Po p\u00f3\u0142 roku funkcjonowania KSeF mo\u017cna wyci\u0105gn\u0105\u0107 pierwsze praktyczne wnioski z wdro\u017cenia systemu. Na pocz\u0105tku najwi\u0119cej trudno\u015bci przedsi\u0119biorcom sprawia\u0142y: logowanie, uwierzytelnienie i nadawanie uprawnie\u0144. Z czasem jednak fakturowanie w nowym modelu zacz\u0119\u0142o dzia\u0142a\u0107 stabilniej, a firmy nadal dostosowuj\u0105 wewn\u0119trzny obieg faktur do nowych zasad. Ministerstwo Finans\u00f3w zapowiada kolejne zmiany w KSeF, tak\u017ce w obszarach, w kt\u00f3rych problemy ujawni\u0142y si\u0119 dopiero po uruchomieniu systemu. Dla przedsi\u0119biorc\u00f3w oznacza to, \u017ce po etapie wdro\u017cenia zaczyna si\u0119 czas porz\u0105dkowania zasad i dopracowywania rozwi\u0105za\u0144, kt\u00f3re maj\u0105 u\u0142atwi\u0107 codzienn\u0105 prac\u0119 z fakturami ustrukturyzowanymi.<\/p>\n
Od problem\u00f3w z logowaniem do sprawniejszego obiegu faktur<\/p>\n
W pocz\u0105tkach obowi\u0105zywania KSeF firmy musia\u0142y si\u0119 oswoi\u0107 m.in. z korzystaniem z token\u00f3w i certyfikat\u00f3w. W pierwszych dniach du\u017ce obci\u0105\u017cenie systemu wyd\u0142u\u017ca\u0142o czas logowania, a dodatkowym utrudnieniem by\u0142a awaria Profilu Zaufanego, kt\u00f3ra czasowo blokowa\u0142a uwierzytelnienie u\u017cytkownik\u00f3w.<\/p>\n
Ju\u017c w drugiej po\u0142owie kwietnia, gdy pierwsze emocje opad\u0142y, mo\u017cna by\u0142o zauwa\u017cy\u0107, \u017ce przedsi\u0119biorcy coraz lepiej rozumiej\u0105 zasady dzia\u0142ania KSeF \u2013 wiedz\u0105, czym jest certyfikat, jak dzia\u0142aj\u0105 uprawnienia i w jaki spos\u00f3b korzysta\u0107 z dost\u0119pnych metod uwierzytelniania. Wraz z opanowaniem tych kwestii widoczne sta\u0142y si\u0119 tak\u017ce praktyczne korzy\u015bci wynikaj\u0105ce z pracy z nowym systemem.<\/p>\n
Przedsi\u0119biorcy wskazywali przede wszystkim na wi\u0119kszy poziom automatyzacji wystawiania i obiegu faktur, dost\u0119p do dokument\u00f3w w jednym miejscu oraz lepsze uporz\u0105dkowanie firmowej dokumentacji. Zwracali te\u017c uwag\u0119, \u017ce KSeF wymusza wi\u0119ksz\u0105 staranno\u015b\u0107 przy wystawianiu faktur, poniewa\u017c po przes\u0142aniu do systemu nie mo\u017cna ich ju\u017c swobodnie modyfikowa\u0107.<\/p>\n
Okres przej\u015bciowy daje czas na wdro\u017cenie KSeF<\/p>\n
Obecnie nie wszystkie firmy musz\u0105 korzysta\u0107 z KSeF. Z tego obowi\u0105zku mog\u0105 by\u0107 zwolnieni przedsi\u0119biorcy, u kt\u00f3rych miesi\u0119czna warto\u015b\u0107 sprzeda\u017cy udokumentowanej fakturami nie przekracza 10 tys. z\u0142 brutto. Do ko\u0144ca 2026 roku poza systemem pozostaj\u0105 tak\u017ce podatnicy wystawiaj\u0105cy paragony z NIP-em do kwoty 450 z\u0142.<\/p>\n
Nie oznacza to, \u017ce mog\u0105 odk\u0142ada\u0107 przygotowania do wdro\u017cenia systemu. Rok 2026 jest okresem przej\u015bciowym, w kt\u00f3rym nie s\u0105 jeszcze nak\u0142adane kary za niewywi\u0105zywanie si\u0119 z obowi\u0105zku korzystania z KSeF. Dla firm, kt\u00f3re nie zosta\u0142y jeszcze nim obj\u0119te, mo\u017ce to by\u0107 czas na spokojne przetestowanie nowych zasad i dostosowanie obiegu faktur, zanim obowi\u0105zek zacznie je dotyczy\u0107 w pe\u0142nym zakresie.<\/p>\n
