105 prac\u0119, a o jej obs\u0142ug\u0119.<\/p>\n
To powoduje, \u017ce bez zmiany podej\u015bcia:<\/p>\n
\nczas obs\u0142ugi ro\u015bnie,
\nliczba b\u0142\u0119d\u00f3w si\u0119 zwi\u0119ksza,
\nkontrola nad procesami maleje.
<\/p>\n
Gdzie pojawiaj\u0105 si\u0119 najwi\u0119ksze problemy w HR przy pracy zdalnej?<\/p>\n
Najwi\u0119ksze trudno\u015bci wynikaj\u0105 z rozproszenia danych i braku jednego sp\u00f3jnego \u015brodowiska pracy dla proces\u00f3w kadrowych.<\/p>\n
To oznacza, \u017ce dane pracownika funkcjonuj\u0105 w kilku miejscach jednocze\u015bnie. Cz\u0119\u015b\u0107 informacji znajduje si\u0119 w systemie HR, cz\u0119\u015b\u0107 w plikach, cz\u0119\u015b\u0107 w komunikacji mailowej. Ka\u017cda zmiana, nawet drobna, wymaga synchronizacji.<\/p>\n
Z raportu Deloitte \u201eGlobal Human Capital Trends 2023\u201d wynika, \u017ce ponad po\u0142owa organizacji wskazuje brak integracji system\u00f3w HR jako jedn\u0105 z g\u0142\u00f3wnych barier w zarz\u0105dzaniu prac\u0105 hybrydow\u0105. To pokazuje skal\u0119 problemu.<\/p>\n
W takich warunkach:<\/p>\n
\nobieg dokument\u00f3w wyd\u0142u\u017ca si\u0119,
\nrozliczenia wymagaj\u0105 dodatkowej kontroli,
\nkomunikacja z pracownikiem przestaje by\u0107 p\u0142ynna.
<\/p>\n
Jak outsourcing zmienia obs\u0142ug\u0119 pracownik\u00f3w zdalnych?<\/p>\n
Outsourcing centralizuje procesy kadrowe i eliminuje rozproszenie danych, dzi\u0119ki czemu obs\u0142uga pracownik\u00f3w staje si\u0119 sp\u00f3jna i przewidywalna.<\/p>\n
W modelu outsourcingowym wszystkie operacje s\u0105 realizowane w jednym \u015brodowisku. Nie ma potrzeby \u0142\u0105czenia danych z r\u00f3\u017cnych \u017ar\u00f3de\u0142 ani r\u0119cznego kontrolowania ka\u017cdego etapu.<\/p>\n
Zamiast tego pojawia si\u0119:<\/p>\n
\njednolity obieg dokument\u00f3w,
\nstandaryzacja proces\u00f3w,
\nsta\u0142a kontrola nad danymi.
<\/p>\n
W efekcie firma zyskuje wi\u0119ksz\u0105 kontrol\u0119 nad procesami, kt\u00f3re wcze\u015bniej by\u0142y rozproszone.
W\u0142a\u015bnie dlatego rozwi\u0105zania takie jak outsourcing kadr i p\u0142ac dla firm s\u0105 coraz cz\u0119\u015bciej wykorzystywane w organizacjach pracuj\u0105cych w modelu hybrydowym.<\/p>\n
Jak wygl\u0105da obs\u0142uga pracownika w modelu outsourcingowym?<\/p>\n
Procesy s\u0105 zautomatyzowane i oparte na jasno okre\u015blonych \u015bcie\u017ckach, co skraca czas obs\u0142ugi i ogranicza ryzyko b\u0142\u0119d\u00f3w.<\/p>\n
Ka\u017cdy proces, od wniosku urlopowego po zmian\u0119 warunk\u00f3w zatrudnienia, przebiega wed\u0142ug ustalonego schematu.<\/p>\n
\nPracownik sk\u0142ada wniosek w systemie.
\nSystem przekazuje go do akceptacji.
\nPo zatwierdzeniu dane s\u0105 automatycznie aktualizowane.
<\/p>\n
Nie ma potrzeby r\u0119cznego przekazywania informacji mi\u0119dzy dzia\u0142ami.<\/p>\n
Co zyskuje firma przy pracy zdalnej i outsourcingu?<\/p>\n
Najwi\u0119ksz\u0105 zmian\u0105 jest uporz\u0105dkowanie proces\u00f3w i ograniczenie ryzyka operacyjnego w obszarze kadr i p\u0142ac.<\/p>\n
W modelu rozproszonym brak sp\u00f3jno\u015bci danych szybko prowadzi do problem\u00f3w. Outsourcing eliminuje ten element, poniewa\u017c wszystkie procesy s\u0105 prowadzone w jednym \u015brodowisku.<\/p>\n
To przek\u0142ada si\u0119 na:<\/p>\n
\nkr\u00f3tszy czas obs\u0142ugi pracownik\u00f3w,
\nwi\u0119ksz\u0105 kontrol\u0119 nad danymi,
\nmniejsze obci\u0105\u017cenie zespo\u0142u HR,
\n\u0142atwiejsze skalowanie organizacji.
<\/p>\n
Kiedy outsourcing ma najwi\u0119ksze znaczenie?<\/p>\n
Najwi\u0119ksz\u0105 warto\u015b\u0107 przynosi w firmach z rozproszonymi zespo\u0142ami i rosn\u0105c\u0105 liczb\u0105 proces\u00f3w kadrowych.<\/p>\n
Dotyczy to szczeg\u00f3lnie organizacji, kt\u00f3re:<\/p>\n
\nzatrudniaj\u0105 pracownik\u00f3w w r\u00f3\u017cnych lokalizacjach,
\nrozwijaj\u0105 si\u0119 i zwi\u0119kszaj\u0105 liczb\u0119 etat\u00f3w,
\nmaj\u0105 ograniczone zasoby w dziale HR.
<\/p>\n
W takich warunkach utrzymanie sp\u00f3jnych proces\u00f3w wewn\u0119trznie staje si\u0119 coraz trudniejsze.
Outsourcing pozwala uporz\u0105dkowa\u0107 te dzia\u0142ania bez rozbudowy struktury organizacyjnej.<\/p>\n
Co decyduje o skuteczno\u015bci wdro\u017cenia?<\/p>\n
Efekt zale\u017cy od jako\u015bci wdro\u017cenia i dopasowania proces\u00f3w do sposobu dzia\u0142ania firmy.<\/p>\n
Najlepsze rezultaty pojawiaj\u0105 si\u0119 wtedy, gdy:<\/p>\n