Firmy oczekuj\u0105 jasnych zasad nadzoru<\/p>\n
Wielu przedsi\u0119biorc\u00f3w mia\u0142o obawy i nadal odczuwa niepewno\u015b\u0107 zwi\u0105zan\u0105 z dost\u0119pem organ\u00f3w skarbowych do tak du\u017cego zakresu danych przekazywanych za po\u015brednictwem KSeF. W praktyce mo\u017cna zauwa\u017cy\u0107, \u017ce administracja skarbowa coraz cz\u0119\u015bciej monitoruje rozliczenia podatnik\u00f3w i w pierwszej kolejno\u015bci korzysta z czynno\u015bci sprawdzaj\u0105cych, zamiast wszczyna\u0107 kontrole podatkowe.<\/p>\n
To pokazuje, \u017ce wraz z rozwojem KSeF pojawia si\u0119 r\u00f3wnie\u017c potrzeba dostosowania przepis\u00f3w reguluj\u0105cych dzia\u0142ania organ\u00f3w podatkowych. Warto zwr\u00f3ci\u0107 uwag\u0119, \u017ce kontrola podatkowa ma jasno okre\u015blony przebieg, zakres i ramy czasowe. Czynno\u015bci sprawdzaj\u0105ce bywaj\u0105 dla przedsi\u0119biorcy mniej przewidywalne. Dlatego wraz z rozwojem KSeF potrzebne jest doprecyzowanie zasad ich prowadzenia, w tym formalnego informowania podatnika o zako\u0144czeniu sprawy.<\/p>\n
KSeF ma obj\u0105\u0107 kolejne etapy pracy z fakturami<\/p>\n
W dniu 9 czerwca w Ministerstwie Finans\u00f3w odby\u0142y si\u0119 otwarte konsultacje podsumowuj\u0105ce cz\u0119\u015bciowe wdro\u017cenie KSeF. Podczas spotkania przedstawiono najwa\u017cniejsze kierunki dalszego rozwoju systemu oraz planowane usprawnienia.<\/p>\n
Dalszy ci\u0105g materia\u0142u pod wideo<\/p>\n
Docelowo KSeF ma obj\u0105\u0107 nie tylko wystawianie faktur, ale ca\u0142y proces obs\u0142ugi dokument\u00f3w w firmie, czyli ich akceptacj\u0119, ksi\u0119gowanie i rozliczanie p\u0142atno\u015bci. Ma temu s\u0142u\u017cy\u0107 rozszerzenie zakresu informacji przypisywanych do faktur, kt\u00f3re przedsi\u0119biorcy b\u0119d\u0105 mogli wykorzystywa\u0107 w codziennej dzia\u0142alno\u015bci i automatyzacji proces\u00f3w.<\/p>\n
W obszarze technicznym dobr\u0105 wiadomo\u015bci\u0105 dla podatnik\u00f3w jest utrzymanie token\u00f3w. Zgodnie z zapowiedziami maj\u0105 one by\u0107 dost\u0119pne r\u00f3wnie\u017c po 2027 roku. Dla wielu przedsi\u0119biorc\u00f3w tokeny s\u0105 wygodniejszym i bezpieczniejszym sposobem integracji KSeF z zewn\u0119trznymi systemami informatycznymi ni\u017c certyfikaty.<\/p>\n
Drugim istotnym kierunkiem rozwoju b\u0119dzie rozbudowa interfejsu API. Planowane jest zwi\u0119kszenie obowi\u0105zuj\u0105cych limit\u00f3w oraz poprawa wydajno\u015bci komunikacji pomi\u0119dzy systemami przedsi\u0119biorc\u00f3w a systemem Ministerstwa Finans\u00f3w. W przysz\u0142o\u015bci za po\u015brednictwem API przedsi\u0119biorcy b\u0119d\u0105 mogli r\u00f3wnie\u017c zg\u0142asza\u0107 organom podatkowym podejrzane, tzw. scamowe, faktury.<\/p>\n
Wizualizacja faktur nadal wymaga doprecyzowania<\/p>\n
Jednym z bie\u017c\u0105cych zagadnie\u0144, na kt\u00f3re zwracaj\u0105 uwag\u0119 przedsi\u0119biorcy, jest kwestia wizualizacji faktur. W kilku interpretacjach indywidualnych dopuszczono bowiem traktowanie wizualizacji faktury jako odr\u0119bnego dokumentu.<\/p>\n
Jest to szczeg\u00f3lnie istotne, poniewa\u017c w praktyce przedsi\u0119biorcy \u2013 opr\u00f3cz przes\u0142ania faktury do KSeF \u2013 bardzo cz\u0119sto przekazuj\u0105 kontrahentom r\u00f3wnie\u017c jej wizualizacj\u0119. Nawet niewielkie rozbie\u017cno\u015bci pomi\u0119dzy plikiem XML faktury ustrukturyzowanej a jej wizualizacj\u0105 mog\u0105 w okre\u015blonych sytuacjach rodzi\u0107 ryzyko zakwestionowania rozliczenia, a w konsekwencji tak\u017ce konieczno\u015bci zap\u0142aty zaleg\u0142ego podatku.<\/p>\n
Ministerstwo Finans\u00f3w dostrzega ten problem i zapowiada prace nad jego rozwi\u0105zaniem. Nie mo\u017cna wykluczy\u0107, \u017ce b\u0119dzie to wymaga\u0142o zmiany dotychczasowego podej\u015bcia prezentowanego w wydanych interpretacjach. Dla przedsi\u0119biorc\u00f3w najwa\u017cniejsze b\u0119dzie jednak to, aby nowe rozwi\u0105zania prze\u0142o\u017cy\u0142y si\u0119 na wi\u0119ksz\u0105 przewidywalno\u015b\u0107 codziennej pracy z fakturami.<\/p>\n
Joanna \u0141uksza, kierownik Zespo\u0142u Ekspert\u00f3w Ksi\u0119gowych w IFIRMA.PL<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"Po p\u00f3\u0142 roku funkcjonowania KSeF mo\u017cna wyci\u0105gn\u0105\u0107 pierwsze praktyczne wnioski z wdro\u017cenia systemu. Na pocz\u0105tku najwi\u0119cej trudno\u015bci przedsi\u0119biorcom…\n","protected":false},"author":2,"featured_media":188655,"comment_status":"","ping_status":"","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":"","_share_on_mastodon":"0"},"categories":[16],"tags":[113,112,27465,141,139,42,27469,38,40,39,41,10810,27466,27468],"class_list":["post-572271","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","category-biznes","tag-biznes","tag-business","tag-faktura-vat","tag-krajowy-system-e-faktur-ksef","tag-ksef","tag-pl","tag-podatki-2026","tag-poland","tag-polish","tag-polska","tag-polski","tag-vat","tag-vat-podatek-od-towarow-i-uslug","tag-zmiany-prawa-2026"],"share_on_mastodon":{"url":"","error":""},"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.europesays.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/572271","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.europesays.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.europesays.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.europesays.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/users\/2"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.europesays.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=572271"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/www.europesays.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/572271\/revisions"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.europesays.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/media\/188655"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.europesays.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=572271"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.europesays.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=572271"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.europesays.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=572271"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}